Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế được thể hiện như sau: CHI CỤC TRƢỞNG
1.2.2.Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế
sổ chi tiết kê khai; sổ theo dõi nợ đọng; sổ mua hóa đơn; sổ thu hộ vãng lai, sổ bộ thuế nhà đất, sổ bộ hộ kinh doanh cho thuê nhà.
+ Nhóm hồ sơ về quản lý ấn chỉ thuế gồm: hồ sơ đăng ký mua hóa đơn; hồ sơ đăng ký lƣu hành hóa đơn; hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ thu phí, lệ phí; hồ sơ xử lý vi phạm về in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn; hồ sơ xử lý mất hóa đơn; hồ sơ xử lý hủy ấn chỉ; hồ sơ nhập, xuất, bán hóa đơn, tờ khai thuế; hồ sơ cấp hóa đơn bán lẻ.
+ Nhóm hồ sơ cấp mã số thuế cho các hộ kinh doanh cá thể
+ Các loại ấn chỉ thuế gồm: Sổ tài liệu lịch sử về ấn chỉ, các loại sổ kế toán, sổ quản lý ấn chỉ; báo cáo kế toán ấn chỉ, chứng chỉ kế toán ấn chỉ. Liên lƣu biên lai, liên 1 biên lai, liên báo soát, liên 3 và các liên khác.
+ Nhóm hồ sơ, tài liệu về ứng dụng công nghệ thông tin ngành thuế gồm: hồ sơ quản lý thuế thu nhập cá nhân; hồ sơ trả lời giải đáp các vƣớng mắc của ngƣời nộp thuế; tài liệu chỉ đạo về Ứng dụng Công nghệ Thông tin ngành thuế; hồ sơ phân tích và thiết kế các phần mềm phục vụ quản lý của ngành thuế; hồ sơ quản lý các dự án phát triển ứng dụng quản lý của Cục thuế; tài liệu tập huấn, hƣớng dẫn sử dụng các phần mềm và hệ thống tin học.
Tất cả những hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế đều phản ánh quá trình lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động quản lý điều hành của các Chi cục Thuế trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình là tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản qui phạm pháp luật về thuế; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn.
1.2.2. Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Chi cục Thuế Thuế
Tài liệu lƣu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin có giá trị, có tính chính xác cao. Tài liệu lƣu trữ là bản gốc, bản chính,bản sao hợp pháp những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, nghiên cứu khoa học, phục vụ hoạt động quản lý lãnh đạo….. của toàn xã hội.
Thực tiễn đã chứng minh rằng bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu lƣu trữ hoặc dùng làm bằng chứng để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm ở đó những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trƣơng, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý. Đối với các cơ quan thuộc ngành thuế, tài liệu lƣu trữ có những ý nghĩa sau:
- Tài liệu lƣu trữ phản ánh khách quan mọi hoạt động của đơn vị, phục vụ đắc lực cho việc thực hiện xây dựng kế hoạch quản lý và thu thuế hàng năm, đồng thời tài liệu lƣu trữ phục vụ thiết thực cho công tác kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động quản lý của cơ quan Thuế cũng nhƣ kiểm tra hoạt động của đối tƣợng nộp thuế.
- Để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ trong công tác tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nƣớc, bởi “thuế là nguồn thu chủ yếu của ngân sách nhà nƣớc”. Vì vậy các Chi cục Thuế phải có tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý của mình. Muốn thực hiện tốt vai trò quản lý của ngành và lĩnh vực đƣợc giao các Chi cục Thuế phải dựa vào hồ sơ hình thành trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ. Việc lƣu trữ và phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu đúng qui định là góp phần thực hiện công cuộc cải cách hành chính hiện đại hóa trong lĩnh vực thuế, làm sạch sẽ, gọn gàng văn minh công sở.
- Hồ sơ tài liệu hình thành trong các Chi cục Thuế đã góp phần quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính của cả nƣớc nói chung và của ngành thuế nói riêng.
Ví dụ: Các tổ chức, cá nhân (hay còn gọi là đối tƣợng nộp thuế) trong quá trình kinh doanh phải có hồ sơ về kê khai thuế, nộp thuế. Những hồ sơ này sẽ đƣợc hình thành ở các đội chuyên môn nhƣ Đội kê khai Kế toán thuế và Tin học để đội theo dõi tình hình nộp thuế của đối tƣợng nộp thuế. Bên cạnh đó Đội Kiểm tra Thuế cũng căn cứ vào hồ sơ để phân loại doanh nghiệp vì sau này sẽ liên quan đến chính sách thuế. Có nghĩa là khi nhà nƣớc có chủ trƣơng hỗ trợ cho doanh nghiệp thì những doanh nghiệp đƣợc hỗ trợ là những doanh nghiệp có những đặc điểm (nhƣ gặp khó khăn hoặc thuận lợi) trên cơ sở thông tin trong hồ sơ kê khai thuế, nộp thuế thì việc phân
loại doanh nghiệp đƣợc tiến hành và từ đó cơ quan thuế báo cáo với cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền để có chính sách hỗ trợ doanh nghiệp cho phù hợp.
Ngoài ra, qua kiểm tra hồ sơ khai thuế, cơ quan quản lý thuế có căn cứ cho rằng ngƣời nộp thuế khai chƣa đủ hoặc chƣa đúng các yếu tố làm cơ sở xác định số thuế phải nộp, đã yêu cầu ngƣời nộp thuế khai bổ sung nhƣng ngƣời nộp thuế không khai bổ sung theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế.
Qua kiểm tra sổ kế toán, hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc xác định số thuế phải nộp, cơ quan quản lý thuế có cơ sở chứng minh ngƣời nộp thuế hạch toán không đúng, không trung thực các yếu tố liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp. Trên cơ sở đó cơ quan quản lý thuế có căn cứ tính thuế hoặc sẽ có biện pháp đủ thu đủ, thu đúng số tiền thuế mà đối tƣợng nộp thuế phải nộp theo quy định của pháp luật.Việc quản lý thuế phải bảo đảm công khai, minh bạch, bình đẳng; bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của ngƣời nộp thuế.
Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh phải tuân theo một số thủ tục nhất định nhƣ: phải có “Phiếu đề xuất” theo mẫu do cán bộ quản lý thuế trên địa bàn trình lên lãnh đạo Chi cục xem xét, đồng ý cho chuyển địa điểm kinh doanh. Trên cơ sở đó doanh nghiệp, hộ kinh doanh có căn cứ để thôi đóng thuế ở địa điểm cũ và chuyển sang địa điểm kinh doanh mới thực hiện nghĩa vụ đóng thuế tại địa bàn đó.
Trong trƣờng hợp doanh nghiệp giải thể cơ quan thuế sẽ hƣớng dẫn doanh nghiệp những thủ tục còn thiếu để tiến hành đóng mã số thuế (theo nguyện vọng của doanh nghiệp). Căn cứ vào hồ sơ để xác định nếu doanh nghiệp còn nợ thuế thì phải đóng đủ, nếu nộp thừa doanh nghiệp sẽ đƣợc hoàn thuế. Ngoài ra còn để quyết toán thuế cho doanh nghiệp.
- Mặt khác, các hồ sơ chuyên môn hình thành trong Chi cục Thuế còn giúp cho chi cục thực hiện tốt chức năng quản lý của mình đối với việc thu thuế. Thông qua hồ sơ kê khai thuế, chi cục sẽ nắm đƣợc các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân (hay còn gọi là đối tƣợng nộp thuế) đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của mình hay chƣa. Trƣờng hợp nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh thì phải đến Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch Đầu tƣ để làm thủ tục cấp giấy phép. Để làm đƣợc điều này cơ quan thuế có nhiệm vụ xác nhận tình hình nộp thuế và hồ sơ khai
thuế để doanh nghiệp chuyển sang Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở kinh doanh để nộp thuế, Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp chuyển đến có căn cứ để theo dõi tiếp và thực hiện thu thuế của đối tƣợng nộp thuế.
- Hồ sơ, tài liệu hình thành trong các Chi cục Thuế còn là căn cứ để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, giám sát việc kê khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, nộp thuế, quyết toán thuế và chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối với ngƣời nộp thuế và các tổ chức, cá nhân đƣợc uỷ nhiệm thu thuế thuộc địa bàn quản lý. Mặt khác các hồ sơ về thuế còn dùng để thanh tra, hoàn thuế đối với những doanh nghiệp kinh doanh bị lỗ 3 tháng liên tục.
Trên cơ sở những hồ sơ tài liệu đã hình thành trong hoạt động của chi cục các đơn vị chức năng quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định miễn, giảm, hoàn thuế, gia hạn thời hạn khai thuế, gia hạn thời hạn nộp tiền thuế, truy thu tiền thuế, xoá nợ tiền thuế, miễn xử phạt tiền thuế theo quy định. Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lập báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành của cơ quan cấp trên, của Uỷ ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan có liên quan. Từ đó tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục Thuế.
Những hồ sơ chuyên môn hình thành trong quá trình hoạt động của các Chi cục Thuế là cơ sở cho ngành công an phục vụ cho công tác điều tra khi cần điều ra các doanh nghiệp hoạt động có đúng theo qui định của pháp luật trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh hay không.
Ví dụ: Trong quá trình hoạt động một số doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa điểm
kinh doanh, cơ quan công an trƣớc khi ra quyết định đối với các doanh nghiệp bỏ trốn thì cần phải tìm hiểu các doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ đóng thuế hay chƣa. Muốn xác nhận nguồn thông tin này cần phải căn cứ vào tờ khai nộp thuế của các doanh nghiệp đƣợc quản lý trong hồ sơ của Chi cục Thuế thuộc địa bàn doanh nghiệp đóng trụ sở.
Có thể thấy rằng, nếu tổ chức quản lý hồ sơ tốt thì cơ quan thuế sẽ kiểm soát đƣợc quá trình thu thuế, tăng thêm nguồn thu cho ngân sách nhà nƣớc và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý.