- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.4.2. Phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ
Phân loại và hệ thống hóa tài liệu cũng là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng nhằm tổ chức khoa học khối tài liệu mà lƣu trữ cơ quan nắm giữ. Công việc này thƣờng đƣợc tiến hành sau khi thu thập đƣợc những khối tài liệu nhất định từ các đội. Phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác sử dụng tài liệu. Công việc này có tác dụng đƣa các tài liệu vào hệ thống, theo trình tự lôgic và khoa học mang lại hiệu quả cao cho công tác bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu.
2.4.2.1. Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tài liệu ra các khối, nhóm và đơn vị chi tiết. Mục đích của việc phân loại tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tối ƣu nhu cầu sử dụng tài liệu [40;tr55]
Phân loại tài liệu lƣu trữ là căn cứ vào những đặc trƣng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.[40;tr55]
Phân loại tài liệu phông lƣu trữ là dựa vào những đặc trƣng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lƣu trữ đó.
Tóm lại phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trƣng (các đặc điểm chung) của tài liệu lƣu trữ để phân chia chúng thành các nhóm (nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất), để hệ thống hóa các nhóm, để sắp xếp tài liệu trong mỗi nhóm sao cho việc bảo quản, tra tìm, khai thác sử dụng đƣợc thuận lợi. Để tiến hành phân loại đƣợc tài liệu thì cần nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cơ quan, sau đó chọn và xây dựng phƣơng án phân loại.
Phƣơng án phân loại tài liệu phông lƣu trữ là bản kê các nhóm tài liệu trong phông đƣợc phân loại và sắp xếp tài liệu của phông đó.
Qua khảo sát cho thấy các Chi cục Thuế đều lựa chọn phƣơng án phân loại “cơ cấu tổ chức – thời gian”. Toàn bộ tài liệu trong phông đƣợc phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản đƣợc phân chia theo đặc trƣng thời gian.
Chọn phƣơng án phân loại này sẽ phản ánh đƣợc toàn bộ hoạt động của đơn vị hình thành phông và mối liên hệ giữa các tài liệu không bị phá vỡ.
Ví dụ: Tài liệu của Chi cục thuế quận Thanh Xuân ban đầu đƣợc phân theo đội (tƣơng đƣơng với nhóm lớn), sau đó tài liệu trong từng đội lại đƣợc chia theo từng năm ( nhóm vừa).
Phông lƣu trữ Chi cục Thuế quận Thanh Xuân đƣợc phân loại theo phƣơng án cụ thể sau:
I.Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ 1, Năm 1997
2, Năm 1998 3, Năm 1999...
II. Đội Kê khai Kế toán thuế và Tin học 1, Năm 1997
2, Năm 1998 3, Năm 1999...
III. Đội Kiểm tra thuế số 1, 2: 1, Năm 1997
2, Năm 1998...
IV. Đội Thu lệ phí trƣớc bạ và thu khác: 1, Năm 1997
2, Năm 1998...
Tài liệu sau khi đƣợc phân chia thành các nhóm nhƣ trên, căn cứ vào đặc điểm tài liệu trong từng đội đƣợc chia thành các nhóm nhỏ hơn cho đến nhóm nhỏ nhấ (đơn vị bảo quản) theo các đặc trƣng khác nhƣ: vấn đề, công trình, tác giả, hạng mục.
I. Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ 1. Năm 1997 1.1.Tài liệu tổng hợp.
1.2. Tài liệu tổ chức cán bộ - Lao động tiền lƣơng. 1.3. Tài liệu về công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ. 1.4. Tài liệu về tài chính kế toán ...
I. Đội Kê khai Kế toán thuế và Tin học
1. Năm 1997 1.1. Tài liệu chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin ngành thuế
1.2. Hồ sơ khảo sát điều tra thực tế quản lý để phát triển các phần mềm quản lý và hệ thống tin học.
1.3. Hồ sơ cấp mã số thuế hộ cá thể, hộ kinh doanh cho thuê nhà.
1.4. Tờ khai thuế tháng, quý, năm .... II. Đội Kiểm tra thuế
1. Năm 1997 1.1. Hồ sơ pháp nhân. 1.2. Hồ sơ kê khai thuế.
1.3. Hồ sơ báo cáo tài chính quyết toán thuế. 1.4. Hồ sơ kiểm tra quyết toán thuế.
1.5. Hồ sơ hoàn thuế.
III. Đội Thu lệ phí trƣớc bạ và thu khác
1. Năm 1997 1.1. Thu lệ phí trƣớc bạ ô tô, xe máy; 1.2. Thu khác.
Tài liệu ở các nhóm lớn, căn cứ vào tình hình tài liệu đƣợc chia thành các nhóm nhỏ hơn.
Ví dụ:
I. Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ 1. Năm 1997
1.1. Tài liệu về công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ:
1.1.1. Tài liệu chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác hành chính văn phòng, văn thƣ, lƣu trữ ;
1.1.2. Báo cáo tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ năm;
1.1.3. Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của Chi cục;
1.1.4. Tập lƣu quyết định, công văn đi, đến của Chi cục ... II. Đội Thu lệ phí trƣớc bạ và thu khác
1. Năm 1997
1.1. Thu lệ phí trƣớc bạ ô tô, xe máy: 1.1.1. Thu lệ phí trƣớc bạ ô tô.
1.1.2. Thu lệ phí trƣớc bạ xe máy. 1.2. Thu khác:
1.2.1. Thu thuế trƣớc bạ nhà đất. 1.2.2. Thuế nhà đất, thuê đất
2.4.2.2. Hệ thống hóa tài liệu
Sau khi đã phân loại tài liệu theo phƣơng án “Cơ cấu tổ chức – thời gian”, các chi cục đã tiến hành hệ thống hóa tài liệu.
Hệ thống hóa tài liệu là việc sắp xếp tài liệu một cách khoa học, logic nhằm tạo cho việc bảo quản, tra tìm phục vụ khai thác chúng một cách thuận lợi nhất. Mặt khác, hệ thống hóa tài liệu còn phản ánh đƣợc toàn diện quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông và đảm bảo các yêu cầu khi xây dựng phƣơng án phân loại (nhìn vào cách sắp xếp tài liệu ở giá thì có thể nắm đƣợc phƣơng án phân loại các tài liệu đó).
Bên cạnh đó, việc hệ thống hóa còn cần đảm bảo một số các nguyên tắc nhất định.
Ví dụ: Ở Chi cục Thuế quận Hai Bà Trƣng (thuê kho ở số 11 – Tràng Thi – Hà Nội) có thể nói việc sắp xếp các tài liệu đã đảm bảo đƣợc tƣơng đối các yêu cầu, các nguyên tắc và hơn hết là trong phạm vi tài liệu mà phòng bảo quản thì cách sắp xếp đó đã đảm bảo dễ dàng cho việc tra tìm. Tài liệu đƣợc thống kê vào mục lục hồ sơ và sắp xếp trên giá theo thứ tự của các đơn vị nhƣ:
- Đội Hành chính – Nhân sự - Tài vụ; -Đội Kiểm tra nội bộ;
- Đội Kê khai kế toán thuế và tin học; - Đội Kiểm tra thuế số 1;
- Đội Kiểm tra thuế số 2;
- Đội thuế liên phƣờng số 1, 2, 3;
Tiếp đến là các đội chƣa hoàn thiện việc chỉnh lý tài liệu.
Sau đó là việc sắp xếp thứ tự các nhóm tài liệu trong từng đơn vị, nhìn chung các nhóm tài liệu đƣợc sắp xếp khá hợp lý và có hệ thống
Tuy nhiên, đối với những tài liệu có nội dung phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề, khi phân chia đến những nhóm nhỏ nhất vẫn gặp những khó khăn nhất định vì trong nhóm lớn có nhiều vấn đề nhỏ, một vấn đề nhỏ có thể là cơ sở để phân định thành một hồ sơ hay nhiều hồ sơ. Bên cạnh đó, do bị hạn chế về không gian chứa đựng tài liệu, do ý thức tiết kiệm bìa hồ sơ nên hầu nhƣ trong mỗi một bìa hồ sơ thì không phải là một hồ sơ công việc theo đúng nghĩa mà thƣờng là các vấn đề hoặc một nhóm tài liệu có liên quan đến nhau.
Ví dụ: Hồ sơ chỉ đạo về công tác thuế năm 2010
Trong hồ sơ sẽ gồm: văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Tài chính, Cục thuế Hà Nội về nhiều sắc thuế khác nhau nhƣ thu nhập cá nhân, giá trị gia tăng, tiêu thụ đặc biệt. Nếu sắp xếp theo thời gian tài liệu thì tài liệu sẽ không theo mức độ quan trọng của văn bản, nếu sắp xếp theo sắc thuế thì sẽ lẫn tác giả tài liệu...
Chính vì thế, tiêu đề hồ sơ cũng chƣa thể hiện đƣợc một cách toàn diện, khái quát và chính xác nội dung tài liệu đằng sau mỗi bìa hồ sơ.
Sau khi phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ nhất và thành các hồ sơ, nhƣ vậy là đã có những nhóm hồ sơ về các vấn đề khác nhau, trong một năm của một
đơn vị thuộc cơ quan cụ thể, các cán bộ lƣu trữ bắt đầu đánh số hồ sơ và cho vào các hộp đựng hồ sơ, đồng thời đánh số cho các hộp và cho lên giá tiếp theo thứ tự các hộp đã có sẵn từ trƣớc.