- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.4.7. Ứng dụng Công nghệ Thông tin vào công tác quản lý hồ sơ chuyên môn ở Chi cục Thuế các quận trên địa bàn Thành phố Hà Nộ
Chi cục Thuế các quận trên địa bàn Thành phố Hà Nội
Cục Thuế Thành phố Hà Nội luôn xác định vai trò quan trọng của Công Nghệ Thông tin trong công tác quản lý thuế. Việc tin học hóa trong công tác quản lý hồ sơ chuyên môn ở các Chi cục Thuế các quận trên địa bàn Thành phố Hà Nội nhằm hỗ trợ và nâng cao công tác cải cách hành chính quản lý thu thuế là khâu then chốt, một yêu cầu cấp thiết có vai trò quan trọng của công tác cải cách hành chính và hiện đại hóa ngành Thuế, góp phần giảm bớt khối lƣợng công việc cho Cơ quan thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời nộp thuế là xu thế phát triển tất yếu hiện nay.
Việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý thuế giúp nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Giảm thiểu chi phí lãng phí khi thực hiện theo đúng tinh thần của Chỉ thị số 10/2006/CT-Ttg ngày 23 tháng 3 năm 2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc của Thủ tƣớng Chính phủ. Tăng tính minh bạch, trao đổi thông tin của hệ thống quản lý một cửa với các đơn vị bên ngoài nhƣ: Sở kế hoạch Đầu tƣ, Kho Bạc, Tài chính…. Nâng cao năng lực và trình độ cán bộ trong việc ứng dụng Công nghệ Thông tin hỗ trợ công tác chuyên môn trong việc xử lý, quản lý văn bản đến và đi phục vụ công việc. Cập nhật theo dõi đầy đủ các thông tin cơ bản của các luồng xử lý hồ sơ chuyên môn và giúp cho các đơn vị trong chi cục thuế theo dõi, điều hành công việc hiệu quả. Tức là áp dụng Công nghệ Thông tin vào công tác thu thuế và
nộp thuế. Điều này giúp cho việc cắt giảm tối đa thời gian, chi phí và số lần đi lại cho ngƣời dân, kịp thời xử lý các vƣớng mắc cho ngƣời nộp thuế.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin, mạng điện tử vào hoạt động thuế ở đây đã tiết kiệm đƣợc từ 60 đến 70% thời gian và chi phí vật chất cho doanh nghiệp, ngƣời nộp thuế.
Các chi cục đã triển khai hệ thống kết nối thông tin Thuế - Kho bạc -Tài chính; triển khai thực hiện đề án nộp thuế qua các ngân hàng thƣơng mại. Từ đó, việc tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính thuế của ngƣời nộp thuế đƣợc thuận lợi nhất, đồng thời bảo đảm cho ngƣời nộp thuế giám sát đƣợc công chức thuế trong quá trình giải quyết các yêu cầu, thủ tục hành chính thuế.
Ví dụ: khi đơn vị, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng (Internet) là hình thức giao dịch điện tử của doanh nghiệp với cơ quan Thuế. Với hình thức kê khai này, doanh nghiệp không phải in tờ khai và bảng kê bằng giấy, không phải đến cơ quan Thuế để nộp tờ khai thuế. Vào bất cứ thời gian nào và ở bất cứ nơi đâu, ngƣời đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng có thể ký thông qua Chứng thƣ số; sau đó, gửi hồ sơ khai thuế 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, đảm bảo thông tin và số liệu kê khai của doanh nghiệp đƣợc gửi đến cơ quan Thuế nhanh chóng, chính xác. Việc lƣu trữ hồ sơ khai thuế đƣợc an toàn, bảo mật; thuận tiện hơn và có tính pháp lý cao hơn, từ đó giảm thiểu tình trạng quá tải tại cơ quan Thuế khi đến kỳ hạn nộp hồ sơ khai thuế.
Ngoài việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thuế nhƣ đã nêu; ở các chi cục đã áp dụng thực hiện chế độ “một cửa” và “một cửa liên thông” nên cũng có rất nhiều ƣu điểm nhƣ:
Khách hàng đƣợc giải quyết công việc theo qui trình tự động hóa, từ việc sắp xếp số thứ tự cho đến việc “phân luồng” thụ lý hồ sơ một cách rõ ràng, công khai, minh bạch. Khi đến giao dịch ngƣời dân sẽ đƣợc chỉ dẫn thông qua bảng điện tử để làm việc theo thứ tự và có thể trực tiếp giám sát quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ của cơ quan thuế. Ngoài ra các thông tin mà doanh nghiệp giao dịch với Sở kế hoạch Đầu tƣ và Cục thuế về cấp mã số thuế, mã số đăng ký kinh doanh: Một bộ hồ sơ, một nơi tiếp nhận, một mã số thuế duy nhất, một giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nhƣ vậy thông qua mạng chi cục có thể theo dõi thông tin thay đổi của doanh nghiệp.
Ngoài ra khi kê khai thuế qua mạng sẽ giảm giấy tờ, tài liệu hình thành. Số lƣợng ngƣời đến giao dịch sẽ giảm. Bộ phận “một cửa” sẽ đƣợc phục vụ tốt hơn. Ngoài ra khả năng cung cấp thông tin sẽ nhanh hơn; giảm áp lực cho việc quản lý hồ sơ giấy; tạo không gian thông thoáng và môi trƣờng làm việc tốt cho cán bộ, công chức.
Đối với lãnh đạo bất kỳ lúc nào lãnh đạo cũng có thể kiểm tra kết quả, tiến độ giải quyết hồ sơ của các bộ phận, biết đƣợc những vƣớng mắc, khó khăn mà không cần phải chờ nghe báo cáo. Tất cả các văn bản, chính sách, thông tin mới về pháp luật thuế đều đƣợc chuyển lên màn hình điện tử để mọi ngƣời dân khi đến giao dịch tại văn phòng “một cửa” đều có thể biết và thực hiện…”
Việc ứng dụng Công nghệ Thông tin vào công tác quản lý thuế mang lại nhiều lợi ích to lớn cho công tác quản lý, góp phần đƣa nền hành chính thuế tiến dần tới hiện đại, khoa học và hiệu quả, giúp Cục thuế Thành phố Hà Nội giảm bớt đƣợc áp lực trƣớc khối lƣợng công việc khổng lồ, đƣợc Tổng cục Thuế ghi nhận là địa phƣơng có nhiều bứt phá trong triển khai Công nghệ Thông tin mấy năm gần đây, thể hiện nhƣ: cấp mã số thuế Thu nhập Cá nhân qua mạng nhiều nhất (1,6 triệu mã số); triển khai đồng bộ chƣơng trình hiện đại hóa thu nộp Ngân sách; kết nối Kho bạc - Thuế - Tài chính - Hải quan tại 29 quận huyện thị xã; Nổi bật là đơn vị dẫn đầu toàn Quốc về triển khai ứng dụng nộp hồ sơ kê khai thuế qua mạng internet cho các doanh nghiệp (10.000 doanh nghiệp).
Tuy nhiên trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện kê khai thuế quan mạng ở một số doanh nghiệp đã thực hiện kê khai thuế qua mạng nhƣng trình độ của cán bộ thực hiện các ứng dụng công nghệ thông tin còn ở mức thấp nên việc kê khai còn lung túng, sai sót; hệ thống thiết bị và phần mềm giữa cơ quan thuế và doanh nghiệp nhiều trƣờng hợp chƣa tƣơng thích.
Để khắc phục những hạn chế trong việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý thuế cần có các biện pháp:
Cần tích cực tuyên truyền để Lãnh đạo các cấp phòng, chi cục, đội thuế và chuyên viên nhận thức đúng về mục tiêu, tính hiệu quả và phƣơng pháp giải quyết của ứng dụng Công nghệ Thông tin. Tập trung không chỉ vào đầu tƣ hạ tầng, máy móc thiết bị hiện đại mà mỗi cán bộ thuế phải là một mắt xích, vừa có nhiệm vụ khai thác thông tin trên hệ thống để xử lý nghiệp vụ vừa có nhiệm vụ cập nhật thông
tin đã đƣợc xử lý để chia sẻ thông tin với cán bộ khác liên quan để hệ thống thông tin mới đƣợc xây dựng đầy đủ, dần hoàn thiện. Tiếp tục bồi dƣỡng năng lực và tạo thói quen cho chuyên viên vừa khai thác đƣợc thông tin trên hệ thống vừa cập nhật đƣợc thông tin, xử lý thông tin.
Đảm bảo trang thiết bị hệ thống hạ tầng nhƣ: máy móc thiết bị, hệ thống mạng, các ứng dụng hỗ trợ thuận lợi để cán bộ thuế có thể thực hiện thuận tiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Xây dựng quy trình, quy chế cụ thể và sự chỉ đạo kiểm soát quyết liệt từ Lãnh đạo các cấp để buộc các công chức thừa hành nhiệm vụ phải tuân thủ tạo thói quen thực hiện hạn chế tính ngại khó, ngại khổ trong bƣớc đầu thực hiện.
Xây dựng chƣơng trình kế hoạch với lộ trình triển khai chi tiết, phân công phân nhiệm cụ thể để triển khai thành công mỗi chƣơng trình, ứng dụng; Giao đúng việc, đúng ngƣời tới từng cán bộ thuế, bộ phận trong đơn vị; xác định rõ bộ phận đầu mối, chủ trì công việc, các bộ phận phối hợp triển khai, trách nhiệm của từng cán bộ thuế đƣợc giao phụ trách các mảng công việc; xây dựng quy trình giải quyết công việc khoa học, hợp lý để tăng tính hiệu quả trong triển khai.
Trên đây là những ƣu, nhƣợc điểm của việc tổ chức khai thác thông tin trong hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn của Chi cục thuế cần phải đƣợc xem xét và điều chỉnh cho phù hợp để thực hiện hiệu quả nhất việc khai thác sử dụng tài liệu trong các hồ sơ của Chi cục Thuế nhằm làm cho công tác thu thuế ngày càng trở nên khoa học hơn và hiệu quả hơn.