Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuế được thể hiện như sau: CHI CỤC TRƢỞNG
2.1.1 Khái niệm hồ sơ chuyên môn của Chi cục Thuế
Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý của ngành Thuế đã sản sinh ra rất nhiều văn bản tài liệu nhằm phục vụ cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành của các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan cần phải đƣợc lập thành hồ sơ để tiếp tục nghiên cứu khai thác sử dụng. Đây là yêu cầu cần thiết và mang tính tất yếu. Hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu, tránh thất lạc và mất mát và đảm bảo cho việc giữ gìn đƣợc bí mật của cơ quan. Nâng cao hiệu suất chất lƣợng của cán bộ công chức và hiệu suất công tác. Một mặt các hồ sơ sẽ giúp cho việc bảo quản văn bản có hệ thống, mặt khác chúng sẽ giúp cho quá trình sử dụng văn bản một cách lâu dài, thuận lợi và chính xác. Do đó thuật ngữ “hồ sơ” đƣợc dùng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý nhà nƣớc và hành chính văn phòng.
Theo PGS. Vƣơng Đình Quyền thì khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả,
cùng thời gian ban hành” [42,tr333]
Theo Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội thì Hồ sơ đƣợc giải thích nhƣ sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.[29,tr5]
Một trong những đặc điểm của các cơ quan thuế là trong quá trình hoạt động sản sinh ra nhiều loại văn bản. Trong đó có cả văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành – văn bản mang đặc thù của ngành thuế (nhƣ các loại hóa đơn, ấn chỉ, tài liệu liên quan đến nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, các hồ sơ quản lý thuế, tài liệu về
doanh nghiệp, tài liệu về thuế chuyển nhƣợng quyền sử dụng đất, lệ phí trƣớc bạ nhà, đất tờ khai trƣớc bạ ôtô, xe máy, tàu thuyền….).
Từ những khái niệm gốc về hồ sơ và văn bản chuyên ngành đƣợc giải thích nhƣ đã nêu ở trên, chúng tôi tổng hợp và đƣa ra khái niệm về hồ sơ chuyên môn nhƣ sau:
Hồ sơ chuyên môn của Chi cục Thuế là hồ sơ phản ánh hoạt động chuyên môn của các Chi cục Thuế hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thuế.
Ví dụ: hồ sơ đăng ký thuế, khai thuế, hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế, xoá nợ tiền thuế, xoá nợ tiền phạt.