- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
3.3.Xây dựng Danh mục hồ sơ chuyên môn của các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
Thành phố Hà Nội.
Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc ngƣời) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
Việc xây dựng Danh mục hồ sơ chuyên môn cần phải đƣợc quan tâm vì căn cứ vào đó chi cục chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ chuyên môn. Quản lý các hoạt động của cơ quan và cán bộ, chuyên viên thông qua hệ thống hồ sơ hình thành trong hoạt động của chi cục. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ chuyên môn để cán bộ, chuyên viên trong chi cục nắm đƣợc mình phải lập những hồ sơ nào, từ đó góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ chuyên môn và chuẩn bị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan.
Mặt khác Danh mục hồ sơ chuyên môn còn là căn cứ để lãnh đạo chi cục. đội trƣởng các đội, trƣởng Phòng Hành chính- Nhân sự - Tài vụ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ chuyên môn tại các đơn vị, cá nhân. Ngoài ra cán bộ văn thƣ, lƣu trữ căn cứ vào danh mục hồ sơ chuyên môn để đến thời hạn thu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Đó còn là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lƣu trữ và phục vụ cho việc khai thác thông tin của Chi cục Thuế.
Với những ý nghĩa nhƣ đã nêu trên việc xây dựng Danh mục hồ sơ chuyên môn phải đạt đƣợc các yêu cầu sau:
- Khi xây dựng Danh mục hồ sơ cần lựa chọn khung đề mục trong Danh mục hồ sơ sao cho hợp lý “Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động”.[03;tr11]
- Đối với Chi cục Thuế: nên xây dựng danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức
của chi cục là hợp lý hơn cả. Bởi chi cục là cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị đƣợc phân định rõ ràng nên khi xây dựng Danh mục hồ sơ chuyên môn sẽ mang lại hiệu quả cao và phù hợp với tình hình thực tế của chi cục. Khi xây dựng danh mục hồ sơ chuyên môn nên áp dụng theo cách cán bộ
chuyên môn trong các đội sẽ là ngƣời dự kiến tên các hồ sơ chuyên môn hình thành trong hoạt động của đội. Vì họ là ngƣời trực tiếp thực hiện giải quyết công việc chuyên môn về công tác thuế nên họ sẽ là ngƣời am hiểu lĩnh vực công tác đó, nhƣ vậy sẽ dự kiến chính xác tên các hồ sơ chuyên môn mà họ phải lập trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, họ là ngƣời hiểu hơn ai hết về công việc mà mình đảm nhiệm, tƣơng ứng với nó sẽ hình thành những loại hồ sơ nào, do đó khi dự kiến tên các hồ sơ sẽ chính xác hơn so với cán bộ văn thƣ, lƣu trữ dự kiến.
- Bản Danh mục hồ sơ phải thể hiện đƣợc đầy đủ và hợp lý những hồ sơ chuyên môn sẽ hình thành trong năm của Chi cục Thuế nói chung và của từng đội trong chi cục nói riêng.
- Các tiêu đề hồ sơ dự kiến phải lập trong năm ở chi cục phải chính xác và đảm bảo kết cấu đầy đủ của tên một hồ sơ.
- Xác định chính xác thời hạn bảo quản của từng hồ sơ và đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ đó.
- Các tiêu đề hồ sơ chuyên môn phải đƣợc đánh số và ký hiệu chuẩn xác, rõ ràng.
Vai trò, ý nghĩa của danh mục hồ sơ chuyên môn là rất lớn, nó chính là công cụ hƣớng dẫn chủ yếu và ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lƣợng của hồ sơ đƣợc lập. Theo đó việc xây dựng danh mục hồ sơ phải dựa trên cơ sở khoa học và phù hợp với thực tiễn tình hình tài liệu hình thành ở các Chi cục Thuế. Do vậy trong quá trình xây dựng cán bộ, chuyên viên cần phải nắm vững:
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế và các Đội trong chi cục
- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của chi cục và các đội và sự phân công nhiệm vụ của mỗi cá nhân;
- Các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ: Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 Quy định về Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của Tổng cục Thuế
- Quyết định số 22626/QĐ-CT-HCLT ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Cục Thuế Thành phố Hà Nội về việc Ban hành Quy chế Công tác Lƣu trữ của Cục thuế Thành phố Hà Nội.
- Phải nắm rõ mục lục hồ sơ của các đội trong chi cục khi tiến hành giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Vì mục lục hồ sơ là bản thống kê những hồ sơ đã hình thành để giao nộp vào lƣu trữ, dựa vào đó ta có thể dự kiến đƣợc những hồ sơ sẽ hình thành của năm tiếp theo.
Để xây dựng Danh mục hồ sơ đầy đủ và chính xác, các Chi cục Thuế nên tổ chức hƣớng dẫn phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ chuyên môn cho các cán bộ, chuyên viên, để họ có thể nắm đƣợc phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ, có thể tự dự kiến tên các hồ sơ chuyên môn sẽ hình thành trong năm. Sau khi các cán bộ, chuyên viên dự kiến xong, chuyển đến cho trƣởng đơn vị, để hợp thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình và tiến hành chỉnh sửa bổ xung những hồ sơ còn thiếu, loại bỏ những hồ sơ thừa để tập hợp lại thành bản Danh mục hồ sơ của đơn vị và chuyển đến bộ phận Hành chính tập hợp lại để trình lãnh đạo chi cục xem xét và ký ban hành.
Danh mục hồ sơ cần đƣợc xây dựng ngay từ đầu năm để phục vụ cho việc lập hồ sơ. Sau khi bản danh mục hồ sơ đƣợc ban hành các đơn vị, cá nhân nhận bìa hồ sơ tại bộ phận Hành chính để mở hồ sơ. Mẫu bìa hồ sơ phải đảm bảo thống nhất theo quy định về Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lƣu trữ. Để đảm bảo tính chính xác và tính thẩm mỹ cho hồ sơ.
Trong quá trình lập hồ sơ nếu có hồ sơ phát sinh, các đơn vị, cá nhân cần bổ xung tên hồ sơ vào bản danh mục hồ sơ để những năm sau khi xây dựng danh mục hồ sơ sẽ chuẩn xác hơn.
Nhƣ đã trình bày (phần1.3.2.1), hầu hết tất cả các Chi cục Thuế trên địa bàn Thành phố Hà Nội, trong quá trình tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác văn thƣ đã chƣa thực sự chú trọng đến việc chuẩn hóa trình độ của những ngƣời làm công tác này. Họ hầu hết không đƣợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thƣ, lƣu trữ mà đƣợc đào tạo ở những chuyên ngành khác nhau nhƣ Kế toán, Tài chính, Thuế và một số ngành đào tạo khác để làm cán bộ văn thƣ, nhƣ vậy sẽ không thể thực hiện tốt việc hƣớng dẫn các cán bộ, chuyên viên trong chi cục phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ chuyên môn.
Để việc xây dựng Danh mục hồ sơ chuyên môn đƣợc khoa học và chính xác thì cần phải có sự hƣớng dẫn về phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ. Mà muốn làm tốt đƣợc điều này đòi hỏi cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ phải có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ vững vàng do đó cần phải chuẩn hóa trình độ cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ để góp phần tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn đƣợc tốt hơn. Do đó, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ cần đƣợc sự quan tâm trực tiếp, sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Chính vì vậy, vấn đề đặt ra là cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ cần phải có đầy đủ trình độ, năng lực, ý thức trách nhiệm và đạo đức công vụ để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Bởi cán bộ văn thƣ, lƣu trữ không chỉ là ngƣời nắm vững chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ cho nhiệm vụ của mình mà trong trƣờng hợp cần thiết còn là ngƣời hƣớng dẫn các cán bộ chuyên môn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ đầy đủ và hoàn chỉnh. Nếu trong quá trình giải quyết công việc cán bộ chuyên môn không lập hồ sơ chuyên môn đầy đủ và hoàn chỉnh sẽ gây thiệt hại cho cơ quan, tổ chức và công dân vì không có căn cứ để tra cứu, giải quyết công việc, không thể tổ chức tốt quá trình quản lý thuế và thu thuế. Do đó, cần chú trọng nâng cao chất lƣợng tuyển dụng đầu vào, xây dựng đội ngũ những ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ giỏi về lý luận và am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ, có nhƣ vậy việc xây dựng Danh mục hồ sơ chuyên môn mới đạt hiệu quả cao.