- Chứng chỉ kế toán ấn chỉ : phiếu nhập ấn chỉ; phiếu xuất ấn chỉ; bảng kê chứng từ
2.2.3. Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ đối với cơ quan thuế
Với vai trò là cơ quan lãnh đạo của các Chi cục thuế, Cục thuế Thành phố Hà Nội đã có những biện pháp để giúp đƣa công tác lập hồ sơ của các Chi cục Thuế đi vào nề nếp. Vì vậy Cục Thuế Thành phố Hà Nội đã ban hành các văn bản về việc lập hồ sơ đƣợc thể hiện ở Điều 4 Quy chế Công tác Lƣu trữ Cục Thuế Thành phố Hà Nội quy định: “Công chức, Viên chức thuộc Cục Thuế Thành phố Hà Nội đƣợc giao theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ về việc đƣợc giao, định kỳ hàng năm nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ của Cục thuế, Chi cục Thuế”.
Ngoài việc ban hành Qui chế Công tác Lƣu trữ Cục thuế Thành phố Hà Nội đã tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức trong các chi cục phƣơng pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ.
* Mở hồ sơ
Căn cứ vào “Danh mục hồ sơ” của đơn vị và thực tế công việc đƣợc giao, cán bộ công chức, viên chức ở các đội trong Chi cục Thuế phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề lên bìa. Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản, phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nhƣng cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và đƣợc thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thƣờng gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian, mã số thuế. Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lƣợt đƣa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
* Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tƣ liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ; các văn bản trong hồ sơ đƣợc sắp xếp theo một trình tự hợp lý, theo đặc điểm khác nhau của văn bản để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là trình tự thời gian và diễn biến công việc)
* Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, tiến hành kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tƣ liệu, sách báo ra khỏi hồ sơ .
Ngoài ra yêu cầu đối với mỗi hồ sơ đƣợc lập còn đƣợc qui định cụ thể: Hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho những hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Chức năng, nhiệm vụ của các Chi cục Thuế là do Tổng cục Thuế và Cục thuế Thành phố Hà Nội quy định. Do đó văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi chi cục và các đội phải phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ và hoạt động trong lĩnh vực chuyên môn của từng đội, hay nói cách khác chúng phản ánh hoạt động của chi cục và các đội trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc
Khi lập hồ sơ các cán bộ, công chức thuế cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu liên quan đến hồ sơ để đƣa vào hồ sơ. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trật tự nhất định, đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản tài liệu với nhau, nhằm phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
Mặt khác các văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao. Văn bản tài liệu thu thập đƣa vào lập hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị nhƣ bản chính.
Ví dụ: Hồ sơ của hộ kinh doanh Đặng Thị Bích Thủy sau khi đƣợc mở hồ sơ
theo tác giả thì các văn bản tài liệu liên quan đến hộ kinh doanh đƣợc đƣa vào để lập hồ sơ gồm các văn bản giấy tờ nhƣ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh),Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Đơn xin mua hóa đơn, Giấy hẹn mua hóa đơn, Biên bản xác nhận địa điểm kinh doanh của tổ chức, cá nhân mua hóa đơn, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của các tháng, Báo cáo thanh quyết toán sử dụng hóa đơn hàng năm. Nhƣ vậy có thể thấy rằng các văn bản trong hồ sơ trên đã phản ánh trình tự trình tự giải quyết công việc. (Phụ lục 3)
Văn bản tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tƣơng đối đồng đều.
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thƣờng hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn hoặc không có ý nghĩa gì sau khi công việc đã đƣợc giải quyết, có văn bản có ý nghĩa lịch sử, có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn ,thậm chí có văn bản không có ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã đƣợc giải quyết. Các loại văn bản nêu trên có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu sử dụng không giống nhau, nên thời hạn bảo quản của chúng sẽ khác nhau.
Nhƣ vậy, có thể nói rằng việc tổ chức quản lý hồ sơ của ngành thuế đã đƣợc quan tâm thể hiện qua việc cục thuế đã ban hành các văn bản chỉ đạo về việc thực hiện công tác văn thƣ nói chung và các văn bản chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan nói riêng.
Qua khảo sát ở các chi cục cho thấy mặc dù đã có quy định và hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ, nhƣng việc thực hiện công tác này ở các chi cục chƣa đƣợc tiến hành đúng theo quy định.
Theo qui định tại khoản 4 Điều 23 Nghị định 110 về Công tác văn thƣ qui định “Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó”. Nhƣng thực tế tại các chi cục trong quá trình theo dõi và giải quyết
công việc, các cán bộ chuyên môn đã không thực hiện nghiêm qui định này. Các văn bản, tài liệu sau khi giải quyết xong đƣợc lƣu giữ lại nhƣng không đƣợc lập thành hồ sơ đầy đủ và hoàn chỉnh.
Có những văn bản, tài liệu chƣa lập thành hồ sơ đƣợc đƣa vào các cặp, hộp đựng tài liệu, nhƣng vấn đề này lẫn vẫn đề khác hoặc có những hồ sơ đã đƣợc lập, tuy nhiên chất lƣợng hồ sơ lập ra chƣa đáp ứng yêu cầu và đảm bảo chất lƣợng của một hồ sơ.
Ví dụ: Qua khảo sát tài liệu thực tế ở một số Chi cục Thuế quận: Hoàng Mai,
Thanh Xuân, Hai Bà Trƣng, Đống Đa, Long Biên, Hoàn Kiếm, Tây Hồ cho thấy ở các đơn vị việc lập hồ sơ chƣa đƣợc thực hiện đúng và đầy đủ. Phần lớn các văn bản, tài liệu chƣa đƣợc lập thành hồ sơ, mà chủ yếu khi nộp là tài liệu ở dạng bó gói, lộn xộn hoặc đối với những hồ sơ đã đƣợc lập thì chƣa đáp ứng yêu cầu đầy đủ của một hồ sơ. Đó là chƣa đƣợc tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên ngoài nên sẽ gây khó khăn trong quá trình khai thác và sử dụng nhƣ:
Thứ nhất: Văn bản tài liệu trong hồ sơ chƣa đƣợc đánh số tờ do đó khó có thể
quản lý đƣợc số lƣợng văn bản tài liệu trong hồ sơ và gây khó khăn cho việc tra tìm. Các văn bản tài liệu không đƣợc đƣa vào tờ bìa hồ sơ và ghi mục lục văn bản, vì vậy văn bản, tài liệu trong hồ sơ không đƣợc thống kê lên mục lục văn bản, khi cần tra tìm phải tra tìm từng văn bản trong hồ sơ.
Do văn bản, tài liệu của hồ sơ không đƣợc đƣa vào tờ bìa hồ sơ nên phần thông tin “chứng từ kết thúc” trong hồ sơ cũng không đƣợc thực hiện. Vì vậy không mô tả đƣợc đặc điểm, trạng thái và chất lƣợng của văn bản tài liệu trong hồ sơ (nhƣ văn bản tài liệu trong hồ sơ là bản gốc hay bản chính hay bản sao, có bản nào viết tay, hồ sơ có phim ảnh, tài liệu đi kèm hay không…) không thống kê đƣợc toàn bộ số lƣợng văn bản, tài liệu hình thành trong hồ sơ, không biết hồ sơ đƣợc lập vào thời điểm nào và ai là ngƣời lập hồ sơ để qui trách nhiệm khi cần thiết.
Thứ hai: Các thành phần thông tin bên ngoài bìa hồ sơ cũng không đƣợc thực hiện. Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ cũng không đƣợc thực hiện, do đó gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu.
Các hồ sơ sau khi lập ra không đƣợc đánh số tờ cho văn bản, tài liệu trong hồ sơ và biên mục, mà chỉ đƣa vào các cặp ba dây rồi xếp lên giá tủ. Đây là một thao tác nghiệp vụ cần phải có đối với việc lập hồ sơ.
Mặt khác, các đơn vị và chuyên viên chƣa thƣờng xuyên tiến hành việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan theo quy định hiện hành.
Tuy nhiên, trong văn bản do Cục thuế ban hành chỉ đạo, hƣớng dẫn các chi cục lập hồ sơ chƣa quy định chặt chẽ về yêu cầu đối với một hồ sơ khi nộp vào lƣu trữ cơ quan đó là: Hồ sơ phải đƣợc biên mục đầy đủ. Đây là một yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi hồ sơ khi giao nộp vào lƣu trữ cơ quan. Đây là một yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi hồ sơ khi giao nộp vào lƣu trữ cơ quan. Bởi việc biên mục hồ sơ sẽ có tác dụng nhƣ sau:
Một là: Khi biên mục hồ sơ các văn bản, tài liệu hình thành trong hồ sơ sẽ
đƣợc bảo quản trong bìa hồ sơ.
Hai là: việc tiến hành đánh số cho các văn bản, tài liệu hình thành trong hồ
sơ sẽ cố định đƣợc trật tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm tránh đƣợc mất mát, thất lạc văn bản và phục vụ tốt cho việc tra tìm tài liệu.
Ba là: Khi viết mục lục văn bản thì các yếu tố thông tin trên văn bản, tài liệu sẽ đƣợc giới thiệu lên mục lục. Nhƣ vậy sẽ phục vụ cho việc tra tìm văn bản và thống kế đƣợc các thông tin trong hồ sơ nhƣ: số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tác giả, trích yếu nội dung văn bản, số tờ ……hồ sơ đƣợc biên mục đầy đủ sẽ nhanh chóng phục vụ cho thống kế và việc tra tìm các văn bản trong hồ sơ.
Bốn là: khi tiến hành biên mục phải ghi rõ chứng từ kết thúc. Bởi chứng từ
kết thúc là bản nhận xét về số lƣợng, chất lƣợng các văn bản tài liệu trong hồ sơ. Thành phần thông tin “đặc điểm các văn bản tài liệu trong hồ sơ” sẽ phản ánh đƣợc các văn bản trong hồ sơ là bản gốc, bản chính hay bản sao. Chất lƣợng của văn bản tài liệu trong hồ sơ thế nào, nếu văn bản có hiện tƣợng bị ẩm, mốc khi vào lƣu trữ sẽ có biện bảo quản kịp thời. Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh băng đĩa đi kèm thì khi giao nộp hồ sơ cần chú ý thu kèm phim ảnh, băng đĩa để có biện pháp bảo quản khác với tài liệu giấy. Nhƣ vậy tài liệu sẽ đƣợc an toàn và khi khai thác sử dụng tài liệu trong hồ sơ ngƣời khai thác sẽ nắm đƣợc đầy đủ các thông tin liên quan đến hồ sơ đó.
Ngoài ra khi viết chứng từ kết thúc trong hồ sơ sẽ cho thấy hồ sơ đƣợc lập ở đâu, vào thời gian nào, ai là ngƣời lập hồ sơ. Đây chính là căn cứ để lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn có đầy đủ và đúng quy định hay không. Nếu hồ sơ lập còn thiếu thông tin thì căn cứ vào yếu tố “ngƣời lập hồ sơ” phải ký và ghi rõ họ tên để qui trách nhiệm của họ đối với hồ sơ đƣợc lập.
Năm là: Khi biên mục bên ngoài bìa hồ sơ các thông tin đó sẽ cho ta biết hồ
sơ đó của cơ quan, đơn vị nào, hồ sơ đó phản ánh về vấn đề gì, văn bản tài liệu trong hồ sơ gồm bao nhiêu tờ, từ ngày nào đến ngày nào và thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Nếu làm tốt đƣợc yêu cầu trên mới đáp ứng đƣợc yêu cầu của việc lập hồ sơ và phục vụ tốt cho công tác cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan thuế. Vì vậy đây còn là một hạn chế đối với công tác tổ chức quản lý hồ sơ và lập hồ sơ đối với Cục thuế và các Chi cục Thuế.