5. Kết cấu của luận văn
3.3.2.Qui trình thanh toán L/C hàng xuất khẩu
Bƣớc 1. Tiếp nhận L/C.
Khi nhận được L/C (sửa đổi L/C ) do Sở Quản lý chuyển về chi nhánh, thanh toán viên có trách nhiệm:
+ Kiểm tra L/C phải đúng mẫu SWIFT (nếu gửi bằng SWIFT), có xác nhận mã khoá đúng (nếu mở bằng Telex)
+ L/C phải có dẫn chiếu UCP600 nếu phát hành bằng Telex hoặc Thư. Đối với L/C được gửi bằng SWIFT theo mẫu MT 700/701, MT 710/711, MT 720/721 dù
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
không có dẫn chiếu đến UCP600 vẫn được hiểu là tuân thủ UCP600 trừ khi có quy định khác được chỉ ra trong L/C.
+ Kiểm tra tên, địa chỉ của người hưởng lợi, các chỉ dẫn của ngân hàng phát hành về việc thông báo L/C (thông báo trực tiếp hay thông báo qua ngân hàng thứ hai…), loại L/C (xác nhận, chuyển nhượng…) để chọn hình thức thông báo cho phù hợp.
+ Đăng ký số tham chiếu L/C vào sổ theo dõi thông báo L/C, nhập dữ liệu vào máy tính để theo dõi.
+ Lập thông báo gửi khách hàng theo mẫu quy định. Thư thông báo L/C, sửa đổi L/C được lập thành 02 bản, lưu một bản tại hồ sơ L/C.
+ Thanh toán viên thu phí dịch vụ theo quy định
+ Phụ trách phòng/kiểm soát viên có trách nhiệm kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi L/C với thư thông báo, ký trước khi chuyển lãnh đạo ký duyệt.
+ Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, kiểm soát (lưu ý L/C gốc phải đóng dấu và ghi ngày ký), giao một bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C kèm thư thông báo cho người thụ hưởng hoặc ngân hàng của người thụ hưởng. L/C, sửa đổi L/C có thể được giao trực tiếp cho khách hàng (trường hợp giao trực tiếp cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản L/C copy lưu tại hồ sơ ngân hàng), hoặc được gửi đảm bảo qua bưu điện. Thanh toán viên phải theo dõi việc thông báo cho khách hàng.
+ Thông báo cho ngân hàng phát hành về việc nhận được L/C, sửa đổi L/C hoặc ý kiến của khách hàng về sửa đổi L/C nếu được yêu cầu.
+ Những L/C, sửa đổi L/C bằng điện đã đầy đủ nội dung như quy định tại điểm 1 điều 21 nhưng ngân hàng phát hành vẫn gửi tiếp thư xác nhận thì chi nhánh gửi bản xác nhận đó cho khách hàng mà không có trách nhiệm kiểm tra nội dung.
Trường hợp Từ chối thông báo.
+ NHNo từ chối thông báo những L/C không xác định được tính chân thật bề ngoài hoặc đã tra soát nhưng không xác định được tên, địa chỉ của người hưởng lợi, hoặc trường hợp người thụ hưởng từ chối nhận L/C…) Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được L/C, nếu không thông báo được cho người hưởng, chi nhánh phải thông báo cho Ngân hàng nước ngoài và Sở Quản lý về tình trạng của L/C.
+ Từ chối thông báo những sửa đổi L/C mà L/C gốc không do NHNo thông báo, hoặc sửa đổi nhận được sau khi NHNo đã gửi chứng từ đòi tiền…
Bƣớc 2. Tiếp nhận chứng từ:
+ Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng xuất trình kèm bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu có) cùng thư thông báo L/C, sửa đổi L/C có
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
xác nhận mã/chữ ký đúng của Ngân hàng thông báo và thư yêu cầu thanh toán theo mẫu quy định.
+ Trước khi ký nhận chứng từ, kiểm tra sơ bộ các loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ kể trên và Thư yêu cầu Thanh toán của Khách hàng, phải ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ trên theo yêu cầu thanh toán của khách hàng.
+ Vào bìa hồ sơ L/C và những sửa đổi L/C liên quan và vào sổ theo dõi, đăng ký số tham chiếu, nhập dữ liệu vào máy vi tính.
Bƣớc 3. Kiểm tra chứng từ.
- Trách nhiệm của Thanh toán viên:
+ Kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ do khách hàng xuất trình. Ký xác nhận mặt sau của L/C gốc trị giá bộ chứng từ xuất trình, rút số dư trên bìa hồ sơ. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện khẩn trương và đảm bảo đúng qui định của UCP 600.
+ Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan ( nếu có). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600.
+ Sau khi kiểm tra, thanh toán viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất, chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan cùng phiếu kiểm tra chứng từ đến kiểm soát viên hoặc Phụ Trách phòng
- Trách nhiệm của Kiểm soát viên/ Phụ trách phòng TTQT:
+ Kiểm tra lại toàn bộ chứng từ theo quy định của UCP 600, các ý kiến của thanh toán viên và ghi rõ ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, ký tên và chuyển lại chứng từ cho thanh toán viên.
+ Trường hợp không thống nhất với ý kiến của thanh toán viên về tình trạng của bộ chứng từ, Phụ trách Phòng có trách nhiệm quyết định xử lý trước khi báo cho khách hàng sửa chữa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trường hợp chứng từ có sai sót: Sau khi có ý kiến của Phụ trách phòng về tình trạng bộ chứng từ, nếu chứng từ có sai sót, Thanh toán viên phải thông báo ngay cho khách hàng và:
+ Nêu rõ từng sai sót của chứng từ để khách hàng sửa chữa hoặc thay thế. + Chỉ giao lại cho khách hàng những chứng từ cần phải sửa chữa hoặc thay thế. Yêu cầu khách hàngký nhận lại những loại chứng từ cần sửa trên phiếu kiểm tra
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
chứng từ. Việc thay thế, sửa chữa chứng từ phải được thực hiển trong thời hạn xuất trình chúng từ cho phép của L/C.
+ Trường hợp khách hàng không đồng ý với ý kiến của Ngân hàng về những sai sót đã nêu, thanh toán viên báo cáo lại Phụ trách phòng để xử lý. Khách hàng quyết định không sửa chữa hoặc thay thế chứng từ có văn bản bảo lưu ý kiến.
+ Ký nhận và ghi rõ ngày giờ nhận lại chứng từ của khách hàng.
NHNo sẽ không phải kiểm tra chứng từ, trừ việc ký nhận loại, số lượng chứng từ và ngày giờ nhận trong các trường hợp:
+ L/C quy định chứng từ xuất trình thanh toán tại Ngân hàng phát hành (available with isuing bank by payment) hoặc Ngân hàng khác do Ngân hàng phát hành chỉ định (available with … X… bank by payment). Trường hợp khách hàng có yêu cầu, NHNo có thể giúp khách hàng kiểm tra chứng từ mà không chịu trách nhiệm gì và trên thư gửi chứng từ không xác nhận tình trạng bộ chứng từ.
+ Khách hàng yêu cầu gửi chứng từ theo điều kiện chờ chấp nhận (on Approval Basis).
Bƣớc 4. Gửi chứng từ và đòi tiền.
Trong tất cả các trường hợp, thanh toán viên chỉ lập điện, thư đòi tiền theo quy định của L/C khi có ý kiến của Kiểm soát viên/Phụ trách Phòng.
Trƣờng hợp chứng từ phù hợp:
- L/C quy định đòi tiền bằng điện:
+ Thanh toán viên lập điện đòi tiền (sử dụng MT 742) theo chỉ dẫn trên L/C. + Lập thư gửi chứng từ (covering letter) theo mẫu. Trên thư gửi chứng từ phải ghi rõ “Chứng từ đã được đòi tiền bằng điện ngày..…tránh thực hiện 2 lần” (Reimbursement claim has been effected by cable dated...please avoid duplication).
+ Thư gửi chứng từ lập theo quy định của L/C, phải có 01 bản kèm 01 bản sao hoá đơn và 1 bộ chứng từ sao lưu hồ sơ L/C.
- L/C quy định đòi tiền bằng thư:
+ Thanh toán viên lập thư đòi tiền theo quy định như trên.
+ Trên thư đòi tiền nêu chỉ thị đòi tiền và xác nhận “The amount has been endorsed on the reverse of the original documentary credit”.
Trƣờng hợp chứng từ không phù hợp:
Chứng từ sai sót không thể thay thế, sửa chữa được trước hết đề nghị khách hàng yêu cầu người mua sửa đổi L/C. Nếu không sửa đổi được xử lý như sau:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- L/C quy định đòi tiền bằng điện
+ Trường hợp L/C quy định đòi tiên trực tiếp Ngân hàng phát hành, thanh toán viên lập điện đòi tiên gửi Ngân hàng phát hành nêu rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận (sử dụng MT750) đồng thời lập thư gửi chứng từ nêu rõ các điểm không phù hợp như nội dung điện đã gửi cùng ngày.
+ Trường hợp L/C quy định đòi tiền Ngân hàng hoàn trả thì không điện đòi tiền Ngân hàng hoàn trả mà lập điện gửi Ngân hàng phát hành trước đồng thời yêu cầu Ngân hàng phát hành khi chấp nhận thanh toán điện báo cho NHNo để đòi tiền Ngân hàng hoàn trả. Bộ chứng từ kèm thư thanh toán gửi Ngân hàng phát hành cũng phải chỉ rõ các điểm không phù hợp như nội dung điện.
- L/C quy định đòi tiền bằng thư:
+ Việc lập thư đòi tiền phải được thực hiện theo đúng chỉ thị hướng dẫn trong L/C. + Trường hợp L/C quy định đòi tiền trực tiếp Ngân hàng phát hành, thanh toán viên lập thư đòi tiền kèm chứng từ và hối phiếu (nếu có) nêu rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận.
+ Trường hợp L/C quy định đòi tiền Ngân hàng hoàn trả, thanh toán viên không gửi hối phiếu đòi tiền Ngân hàng hoàn trả mà chỉ lập thư gửi chứng từ yêu cầu Ngân hàng phát hành khi chấp nhận thanh toán điện báo cho NHNo để đòi tiền Ngân hàng hoàn trả.
+ Trường hợp chứng từ sai sót không được Ngân hàng phát hành chấp nhận, chi nhánh đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu theo L/C hoặc trả lại chứng từ cho khách hàng.
+ Điện đòi tiền và thư đòi tiền kèm bộ chứng từ trước khi gửi phải được kiểm soát viên, phụ trách Phòng kiểm tra trình Lãnh đạo ký duyệt, ký hậu hối phiếu nếu cần thiết.
+ Việc gửi chứng từ thực hiện theo quy định của L/C và/hoặc theo yêu cầu của khách hàng (sử dung dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc thư đảm bảo). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trong trường hợp chiết khấu chứng từ, chi nhánh hạch toán nội bảng trị giá đã được chiết khấu và nhập ngoại bảng giá trị bộ chứng từ gửi đi đòi tiền .
+ Căn cứ danh sách tài khoản NOSTRO của NHNo tại nước ngoài do Sở Quản lý cung cấp, Chi nhánh lựa chọn tài khoản để hướng dẫn ngân hàng nước ngoài trả tiền trong chỉ thị đòi tiền.
Trường hợp khách hàng đề nghi chi nhánh thực hiện nghiệp vụ chiết khấu có truy đòi bộ chứng từ hàng xuất thì chi nhánh thực hiện theo đúng quy trình về chiết
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
khấu có truy đòi bộ chứng từ hàng xuất, tuy nhiên đây là nghiệp vụ mang tính rủi ro rất cao nên tại Agribank Thái Nguyên chưa thực hiện.
Bƣớc 5. Báo có, thanh toán.
Khi nhận được báo có của Ngân hàng nước ngoài , chi nhánh thực hiện:
+ Báo Có cho khách hàng số tiền sau khi đã khấu trừ tiền chiết khấu (nếu có), lãi chiết khấu và thu phí theo quy định hiện hành của NHNo. Báo Có phải ghi rõ tên đơn vị, số hiệu tài khoản được ghi Có và lập thành 03 liên:
- Liên 1 lưu kế toán hạch toán. - Liên 2 chuyển cho khách hàng. - Liên 3 lưu tại hồ sơ L/C xuất khẩu.
+ Hạch toán xuất ngoại bảng số tiền Ngân hàng nước ngoài thanh toán (kể cả phần nước ngoài trừ phí) và số dư L/C sử dụng không hết, nếu chi nhánh đã chiết khấu bộ chứng từ.
+ Trường hợp bộ chứng từ đã được chiết khấu theo điều khiện miễn truy đòi, chi nhánh hạch toán số tiền chênh lệch vào Thu/Chi nghiệp vụ.
Trường hợp Nước ngoài chậm thanh toán.
Chi nhánh phải theo dõi chặt chẽ việc trả tiền của Ngân hàng nước ngoài để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Đối với L/C trả tiền ngay:
Nếu quá 7 ngày kể từ ngày đòi tiền bằng điện, 10 ngày kể từ ngày đòi tiền bằng thư gửi chứng từ chuyển phát nhanh, 15 ngày kể từ ngày đòi tiền bằng thư gửi chứng từ đảm bảo mà không nhận được báo Có, Thanh toán viên phải báo cáo Phụ trách phòng , soạn điện trình Lãnh đạo chi nhánh ký nhắc Ngân hàng nước ngoài trả tiền đối với những bộ chứng từ phù hợp, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về tình trạng chứng từ đối với những bộ chứng từ không phù hợp.
- Đối với L/C trả chậm:
+ Trước ngày đến hạn 03 ngày làm việc, thanh toán viên phải nhắc Ngân hàng nước ngoài thanh toán. Ngay sau ngày đến hạn (nếu ngày đến hạn trùng vào ngày nghỉ thì ngay sau ngày làm việc tiếp theo) không nhận được thông báo trả tiền, thanh toán viên báo cáo Phụ trách phòng thông báo cho khách hàng biết, đồng thời lập điện “Khẩn” nhắc Ngân hàng nước ngoài trả tiền.
+ Nếu quá hạn thanh toán mà chưa được Ngân hàng nước ngoài trả tiền và tài khoản của khách hàng không đủ số dư hoàn trả, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
ngày đến hạn thanh toán, chi nhánh gửi thông báo cho khách hàng về việc hạch toán nhận nợ bắt buộc.
- Đối với những trường hợp Ngân hàng nước ngoài chậm thanh toán
+ Thanh toán viên phải theo dõi chặt chẽ, lập điện/thư theo mẫu,báo cáo Phụ trách Phòng trình lãnh đạo chi nhánh đòi lãi phạt chậm trả.
Đối với L/C trả tiền ngay đòi tiền bằng thư, chứng từ phù hợp:
+ Ngày Ngân hàng nước ngoài nhận chứng từ cộng 07 ngày làm việc để kiểm tra chứng từ theo quy định trong UCP 500 (ngày Ngân hàng nước ngoài nhận chứng từ được xác định qua dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc liên hệ với bưu điện nơi gửi chứng từ bằng thư đảm bảo).
+ Quá thời hạn đó, nếu Ngân hàng nước ngoài chưa trả tiền, thanh toán viên báo cáo Phụ trách phòng, lập điện nhắc và thông báo mức lãi phạt chậm trả.
- Đối với L/C trả tiền ngay đòi tiền bằng điện:
+ Đối với L/C có quy định thời hạn thanh toán cụ thể (một số ngày xác định tính từ ngày gửi /nhận điện), chi nhánh căn cứ thời hạn đó để xác định trong chấp nhận thanh toán của Ngân hàng phát hành L/C.
+ Trường hợp không quy định thời hạn thanh toán cụ thể, thời hạn phải thanh toán là 3 ngày làm việc kể từ khi NHNo gửi điện đòi tiền.
Trƣờng hợp chứng từ bị từ chối thanh toán.
+ Thanh toán viên phải kiểm tra lý do từ chối của Ngân hàng nước ngoài, báo cáo Phụ trách phòng, lập điện phản đối việc từ chối nếu lý do không chính đáng, đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sau 07 ngày kể từ ngày NHNo gửi điện phản đối mà không nhận được thông tin hoặc tiếp tục bị Ngân hàng nước ngoài từ chối, phải thông báo cho khách hàng để định đoạt chứng từ.
+ Đối với những bộ chứng từ Chi nhánh đã chiết khấu miễn truy đòi, thanh toán viên phải báo cáo ngay Phụ trách phòng, trình Lãnh đạo Chi nhánh để xem xét xử lý.
+ Đối với những bộ chứng từ trả tiền ngay, Chi nhánh đã chiết khấu truy đòi, trong vòng 60 ngày kể từ ngày Chi nhánh hạch toán số tiền chiết khấu vào tài khoản của khách hàng mà không nhận được thông báo trả tiền của Ngân hàng nước ngoài thì xử lý như Khoản 3 Điều 31. Hết thời hạn chiết khấu chi nhánh gửi thông báo cho khách hàng về việc hạch toán nhận nợ bắt buộc.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn