5. Kết cấu của luận văn
3.3.1.Qui trình mở và thanh toán L/C hàng nhập khẩu (trả ngay)
Bƣớc 1. Tiếp nhận hồ sơ mở L/C.
Thanh toán viên nhận hồ sơ đề nghị phát hành L/C của khách hàng, kiểm tra hạn mức tín dụng đã được duyệt, kiểm tra hồ sơ pháp lý của khách hàng theo quy định gồm: Thư yêu cầu mở L/C, hợp đồng nhập khẩu. Thẩm định các điều kiện, điều khoản thanh toán của L/C. Kiểm tra nội dung yêu cầu mở L/C. Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, điều khoản, chỉ thị có sự mâu thuẫn nhau, thanh toán viên phải có trách nhiệm hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh, bổ sung trước khi mở L/C.
Phòng thanh toán quốc tế thẩm định các điều kiện và điều khoản của thư tín dụng, đề xuất tỷ lệ ký quỹ và chuyển hồ sơ mở L/C và tờ trình mở L/C cho Phòng Tín dụng thẩm định nguồn vốn thanh toán và trình giám đốc phê duyệt.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Căn cứ hồ sơ xin mở L/C và ý kiến đề xuất của Phòng Thanh toán quốc tế, phòng Tín dụng thẩm định lại phương án nhập khẩu, khả năng nguồn vốn thanh toán của khách hàng, kiểm tra hạn mức tín dụng cho phép, đề nghị mức ký quỹ. Căn cứ vào loại thanh toán bằng vốn tự có, vốn vay, ký quỹ, trên cơ sở độ tín nhiệm của khách hàng Phòng tín dụng duyệt nguồn thanh toán, mức ký quỹ trình giám đốc duyệt mở L/C.
Bƣớc 3. Phê duyệt mở L/C.
Căn cứ nội dung thẩm định và các ý kiến đề xuất của Phòng Thanh toán Quốc tế và Phòng Tín dụng, Giám đốc chi nhánh ký duyệt hồ sơ mở L/C và ký các chứng từ kèm theo (hồ sơ cho vay bắt buộc), nếu có.
Bƣớc 4. Hạch toán, Lập điện và phát hành L/C ra nƣớc ngoài.
Thanh toán viên đăng ký số tham chiếu L/C, vào sổ để theo dõi. Chọn Ngân hàng thông báo/Ngân hàng Thương lượng: Trường hợp khách hàng không chỉ định Ngân hàng Thông báo, Thanh toán viên lựa chọn ngân hàng dựa trên danh sách Ngân hàng đại lý do Sở Quản lý cung cấp. Trường hợp khách hàng chỉ định Ngân hàng Thông báo L/C không có quan hệ đại lý với NHNo. Tại đầu điện chi nhánh sẽ chọn Ngân hàng có quan hệ đại lý với NHNo để chuyển tiếp L/C và ghi tên Ngân hàng Thông báo vào trường 57 (Advice through). Trong trường hợp không chọn được Ngân hàng chuyển tiếp L/C, chi nhánh liên hệ với Sở Quản lý để được hướng dẫn. Trường hợp khách hàng chỉ định L/C không hạn chế Ngân hàng thương lượng, không cho phép đòi tiền bằng điện. Trong L/C phải quy định rõ (T.T. Reimbursement is not allowed tại trường 78) và phải yêu cầu Ngân hàng Thương lượng thông báo bằng điện có mã xác nhận đã gửi chứng từ đòi tiền và ghi rõ số biên lai gửi chứng từ.
Thanh toán viên nhập dữ liệu vào máy vi tính, mở L/C bằng điện sử dụng mẫu SWIFT MT700, MT701.
Thanh toán viên tại chi nhánh hạch toán nội bảng số tiền ký quỹ, nhập ngoại bảng trị giá của L/C phát hành, thu phí có liên quan theo quy định hiện hành của NHNo.
Chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện mở L/C trình phụ trách phòng, lãnh đạo chi nhánh ký duyệt. Tính mã nội bộ và chuyển điện về Sở Quản lý.
Giao 01 bản gốc L/C cho khách hàng, có dấu và chữ ký của lãnh đạo chi nhánh. Vào bìa hồ sơ L/C theo mẫu (Phụ lục 04), lưu 01 bản điện đã chuyển đi có chữ ký của Thanh toán viên, Phụ trách Phòng và Giám đốc chi nhánh vào hồ sơ theo dõi.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Sau khi bức điện mở L/C được chuyển về Sở Quản lý – Agribank Việt Nam, Sở quản lý kiểm tra nội dung tin điện, kiểm tra ngân hàng thống báo, nếu điện mở L/C đủ điều kiện Sở quản lý đẩy điện vào hệ thống SWIFT.
Bước 6. Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ đòi tiền của Ngân hàng Nước ngoài.
Ngày tiếp nhận chứng từ do cơ quan chuyển phát chứng từ gửi đến chi nhánh được coi là ngày nhận chứng từ. Chi nhánh có trách nhiệm đối chiếu số chuyển phát nhanh chứng từ với điện thông báo xác nhận số chuyển phát nhanh của Ngân hàng chiết khấu. Trường hợp số chuyển phát nhanh của bộ văn thư khác với số chuyển phát nhanh trên điện xác nhận của Ngân hàng Nước ngoài, Thanh toán viên lập điện thông báo cho Ngân hàng Nước ngoài để xác thực lại số chuyển phát nhanh của bộ chứng từ và vào bìa hồ sơ để theo dõi.
Chi nhánh có trách nhiệm kiểm tra tất cả các chứng từ trước khi giao cho khách hàng. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C, sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện và điều khoản quy định trong L/C và các sửa đổi có liên quan (nếu có). Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau. Thanh toán viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ.
Phụ trách Phòng kiểm tra lại ý kiến của Thanh toán viên, trình Lãnh đạo Chi nhánh để trả tiền hoặc thông báo cho khách hàng.
Bƣớc 7. Thanh toán L/C nhập khẩu.
Sau khi nhận được đề nghị chấp nhận thanh toán của khách hàng.
Phòng Thanh toán Quốc tế kiểm tra đối chiếu với điều kiện thanh toán, chỉ dẫn thanh toán đã được quy định trong L/C, sửa đổi L/C (nếu có).
Kiểm tra nguồn tiền để thanh toán L/C.
Thông báo ngay cho khách hàng theo mẫu (Phụ lục 05) và gửi Phòng Tín dụng (Trường hợp thanh toán bằng vốn vay và thanh toán bằng vốn tự có ký quỹ dưới 100%) về việc Ngân hàng nước ngoài đòi tiền để thực hiện thủ tục cho vay, hạch toán nhận nợ, liên hệ với khách hàng chuyển tiền để thanh toán L/C đúng hạn.
Chi nhánh thực hiện lập điện (MT 202) thanh toán theo chỉ dẫn của Ngân hàng Nước ngoài, hạch toán các bút toán có liên quan: trích ký quỹ, tiền gửi, tiền vay, xuất ngoại bảng trị giá thanh toán, thu phí, rút số dư trên bìa hồ sơ mở L/C.
Phụ trách Phòng ký kiểm soát điện thanh toán và các chứng từ có liên quan trình Giám đốc Chi nhánh ký duyệt.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Sau khi được giám đốc duyệt, phụ trách Phòng TTQT duyệt đẩy điện thanh toán về Sở giao dịch Agribank.
Tại Sở giao dịch kiểm tra mã điện thanh toán, kiểm tra ngân hàng hạch toán tài khoản trên đầu điện, kiểm tra nguồn thanh toán, nếu đầy đủ các điều kiện thì đẩy tiếp điện thanh toán vào hệ thống SWIFT.
Bƣớc 8. Giao chứng từ nhập khẩu cho khách hàng.
Việc giao chứng từ cho khách hàng chỉ được thực hiện sau khi khách hàng đã trả tiền cho NHNo từ tài khoản tiền gửi, tiền vay. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ phù hợp hoặc chứng từ không phù hợp nhưng khách hàng đã nhận hàng (ký hậu vận đơn hoặc bảo lãnh nhận hàng), Thanh toán viên giao chứng từ cho khách hàng, yêu cầu khách hàng ký nhận (ghi rõ ngày giờ nhận và tên người ký nhận).
Chứng từ không phù hợp, khách hàng chưa chấp nhận thanh toán: trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày điện thông báo sai sót cho Ngân hàng Nước ngoài, nếu không nhận được chỉ thị của Ngân hàng Nước ngoài, Thanh toán viên lập điện nhắc lại lần thứ 2 và thông báo cho khách hàng về hoàn trả chứng từ. Trong vòng 05 ngày làm việc tiếp theo, nếu không nhận được ý kiến trả lời của khách hàng thì NHNo chủ động hoàn trả lại nguyên trạng bộ chứng từ cho Ngân hàng Nước ngoài, đồng thời hạch toán xuất ngoại bảng số tiền trên chứng từ trả lại.
Chi nhánh và khách hàng thống nhất danh sách cá nhân được ủy quyền nhận bộ chứng từ tại ngân hàng.
Bƣớc 9. Lƣu trữ chứng từ.
Thanh toán viên có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ mở và thanh toán L/C đúng quy định của Agribank Việt Nam.
Đối với L/C nhập khẩu trả chậm. Thực hiện các bước như đối với L/C trả ngay, tuy nhiên đến thời hạn thanh toán chi nhánh phải đảm bảo thanh toán đúng các kỳ hạn đã cam kết.