- Quy định sử dụng tài chính của các dự án
3. Lập dự toán vốn đầu tư của 500 điểm theo suất đầu tư
2.2.3.4. Đánh giá và điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và các kế hoạch
* Quy trình đánh giá
Hoạt động đánh giá bao gồm việc ban hành đầy đủ các quy trình nghiệp vụ gắn với mục tiêu kiểm soát, xác định các rủi ro liên quan, đánh giá rủi ro và nội dung:
- Bước 1, kiểm tra và phê duyệt các tài liệu: Giám đốc Quỹ thẩm định, kiểm tra và phê duyệt trên tờ trình kèm hồ sơ tài liệu do quản lý dự án trình sau đó trình Hội đồng quản lý Quỹ danh mục các dự án, mức vốn vay và dự kiến kế hoạch thực hiện của từng dự án và mức vốn vay của từng doanh nghiệp.
- Bước 2, trên cơ sở danh mục các dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giám đốc Quỹ tổ chức thẩm định chi tiết các dự án đảm bảo các điều kiện vay vốn, quyết định việc cho vay và thực hiện ký hợp đồng vay vốn. Đối với các dự
án thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản lý Quỹ, Giám đốc Quỹ ký hợp đồng cho vay sau khi có Quyết định cho vay vốn của Hội đồng quản lý Quỹ.
- Bước 3, các đơn vị thành viên đều phải giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các hồ sơ tài liệu dự án. Hồ sơ dự án của doanh nghiệp thuộc cán bộ nào quản lý thì cán bộ đó lưu giữ trong tủ riêng cho đến khi giải ngân, giám sát xong sẽ cất chung vào một két sắt do một cán bộ quản lý hồ sơ chung.
- Bước 4, việc giải ngân được ủy thác cho bộ phận kế toán thông qua ngân hàng chuyển tiền cho doanh nghiệp nên sau khi chuyển tiền cho khách hàng bộ phận kế toán phải đưa cho cán bộ quản lý ủy nhiệm chi về số tiền đã chuyển để lưu giữ trong hồ sơ dự án.
- Bước 5, việc giám sát sau giải ngân sẽ được kiểm soát bằng ảnh chụp và báo cáo cụ thể của cán bộ kiểm tra giám sát về tình hình thực hiện dự án và những khó khăn trong quá trình kiểm tra giám sát. Qua đó sẽ làm căn cứ để trình Giám đốc kiểm soát về tình hình dự án.
- Bước 6, lưu giữ hồ sơ: Tất cả hồ sơ sẽ do một người chuyên trách lưu giữ trong két sắt mà không phải cán bộ phụ trách dự án. Cán bộ sau khi đã thực hiện giải ngân xong sẽ lập một danh mục các tài liệu có trong hồ sơ vay theo mẫu, người lưu giữ hồ sơ sẽ kiểm tra lại tính đầy đủ của hồ sơ xem còn thiếu gì không, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung và hai bên ký biên bản giao nhận. Người lưu giữ hồ sơ sẽ tổng hợp để báo cáo Trưởng ban Tài chính Kế toán.
* Phương pháp đánh giá thông qua cho điểm các tiêu chuẩn kiểm soát
Phương pháp này là phương pháp kiểm soát tài chính các dự án viễn thông công ích chính thức và chủ yếu nhất được Ban Kiểm soát Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam sử dụng. Việc đánh giá được thực hiện như sau:
- Phân tách các tiêu chuẩn kiểm soát về vốn thành các thành phần
- Thực hiện đánh giá và cho điểm các thành phần này thông qua bảng mẫu đánh giá sau
Bảng 2.12. Mẫu đánh giá kiểm soát tài chính các dự án viễn thông công ích (biểu mẫu được đơn giản hóa)