- Kiểm soát thực hiện các mục tiêu của dự án: Các mục tiêu của dự án được thẩm định lại bằng số liệu điều tra hoặc báo cáo kết quả thực hiện và giới hạn nguồn
Công cụ kiểm soát các dự án viễn thông công ích
Hiện nay, Ban Kiểm soát Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam vẫn sử dụng các công cụ phân tích và kiểm soát tài chính dự án truyền thống, bao gồm: các báo cáo kế toán tài chính và các báo cáo phân tích chuyên môn. Cụ thể là: các bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động của dự án, báo cáo lưu chuyển tiền tệ của dự án.
Tuy rằng phương pháp phân tích trực tiếp các báo cáo tài chính của các dự án đã được Quỹ sử dụng từ khi thành lập đến giờ cho việc thực hiện hoạt động kiểm soát tài chính các dự án viễn thông công ích, nhưng nó vẫn tỏ ra là một phương pháp hiệu quả và kinh tế hơn hẳn so với việc sử dụng những phần mềm phân tích tài chính hiện có mặt trên thị trường.
2.2.3. Thực trạng quy trình kiểm soát tài chính các dự án viễn thông công ích
Các dự án viễn thông công ích có đặc thù là địa điểm triển khai rất rộng lớn, lại khó khăn, phức tạp trong việc triển khai vì thường nằm ở vùng sâu, vùng xa, miền núi, hải đảo, do đó, việc quản lý các dự án này cũng trở lên khó khăn và phức tạp. Từ những đặc trưng trên cho thấy, việc quản lý các dự án viễn thông công ích thông qua kiểm soát tài chính là một khâu quan trọng, thiết yếu trong hoạt động của Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam.
Vai trò quan trọng của kiểm soát tài chính dự án Quỹ thể hiện trên các khía cạnh như: Kiểm soát tài chính là công cụ để các chủ sở hữu, các nhà đầu tư quản lý, giám sát hiệu quả vốn đầu tư; Kiểm soát tài chính bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các chủ thể sở hữu vốn tham gia đầu tư vào tập đoàn, bảo đảm quyền lợi của các cổ đông, hạn chế rủi ro cho các khoản đầu tư; Kiểm soát tài chính là công cụ đánh giá mức độ phù hợp của các mục tiêu, quyết định và chính sách trong điều hành Quỹ; Kiểm soát tài chính dự án đảm bảo cho Quỹ sử dụng vốn một cách hiệu quả; Kiểm soát tài chính dự án giúp Quỹ nắm bắt được chính xác, toàn diện về tình hình tài chính để điều hành và giám sát các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Quỹ, đảm bảo chiến lược phát triển chung và thực hiện được các mục tiêu kinh tế - xã hội của đất nước
Với vai trò quan trọng như vậy nhưng trong thực tiễn hoạt động, công tác xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát tài chính dự án cần được coi trọng đúng mức.
* Thực trạng xác định mục tiêu kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích:
Mục tiêu kiểm soát tài chính các dự án viễn thông công ích tại Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam được các thành viên Ban Kiểm soát xây dựng dựa trên rất nhiều yếu tố, bao gồm:
+ Mục tiêu hoạt động của Quỹ.
+ Mục tiêu về vốn kinh doanh của Quỹ. + Mục tiêu của các dự án.
+ Sự biến động của môi trường pháp luật. + Môi trường kinh tế và xã hội v.v…
Việc xác định mục tiêu được thực hiện một cách linh hoạt, tùy theo từng dự án khác nhau mà có những điểm khác nhau đặc thù. Tuy nhiên, một số mục tiêu
chung mang tính chất nền tảng trong hoạt động kiểm soát tài chính dự án luôn được Quỹ xác định rõ ràng như:
+ Đảm bảo việc tuân thủ các chính sách, pháp luật của nhà nước trong hoạt động tài chính của các dự án.
+ Đảm bảo việc tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Quỹ và của các doanh nghiệp liên kết trong hoạt động tài chính của các dự án, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vốn của dự án.
+ Đảm bảo sự chính xác và khách quan của các thông tin tài chính của các dự án nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý dự án và công tác quản lý của nhà nước.
+ Báo cáo Ban quản lý dự án khi phát hiện sai sót trong hoạt động tài chính của các dự án, chỉ rõ nguyên nhân sai sót do chủ quan, hay khách quan và phương hướng xử lý nhằm hạn chế rủi ro mà những sai sót nào có thể đem tới.
+ Nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kiểm soát tài chính thông qua tự học, tự đào tạo của các cán bộ Ban Kiểm soát.
+ Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp.
* Thực trạng xác định nội dung kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích:
Hiện nay, để có thể thực hiện kiểm soát được các nội dung: Kiểm soát các hoạt động hỗ trợ không hoàn lại; Kiểm soát cho vay thực hiện dự án, tại Quỹ Dịch vụ viễn thông Việt Nam, nội dung cơ bản của hoạt động kiểm soát tài chính đối với các dự án viễn thông công ích của Quỹ được xác định rất rõ ràng như sau:
Bảng 2.7. Xác định nội dung kiểm soát tài chính dự án tại Quỹ
Nội dung kiểm soát Quy trình kiểm soát
1. Kiểm soát các hoạt động hỗ trợ không hoàn lại
2. Kiểm soát cho vay thực hiện dự án
Những nội dung này
Bước 1. Kiểm tra, đánh giá các thông tin tài chính đã, đang và sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của các dự án. Bước 2. Xác nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin tài chính do các cá nhân, phòng ban, bộ phận và Ban quản lý dự án báo cáo cho cấp trên.
được kiểm soát thông qua 2 hoạt động:
- Kiểm soát chi phí của Dự án
- Kiểm soát thực hiện các mục tiêu của dự án
Bước 3. Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của Quỹ và doanh nghiệp, Ban quản lý dự án đã và đang thực hiện trong quá trình điều hành hoạt động của dự án.
Bước 4. Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tài chính tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động của dự án.
Bước 5. Kiến nghị giải pháp ngăn ngừa các sai phạm tài chính đã và đang xảy ra hoặc có thể sẽ xảy ra.
Bước 6. Khuyến nghị/ giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong mỗi bộ phận, phòng ban, mỗi quyết định trong toàn bộ quá trình hoạt động của dự án.
Nguồn: Nhóm Tín dụng(thuộc Ban Tài chính Kế toán Quỹ)
Thực tế cho thấy, việc xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát tài chính đối với các dự án viễn thông công ích được Ban Kiểm soát thực hiện một cách nghiêm chỉnh, nội dung rõ ràng, điều này có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động kiểm soát. Việc xác định đúng đắn mục tiêu và nội dung kiểm soát sẽ làm cho công tác kiểm soát trở lên dễ dàng, các thủ tục và hành động được thực hiện theo những trình tự nhất định, khoa học, nhất là khi nhân lực của Ban Kiểm soát còn rất hạn chế về số lượng - chỉ có 5 người.
2.2.3.2. Thực trạng xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
Dự án viễn thông công ích không nhắm đến mục tiêu lợi nhuận về mặt vật chất cho chủ đầu tư, nhưng nó cũng phải đảm bảo rằng sau đầu tư dự án, chủ đầu tư (Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam) thu hồi được vốn và bảo toàn lượng vốn đầu tư của mình. Do đó, xây dựng những tiêu chuẩn kiểm soát: “tiêu chuẩn kiểm soát về chương trình đầu tư” và “tiêu chuẩn kiểm soát về vốn đầu tư” là công việc có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kiểm soát tài chính các dự án đầu tư
viễn thông công ích.
Bộ tiêu chuẩn kiểm soát về vốn và về chương trình được Ban Kiểm soát của Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam xây dựng trên cơ sở Luật đầu tư, Luật ngân sách nhà nước, các quy định có liên quan của Quỹ, v.v… Đây chính là những căn cứ mà các nhà kiểm soát trực tiếp sử dụng để đảm bảo thực hiện chính xác công việc của mình.
Bảng 2.8. Tiêu chuẩn kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích tại Quỹ Dịch vụ viễn thông công ích Việt Nam
Tiêu chuẩn/Tiêu chí Mức đánh giá Các minh chứng TIÊU CHUẨN 1: TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT VỀ CHƯƠNG TRÌNH ĐẦU TƯ Tiêu chí 1.1:
Mục tiêu của các dự án viễn thông công ích được xác định rõ ràng, cụ thể đối với Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam và với các doanh nghiệp có liên quan
Mức 1: Dự án viễn thông công ích có mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể và được quy định bằng văn bản