- Kiểm soát thực hiện các mục tiêu của dự án: Các mục tiêu của dự án được thẩm định lại bằng số liệu điều tra hoặc báo cáo kết quả thực hiện và giới hạn nguồn
1.3.2. Các yếu tố thuộc về Quỹ Dịch vụ viễn thông công ích Việt Nam
Một tổ chức tài chính hoạt động trong một môi trường là tổng hoà các mối quan hệ kinh tế - xã hội. Đối với một tổ chức tài chính, rủi ro đến từ mọi phía, tiềm ẩn trong các mối quan hệ đối nội và đối ngoại. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích bảo vệ tổ chức, làm trong sạch các thông tin tài chính, ngăn ngừa sai phạm, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định; qua đó đảm bảo rủi ro ở mức có thể chấp nhận được. Do đó, kiểm soát nội bộ có vị trí rất quan trọng trong quản trị công ty nên việc hệ thống này hoạt động có hiệu quả hay không sẽ ảnh hưởng lớn tới hiệu quả kinh doanh của các tổ chức. Có nhiều yếu tố tác động tới hiệu quả của hoạt động kiểm soát tài chính các dự án viễn thông công ích, trong đó những yếu tố chủ
yếu bao gồm:
* Quan điểm quản lý của lãnh đạo Quỹ:
Quan điểm điều hành đề cập tới các cách tư duy khác nhau trong điều hành hoạt động tổ chức, dự án của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ được áp dụng tại một tổ chức tài chính hay tại các dự án. Thông thường, nhà quản lý sẽ yêu cầu chi phí cho kiểm soát tài chính không được vượt quá lợi ích mà nó đem lại. Lợi ích do kiểm soát tài chính đem lại thường là những lợi ích vô hình. Vì lợi ích của kiểm soát tài chính không thể lượng hoá được và khó nhận thấy trong khi những chi phí để xây dựng một hệ thống kiểm soát tài chính thường khá lớn nên đôi khi kiểm soát tài chính không có điều kiện và khả năng thực hiện tốt chức năng của mình.
* Cơ cấu tổ chức của Quỹ:
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường tốt cho hoạt động kiểm soát. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định này trong toàn bộ tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của tổ chức, các dự án, hỗ trợ rất tốt cho hoạt động kiểm soát, làm tăng hiệu quả của các thủ tục kiểm soát cũng như hiệu quả của kiểm toán nội bộ.
Đối với Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam, Thủ tướng Chính phủ là cấp ra quyết định thành lập Quỹ và mức vốn điều lệ; phê duyệt Chương trình cung cấp Dịch vụ viễn thông công ích từng thời kỳ.
Trên cơ sở đó, cơ quan chủ quản của Quỹ là Bộ Thông tin và Truyền thông sẽ quy định đối tượng được hỗ trợ cung cấp Dịch vụ viễn thông công ích và đối tượng được vay vốn từ Quỹ, quy định định mức hỗ trợ đối với từng nội dung sử dụng nguồn vốn của Quỹ và phương thức cấp phát vốn hỗ trợ của Quỹ. Bộ TTTT cũng là cơ quan phê duyệt báo cáo quyết toán Quỹ; ban hành Chế độ quản lý tài
chính, Chế độ kế toán của Quỹ; hướng dẫn, kiểm tra hoạt động thu chi tài chính hàng năm; phê duyệt quyết toán vốn hỗ trợ, cho vay thực hiện dự án hàng năm; phê duyệt kế hoạch tài chính hàng năm bao gồm: kế hoạch vốn, kế hoạch sử dụng vốn…và có thẩm quyền sử lý rủi ro.
Bên cạnh đó, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với Quỹ, cụ thể:
- Bộ Tài chính có nhiệm vụ Ban hành Quy chế tài chính Quỹ; phối hợp cùng Bộ TTTT hướng dẫn doanh nghiệp viễn thông hạch toán các khoản đóng góp; cấp phát kinh phí ngân sách nhà nước hỗ trợ cho Quỹ để thực hiện chính sách về dich vụ viễn thông công ích theo quy định của pháp luật
- Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phối hợp với Bộ TTTT hướng dẫn cụ thể về cơ chế cho vay ưu đãi của Quỹ để thực hiện dự án viễn thông công ích
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thự hiện các nhiệm vụ về quản lý Dịch vụ viễn thông công ích tại đại phương theo quy định của pháp luật; phối hợp với Bộ TTTT và cơ quan quản lý Quỹ tạo điều kiện cho việc triển khai thực hiện chương trình, dự án cung cấp Dịch vụ viễn thông công ích tại địa phương đúng tiến độ, đạt hiệu quả.
Trong cơ cấu tổ chức hoạt động của Quỹ, Hội đồng quản lý Quỹ là cao nhất chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra cơ quan điều hành. Ban Kiểm soát chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản lý, kiểm soát toàn bộ hoạt động của Quỹ Dịch vụ viễn thông công ích Việt Nam theo quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Quỹ Dịch vụ viễn thông công ích Việt Nam.
Cơ quan điều hành Quỹ có Ban Giám đốc, Ban Quản lý dự án, Ban Thẩm định dự án, Ban kế hoạch nguồn vốn, Ban Tài chính kế toán đều là nhưng đơn vị trực tiếp tham gia vào công tác kiểm soát hoạt động của các dự án viễn thông công ích nói chung và kiểm soát tài chính các dự án viễn thông công ích nói riêng.
Như vậy là, với đặc thù là một Tổ chức tài chính Nhà nước, công tác kiểm tra giám soát tài chính các hoạt động của Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt
Nam và các dự án do Quỹ đầu từ có sự tham gia của nhiều cấp, nhiều Bộ Ngành liên quan để bảo đảm nguyên tắc công khai, thu, chi theo quy định của pháp luật; chi theo đúng mục tiêu và dự toán được duyệt; phải được sự kiểm soát chi của hội đồng quản lý, và có sự kiểm tra, giám sát của cơ quan tài chính. Thực hiện công khai mục đích đầu tư, kết quả đầu tư và chi tiết nội dung thu, chi của các dự án cũng như hiệu quả sử dụng Quỹ.
* Năng lực và đạo đức của cán bộ làm nhiệm vụ kiểm soát:
Sự phát triển của mọi tổ chức hay dự án luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát. Nếu nhân viên kiểm soát có năng lực và đáng tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát tài chính nói riêng và kiểm soát nội bộ nói chung. Bên cạnh đó, mặc dù tổ chức có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng đối với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát không thể phát huy hiệu quả.
Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát tài chính lạm dụng đặc quyền của mình cũng có thể dẫn đến vô hiệu hoá hoạt động kiểm soát. Những người chịu trách nhiệm kiểm soát thường được cung cấp một số đặc quyền để thuận lợi hơn cho việc kiểm soát (ví dụ như quyền truy cập vào hệ thống thông tin và kho dữ liệu của tổ chức, quyền tiếp xúc với tất cả các hồ sơ tài liệu quan trọng). Những đặc quyền quan trọng nhất dễ bị lạm dụng thường là: quyền phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến ngân hàng; quyền kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán; quyền tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán. Tính chất bảo mật của thông tin không còn nếu chính những người kiểm soát cố tình làm lộ thông tin. Ngoài ra, người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát tài chính hoàn toàn có khả năng hợp pháp hoá một số giao dịch thông qua chỉnh sửa các tài liệu khi tiến hành các thủ tục kiểm soát. Trong trường hợp này, công tác kiểm soát hoàn toàn mất tác dụng.
* Cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ phục vụ hoạt động kiểm soát tài chính:
Đây cũng là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng để có thể thực hiện thành công hoạt động kiểm soát tài chính đối với các dự án viễn thông công ích nói riêng. Một doanh nghiệp có yếu tố này mạnh, hiện đại sẽ tạo tiền đề rút ngắn thời gian hoạt động kiểm soát, đồng thời tính chính xác và khách quan của kết quả kiểm soát sẽ được nâng lên; tạo tâm lý thoải mái và tự tin cho người thực hiện kiểm soát; v.v…