- Kiểm soát thực hiện các mục tiêu của dự án: Các mục tiêu của dự án được thẩm định lại bằng số liệu điều tra hoặc báo cáo kết quả thực hiện và giới hạn nguồn
1.2.5.3. Quy trình kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích
Trên thực tế, thường không có một quy trình chung cho các loại hình kiểm soát trong tổ chức. Thông thường, một tổ chức có nhiều hoạt động nghiệp vụ, được phân chia thành những mảng (phần hành hay chu trình) riêng biệt. Quan điểm chung hiện nay trên thế giới đều cho rằng quy trình kiểm soát nên được thiết kế sao cho trở thành một phần trong các quy trình hoạt động thường ngày của tổ chức tài chính.
Đối với các dự án viễn thông công ích việc báo cáo kiểm tra giám sát thực hiện kế hoạch dự án cung cấp Dịch vụ viễn thông công ích được thực hiện dựa trên quy định hướng dẫn của Nhà nước về thực hiện công tác về báo cáo kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch dự án cung cấp Dịch vụ viễn thông công ích và xử lý vi phạm như sau:
Hình 1.1. Quy trình kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích
Nguồn: Quỹ Dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam
* Bước 1: Xác định mục tiêu, nội dung kiểm soát
- Xác định mục tiêu kiểm soát: Để đạt được mục tiêu của hoạt động kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích, người có thẩm quyền cần phải:
Xác định mục tiêu, nội dung kiểm soát Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
Giám sát, đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chuẩn Đánh giá và điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và các kế hoạch
+ Cụ thể hóa mục tiêu kiểm soát tài chính thành các chỉ tiêu cụ thể.
+ Cần trả lời được câu hỏi kiểm soát tài chính trong vụ việc này nhằm mục tiêu gì? Để làm gì? Có tác dụng như thế nào?
- Xác định nội dung kiểm soát: Nội dung kiểm soát tài chính là những việc chủ thể có thẩm quyền kiểm soát cần phải làm và cần phải xác định rõ các hoạt động để đạt được mục đích đề ra. Nội dung kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích đã được xác định ở mục 1.2.6.
* Bước 2: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
Các tiêu chuẩn của kiểm soát tài chính đối với dự án rất phong phú do tính chất đặc thù của mỗi ngành nghề, mỗi tổ chức, doanh nghiệp, của các bộ phận và con người; do sự đa dạng của các sản phẩm và Dịch vụ được tạo ra và do có vô vàn các kế hoạch, chương trình được xây dựng. Các tiêu chuẩn kiểm soát là những thước đo đối với những kết quả thực hiện thực tế hoặc mong muốn mà ta có thể đo được.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần chú ý tới một số yêu cầu: - Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm soát.
- Số lượng các tiêu chuẩn kiểm soát cần được hạn chế ở mức tối thiểu.
- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát.
- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng tổ chức, từng bộ phận và con người trong tổ chức.
Đối với các dự án viễn thông công ích Quỹ Dịch vụ viễn thông công ích áp dụng các tiêu chuẩn kiểm soát về chương trình và tiêu chuẩn kiểm soát về vốn. Cụ thể:
- Tiêu chuẩn kiểm soát về chương trình:
Quỹ được phân công để thiết lập một chương trình thông qua các dự án viễn thông công ích nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội theo chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước. Khi đánh giá hiệu quả của chương trình và việc thực hiện các dự án có thể dùng thước đo về thời hạn và một vài yếu tố và số liệu cụ thể khác như các tiêu chuẩn khách quan.
- Tiêu chuẩn kiểm soát về vốn:
Đây là một loạt các tiêu chuẩn sinh ra từ việc áp dụng các số đo bằng tiền vào các hạng mục vật chất. Những tiêu chuẩn này là cần thiết và phù hợp với vốn đầu tư trong các tổ chức như Quỹ. Những tiêu chuẩn này không liên quan với các khoản mục thu nhập mà liên quan với bảng cân đối. Tiêu chuẩn về vốn là tiêu chuẩn được dùng cho các khoản đầu tư dự án viễn thông công ích cũng như cho việc kiểm soát toàn bộ khoản thu hồi trên vốn đầu tư.
* Bước 3: Giám sát, đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chuẩn
Trong bước này, một số câu hỏi phải được trả lời: Đo lường cái gì? Đo lường như thế nào?
Đo lường cái gì là một trong những lĩnh vực gây tranh luận trong khi thực hiện chức năng kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích. Nếu lựa chọn những gì để đo lường không phù hợp có thể sẽ tạo ra sự sai lệch của thông tin, dân đến mâu thuẫn giữa người thực thi kế hoạch và những chủ thể thực hiện chức năng kiểm soát. Tuy nhiên, đo lường như thế nào để đạt được mục tiêu cũng là một vấn đề trong kiểm soát tài chính dự án viễn thông công ích. Sử dụng các phương pháp khác nhau để đo lường cũng chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để kiểm soát. Sự kết hợp các phương pháp có thể tạo cơ hội cho các chủ thể kiểm soát thực hiện kiểm soát tốt hơn. Chính vì vậy, để đo lường hoạt động có hiệu quả cần chú ý:
- Việc đo lường cần được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm soát thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định.
- Dự báo những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng.
- Việc đo lường cần được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần số của sự đo lường có thể phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát.
* Bước 4: Đánh giá và điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và các kế hoạch
- Đánh giá hoạt động tài chính dự án: