MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN DOANH THU TIÊU
3.3. Biện pháp 3: Mở thêm tài khoản chi tiết và sổ chi tiết cho tài khoản 641 –Chi phí bán hàng và 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
v Lý do đưa ra biện pháp:
Hiện nay ở Công ty TK 641 và TK642 chỉ được xây dựng là tài khoản cấp 1.
Việc thiêt lập hệ thống như vậy sẽ có những mặt hạn chế sau:
Nhà quản lý sẽ khó khăn trong việc lập dự toán, phân bổ và điều chỉnh chi phí một cách chính xác từ đó gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như lãng phí, thất thoát, đầu tư kém hiệu quả...
Việc Công ty không mở chi tiết cho tài khoản 641 và 642 là không sai những sẽ khụng thuận lợi trong việc theo dừi. Nhà quản lý cũng như người ngoài đơn vị cũng chỉ hiểu khái quát về nội dung của 2 tài khoản chi phí này. Đặt biệt khi thực hiện kiểm toán phải mất nhiều thời gian để rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Vì vậy để khắc phục các hạn chế này Công ty nên mở các tài khoản chi tiết và sổ kế toán chi tiết cho tài khoản 641 và 642.
v Nội dung biện pháp:
Tài khoản 641 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
TK 6411: Chi phí nhaân vieân TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414: Chi phớ khaỏu hao TSCẹ TK 6415: Chi phí bảo hành
TK 6417: Chi phí dịch vụ thuê ngoài TK 6418: Chi phí khác bằng tiền Phương pháp hạch toán:
o Tính tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng
Có TK 334 – Phải trả cho nhân viên
o Trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng
Có TK 338 – Các khoản trích theo lương
o Xuất vật liệu cho đóng gói sản phẩm, hàng hoá, vật liệu để bảo quản kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá, sửa chữa TSCĐ, vật liệu dùng để sửa chữa, bảo quản sản phẩm.
Nợ TK 6412 – Chi phí nguyên vật liệu Có TK 152 – Giá trị NVL xuất dùng
o Trị giá công cụ dụng cụ tính vào chi phí bán hàng trong kỳ:
Nợ TK 6413 – Chi phí dụng cụ đồ dùng
Có TK 153 – Giá trị CCDC xuất dùng một lần
Có TK 1421 – Phân bổ CCDC xuất dùng nhiều lần o Tính khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng
Nợ TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214 – Giá trị TSCĐ hao mòn Đồng thời ghi Nợ TK 009
o Chi phí dịch vụ thuê ngoài: điện nước, sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ thuê ngoài
Có TK 111, 112, 331
o Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ thuê ngoài
Có TK 335 – Chi phí trích trước o Phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ thuê ngoài Có TK 1421 – Chi phí trả trước
• Chi phí bảo hành sản phẩm
+ Khi phát sinh chi phí sửa chữa sản phẩm:
Nợ TK 621, 622, 627 Có các TK liên quan + Cuoỏi kyứ keỏt chuyeồn
Nợ TK 154 – Bảo hành sản phẩm Có TK 621, 622, 627
+ Khi hoàn thành sửa chữa sản phẩm bảo hành giao khách hàng Nợ TK 6415 – Chi phí bảo hành
Có TK 154 – Chi phí bảo hành o Nếu trích trước chi phí bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 6415 – Chi phí bảo hành Có TK 335 – Chi phí trích trước o Các khoản làm giảm chi phí bán hàng:
Nợ TK 111, 112, 335
Có TK 641 – Chi phí bán hàng
o Cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641 – Chi phí bán hàng
o Đối với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 1422 – chi phí chờ kết chuyển.
Nợ TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển (Phân bổ kỳ sau) Có TK 641 – Chi phí bán hàng
o Sang kỳ kế toán sau khi có sản phẩm tiêu thụ Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển Đồng thời mở thêm các sổ kế toán cho TK 641 như sau:
Bảng kê chi tiết TK 6411, 6412, 6412, 6414, 6415, 6417, 6418
Bảng tổng hợp TK đối ứng của TK 6411, 6412, 6412, 6414, 6415, 6417, 6418 Tài khoản 642 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phớ khaỏu hao TSCẹ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí thuê ngoài TK 6428: Chi phí khác bằng tiền Phương pháp hạch toán:
o Tính tiền lương phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
Có TK 334 – Phải trả cho nhân viên
o Trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý DN
Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác o Xuất vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 6422 – Chi phí nguyên vật liệu
Có TK 152 – Giá trị NVL xuất dùng
o Trị giá công cụ dụng cụ tính vào chi phí QLDN trong kỳ:
Nợ TK 6423 – Chi phí dụng cụ đồ dùng
Có TK 153 – Giá trị CCDC xuất dùng một lần Có TK 1421 – Phân bổ CCDC xuất dùng nhiều lần o Tính khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận QLDN:
Nợ TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214 – Giá trị TSCĐ hao mòn Đồng thời ghi Nợ TK 009
o Chi phí dịch vụ thuê ngoài: điện nước, sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 6427 – Chi phí dịch vụ thuê ngoài
Có TK 111, 112, 331
o Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ thuê ngoài
Có TK 335 – Chi phí trích trước o Phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ thuê ngoài Có TK 1421 – Chi phí trả trước o Các khoản làm giảm chi phí QLDN:
Nợ TK 111, 112, 335
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp o Thuế môn bài, thuế nhà đất phải nộp:
Nợ TK 6426 – Chi phí dự phòng
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 138 – Dự phòng phải thu khó đòi o Lãi vay vốn chung cho SXKD
Nợ TK 6428 – Chi phí khác bằng tiền Có TK 111, 112, 335
o Cuối kỳ kết chuyển vào TK 911 để xác đinh kết quả kinh doanh Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Đồng thời mở thêm các sổ kế toán cho TK 641 như sau:
Bảng kê chi tiết TK 6411, 6412, 6412, 6414, 6415, 6417, 6418
Bảng tổng hợp TK đối ứng của TK 6411, 6412, 6412, 6414, 6415, 6417, 6418 v Hiệu quả biện pháp mang lại:
• Giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin kế toán một cách chính xác, chặt chẽ hơn. Từ đó giúp nhà quản lý hoạch định các chính sách và phân bổ các chi phí một cacùh hợp lý hơn.
• Việc xây dựng các tiểu khoản cho tài khoản 641 và 642 phù hợp với qui moõ cuỷa doanh nghieọp hieọn nay.
• Đối tượng bên ngoài khi được cung cấp thông tin cũng sẽ nắm bắt được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các chi phí bán hàng và chi phí quản lý một cỏch rừ ràng, cụ thể.