- Hóa đơn GTGT. - Phiếu thu. b) Sổ sách: - SCT 111,141. - SC 111,141. 2. Tài khoản sử dụng: - TK 141: Tạm ứng - TK 1111: Tiền mặt VNĐ
Lưu đồ 2.3: Thu tạm ứng
Người tạm ứng sau khi hoàn thành công việc được giao sẽ làm giấy thanh toán tạm ứng căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan. Sau đó chuyển giấy thanh toán tạm ứng cùng bộ chứng từ gốc cho kế toán thanh toán kiểm tra.Nếu số tiền tạm ứng nhiều hơn số tiền thực hiện công việc thì người tạm ứng phải hoàn trả lại số tiền thừa. Do đó, KTTT sau khi kiểm tra sẽ tiến hành nhập dữ liệu, in phiếu thu làm 3 liên rồi chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt.
Liên 1: chuyển cho kế toán thanh toán lưu theo số thứ tự.
Liên 2, 3 phiếu thu đã duyệt cùng giấy thanh toán tạm ứng và chứng từ gốc sẽ được chuyển cho thủ quỹ kiểm tra, thu tiền và ghi vào sổ quỹ. Sau đó liên 2 phiếu thu được đưa lại cho người tạm ứng để xác nhận là đã hoàn ứng.
Cuối ngày sẽ chuyển phiếu thu liên 3 cùng giấy thanh toán tạm ứng, chứng từ gốc về lại cho KTTT.KTTT sẽ tiến hành cập nhật vào phần mềm.Chương trình sẽ xử lý số liệu vào các sổ sách liên quan và lưu trữ dữ liệu.sau đó toàn bộ chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp dựa vào dữ liệu được truyền cùng với chứng từ nhận được, tiến hành đối chiếu, khóa sổ cuối kỳ, in ra SC111, 141. Sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán thanh toán lưu theo số thứ tự.
4. Trình tự hạch toán: ( số liệu minh họa tháng 12/2013)
Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt số 00000006 ngày 03/12/2013, thu hồi tạm ứng thừa của Trần Vĩnh Thủy.
Nợ 1111: 100.000 Có 141_06: 100.000
Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt số 00000030 ngày 31/12/2013, thu hồi tạm ứng thừa của Lê Văn Hồng.
Nợ 1111: 2.000.000 Có 141_52: 2.000.000
TK 1111 TK 141 15.599.900
6. Chứng từ, sổ sách minh họa:
7. Nhận xét:
Công ty đã hạch toán chi tiết khoản tạm ứng cho từng đối tượng. Công ty đã thực hiện thủ tục hoàn ứng khá chặt chẽ: phiếu đề nghị tạm ứng, các hóa đơn liên quan, giấy thanh toán tạm ứng. Trong tháng 12/2013, hoàn ứng của công ty tương đối lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền tại công ty.
Kế toán giảm tiền mặt:
(1) Chi mua các yếu tố đầu vào:
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:a) Chứng từ: a) Chứng từ: - Hóa đơn GTGT. - Phiếu chi. - Các chứng từ liên quan. b) Sổ sách: