3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
• Giải thích:
Dựa vào nhu cầu sử dụng tiền mặt tại công ty, kế toán thanh toán lập giấy đề nghị rút tiền và đưa cho kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.Giấy đề nghị rút tiền đã duyệt được chuyển lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ này tiến hành viết séc rút tiền và chuyển cho kế toán trường, giám đốc ký duyệt.
Giấy đề nghị rút tiền và séc rút tiền đã duyệt đưa cho thủ quỹ đem tới ngân hàng rút tiền. Tại Ngân Hàng sẽ tiến hành xét duyệt, chi tiền và lập giấy báo nợ đồng thời lưu séc rút tiền theo số.
Sau khi nhận được giấy báo nợ và giấy đề nghị rút tiền từ Ngân Hàng chuyển về, kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu, in phiếu thu làm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt. Sau khi ký duyệt, phiếu thu liên 1 sẽ được lưu trữ tại đây theo số, phiếu thu liên 2 đã duyệt cùng toàn bộ chứng từ sẽ được chuyển sang cho thủ quỹ để kiểm tra, thu tiền và ghi vào sổ quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ chuyển lại phiếu thu và giấy báo nợ cho KTTT để KTTT cập nhật vào phần mềm. Chương trình xử lý nghiệp vụ tăng tiền mặt và giảm Tiền gửi ngân hàng, cập nhật dữ liệu vào sổ sách liên quan. Sau đó toàn bộ chứng từ được chuyển cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp dựa vào dữ liệu được truyền cùng với chứng từ nhận được, tiến hành đối chiếu, khóa sổ cuối kỳ, in SC tiền mặt. Sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán thanh toán lưu theo số thứ tự.
4. Trình tự hạch toán: ( số liệu minh họa tháng 12/2013)
Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt số 00000001và chứng từ giao dịch ngân hàng Vietcombank ngày 02/12/2013, Lê Xuân Ngọc Nữ rút TGNH nhập quỹ TM.
Nợ 1111: 2.400.000 Có 1121: 2.400.000
Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt số 00000029 và chứng từ giao dịch ngân hàng Vietcombank ngày 26/12/2013, Lê Xuân Ngọc Nữ rút TGNH nhập quỹ TM
Nợ 1111: 300.000.000 Có 1121: 300.000.000
5. Sơ đồ hạch toán:TK 1111 TK 1111 TK 1121 6.400.000.000 6. Chứng từ, sổ sách minh họa: 7. Nhận xét:
Quy trình rút TGNH nhập quỹ tiền mặt đã tuân thủ tương đối chặt chẽ với việc căn cứ vào chứng từ của ngân hàng là giấy báo nợ để tiến hành ghi sổ và kế toán trước khi tiến hành giao dịch rút tiền ở ngân hàng thì cũng đã thông qua quyết định rút tiền của giám đốc được thể hiện trên giấy đề nghị rút tiền được duyệt, để khi truy cứu trách nhiệm của các bên sẽ có cơ sở để xem xét. Trong tháng 12/2013, công ty chỉ rút TGNH VNĐ tại ngân hàng Vietcombank.
(3) Thu tiền tạm ứng:
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
a) Chứng từ: