Các giải pháp tác động hoạt động mua và quản lý kho

1.3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUNG ỨNG THUỐC BỆNH VIỆN

1.3.2. Các giải pháp tác động hoạt động mua và quản lý kho

1.3.2.1. Các giải pháp tác động lên hoạt động đấu thầu

Các tiêu chí về thực hành mua thuốc tốt trong bệnh viện đã được Tổ chức Y tế thế giới và ngân hàng thế giới thông qua năm 1999 gồm 4 nội dung chính [29].

+ Quản lý rừ ràng và hiệu quả

Phân chia chức năng và trách nhiệm mua thuốc (lựa chọn, xác định số lượng, xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, lựa chọn nhà cung cấp, chấm thầu) cho các tổ chức và cá nhân khác nhau tránh để một cá nhân tham gia vào tất cả các khâu.

Chấm thầu và thực hiện các hợp đồng mua thuốc cần tuân thủ theo các qui định được văn bản hoá, thường xuyên có báo cáo cho cơ quan quản lý cao hơn và có kiểm tra từ các cơ quan kiểm toán bên ngoài.

+ Lựa chọn và xác định số lượng thuốc

Việc đấu thầu phải căn cứ vào danh mục thuốc bệnh viện, sử dụng tên gốc, những thuốc mua ngoài danh mục phải được hội đồng thuốc thông qua. Thuốc lựa chọn cần đảm bảo tính an toàn, hiệu quả, có dạng bào chế và qui cách đóng gói phù hợp. Các phương pháp định lượng xác định về tình hình bệnh tật và tuân thủ các hướng dẫn điều trị chuẩn hoặc dựa theo phương pháp tiêu thụ hàng hoá cũng sẽ được áp dụng để xác định số lượng đấu thầu. Sử dụng phân tích VEN để xác định những thuốc cần thiết nhất, đặc biệt khi bệnh viện không đủ ngân sách để mua tất cả các thuốc cần có.

+ Vấn đề tài chính và tính cạnh tranh

Mua thuốc với số lượng lớn, nếu có thể, để tận dụng tối đa giá trị của đồng tiền, những bệnh viện nhỏ có thể phối hợp với nhau để đề nghị cùng mua thuốc với số lượng lớn. Thống nhất qui trình mua thuốc định kỳ và các tiêu chí khi mua thuốc khẩn cấp. Chỉ mua thuốc của nhà cung cấp đã có hợp đồng mua thuốc với bệnh viện vì đó là những thuốc đã được đánh giá qua quá trình đấu thầu.

+ Lựa chọn nhà cung cấp và đảm bảo chất lượng

26

Chỉ mua thuốc đã có số đăng ký của những nhà cung cấp và nhà sản xuất dược phẩm uy tín, đạt tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc. Chất lượng của các nhà cung cấp được đánh giá thông qua các cơ quan quản lý dược quốc gia và có những văn bản xác nhận phù hợp.

Luật pháp của hầu hết các nước đều đưa qui định mua thuốc trong các cơ sở y tế công thông qua đấu thầu như một phương pháp đảm bảo tính cạnh tranh trong cung ứng. Một số quốc gia như El Salvador đã chứng minh được hiệu quả khi phát huy tốt hoạt động đấu thầu, Bộ Y tế nước này đã phát triển hệ thống cung ứng thuốc dựa trên đấu thầu quốc gia theo danh mục thuốc thiết yếu để áp dụng cho 30 bệnh viện và 362 cơ sở y tế công, kết quả đã làm giảm giá thuốc trung bình lên tới 45% [69].

Xác định số lượng là khâu quan trọng trong hoạt động mua thuốc, mục tiêu chính của xác định số lượng hợp lý là tạo sự cân bằng chi phí - hiệu quả giữa mức độ phục vụ và chi phí tồn kho [69], nó đòi hỏi phải trả lời câu hỏi số lượng sản phẩm dự kiến là bao nhiêu cho mỗi đợt mua sắm. Nói một cách khác, xác định số lượng không chỉ xác định về lượng của mỗi mặt hàng mà còn phải xác định yếu tố liên quan đến vấn đề tài chính của mặt hàng đó, cần phải ước tính tuỳ thuộc vào từng điều kiện cụ thể dựa trên các phân tích kết hợp nhiều yếu tố như sự sẵn có về tài chính, nguồn nhân lực, hệ thống kho, dự báo nhu cầu điều trị,… Có nhiều phương pháp để xác định số lượng mua, tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp nào phải dựa trên nguồn lực và những thông tin sẵn có. Theo MSH đưa ra 04 phương pháp [69]:

+ Phương pháp dựa trên mô hình bệnh tật (Morbidity method): Ước tính số lượng thuốc cần mua dựa trên tình hình bệnh tật và các phác đồ điều trị được áp dụng.

Ở phương pháp này số lượng kế hoạch được căn cứ trực tiếp từ mô hình bệnh tật, các phương pháp điều trị được lựa chọn và số lượng thuốc sẵn có từ đó ước tính kinh phí cần sử dụng (dựa trên đơn giá tại thời điểm xây dựng kế hoạch).

27

+ Phương pháp tiêu thụ ngoại suy (Proxy consumption method): Dựa trên dữ liệu về bệnh tật, thuốc tiêu thụ, nhu cầu và thực tế sử dụng của hệ thống cung ứng tương tự đã thực hiện để ngoại suy ra số lượng cần mua.

+ Phương pháp căn cứ theo mức độ phục vụ và yêu cầu kinh phí (Service- level projection of budget requirements): Dựa trên chi phí thuốc bình quân theo đầu người hoặc theo ngày của hệ thống y tế khác để ước lượng chi phí cho mục tiêu của mình. Phương pháp này không xác định được số lượng riêng của từng sản phẩm.

+ Phương pháp tiêu thụ hàng hoá (consumption method): số lượng được xác định dựa trên số liệu tiêu thụ kỳ trước, sau khi đã điều chỉnh tồn kho và dự báo sử dụng kỳ tới.

Để tính toán lượng đặt hàng trong các chu kỳ, MSH đưa ra hai nhóm phương pháp bao gồm phương pháp tiêu chuẩn và phương pháp tính toán hiện đại.

Để nâng cao chất lượng mua thuốc trong bệnh viện, ngoài việc xây dựng qui trình mua khoa học, chặt chẽ từ khâu xác định kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, lựa chọn thuốc trúng thầu, tiến hành mua và thanh quyết toán cần có sự phối hợp chặt chẽ với trách nhiệm cao giữa các bộ phận liên quan như hội đồng thuốc, các khoa lâm sàng, khoa Dược, các nhà dược lý lâm sàng. Một can thiệp cung ứng thuốc bệnh viện trên cơ sở kết hợp các bộ phận liên quan đã được thực hiện tại Serbia, trong đó các nguyên tắc về thực hành tốt được đưa ra như thực hiện chính sách thuốc thiết yếu, thuốc generic, thuốc gốc, các thảo luận y học bằng chứng và vấn đề kinh tế Dược được xem xét. Kết quả đã tiết kiệm được 17,2%

so với đấu thầu giá tối thiểu cũng như giá thị trường tự do [65].

Đấu thầu thuốc là công việc tốn nhiều nguồn lực, thời gian và nhiều nguy cơ [65]. Nhiều nghiên cứu cho rằng việc mua sắm gộp có thể tiết kiệm đáng kể ngân sách mua thuốc. Nhằm tiết kiệm và hiệu quả nhiều nhóm mua sắm ở các quốc gia Kenya [43], Uganda [43], Anh [77], Togo [40], Ấn Độ [44] và Thái Lan [81] đã được thành lập.

28

Tại Việt Nam, để tăng cường công tác cung ứng thuốc cho bệnh viện, nhiều văn bản pháp qui đã được ban hành như thông tư 08/1997/TT-BYT về tăng cường hoạt động của Hội đồng thuốc và điều trị, chỉ thị số 05/2004/CT-BYT về chấn chỉnh công tác cung ứng và sử dụng thuốc trong bệnh viện, quyết định 04/2008/QĐ-BYT về quy chế kê đơn thuốc trong điều trị ngoại trú, thông tư 22/2011/TT-BYT về qui định tổ chức và hoạt động của khoa Dược bệnh viện, thông tư 23/2011/TT-BYT về hướng dẫn sử dụng thuốc trong các cơ sở y tế có giường bệnh, thông tư 31/2011/TT-BYT về ban hành danh mục thuốc chủ yếu sử dụng tại các cơ sở khám chữa bệnh… Đặc biệt nhằm quản lý tốt hoạt động mua thuốc tại các bệnh viện, thông tư liên tịch Bộ Y tế - Bộ Tài chính được ban hành lần đầu năm 2005 sau đó được thay thế bằng thông tư 10/2007/TTLT-BYT- BTC năm 2007 và gần đây nhất là thông tư 01/2012/TTLT-BYT-BTC năm 2012 [11], [12], [13]. Thông tư đã hướng dẫn ngày càng chi tiết hoạt động đấu thầu thuốc tại các cơ sở y tế, mẫu hồ sơ mời thầu và các thông tin liên quan đến sản phẩm được công khai tạo điều kiện thực hiện thống nhất trong các cơ sở y tế đồng thời nâng cao tính cạnh tranh, tính minh bạch trong đấu thầu mua thuốc tại các bệnh viện.

1.3.2.2. Các giải pháp tác động lên hoạt động mua và quản lý tồn kho Mua và quản lý tồn kho là 2 hoạt động nằm trong chu trình cung ứng thuốc có liên quan mật thiết tới các khâu khác của chu trình đồng thời có quan hệ khăng khít với nhau. Số lượng mua lớn, cấp phát chậm sẽ dẫn đến tồn kho nhiều làm tăng chi phí tồn kho, ngược lại, nếu mua với số lượng ít gây thiếu thuốc, ảnh hưởng tới kết quả điều trị. Để xác định số lượng mua hợp lý MSH đưa ra 02 nhóm phương pháp là phương pháp tiêu chuẩn (dựa trên lượng tồn kho lớn nhất, nhỏ nhất hoặc dựa trên sự tiêu thụ) và phương pháp tính toán hiện đại (theo đại lượng EOQ, EOI) [69].

Tại Việt Nam, các bệnh viện mua thuốc dựa theo kết quả đấu thầu đã được phê duyệt, thông thường thuốc được mua hàng tháng căn cứ vào số lượng xuất,

29

nhập, tồn và được nhập vào kho chính trước khi điều chuyển cho các kho cấp phát lẻ [22].

Để quản lý kho hiệu quả, các nước đều sử dụng hệ thống kiểm soát tồn kho điện tử, phần mềm máy tính sẽ trợ giúp các công việc quản lý kho và cấp phát, điều này theo một nghiên cứu can thiệp của Moniz là làm giảm tỷ lệ sai sót trong kê đơn [67]. Một nghiên cứu can thiệp khác của Murphy dựa trên xác định các loại chi phí sau đó sử dụng phần mềm phân loại ABC các thuốc đã sử dụng năm trước và tồn kho. Tính số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) cho nhóm A trong khi nhóm B, C được mua dựa trên nền tảng phân tích min/max. Nhóm A được máy tính duy trì đặt hàng hàng tuần và danh sách nhóm B, C dưới số lượng tối thiểu được cũng được in ra, kết quả hiệu quả quản lý tồn kho tăng 50% [68].

Tương tự một nghiên cứu tổng hợp phân tích kinh tế quản lý tồn kho thuốc ở Ấn Độ với mục tiêu kiểm soát tốt hơn thuốc nhóm V, E, N dựa trên phân tích ABC- VED và số lượng đặt hàng kinh tế được thực hiện năm 2010-2011 nhằm so sánh chi phí đã được liệt kê với chi phí thực tế từ đó dự đoán nhu cầu cho những năm tiếp theo [61].

Để đánh giá mức độ chính xác của tồn kho người ta có thể dùng công cụ IMAT (Inventory Management Assessment Tool). Theo một nghiên cứu ở Senegal được thực hiện trên 4 quận, những người quản lý được huấn luyện sử dụng IMAT, những người giám sát đánh giá kết quả để đưa ra các chiến lược cải thiện quản lý kho [98].

1.4. VÀI NÉT VỀ BỆNH VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI 108