Do đặc thự là bệnh viện Quõn đội, hai đối tượng bệnh nhõn chớnh bệnh viện thu dung và điều trị là bộ đội và bảo hiểm y tế. Để quản lý, cấp phỏt và thanh quyết toỏn thuốc sử dụng cho hai đối tượng bệnh nhõn này nhiều bệnh viện Quõn đội như Viện 103, Viện 175, Viện y học cổ truyền Quõn đội, … sử dụng hệ thống kho riờng. Việc sử dụng kho riờng cú ưu điểm là dễ quản lý, tỏch biệt rừ ràng được hai nguồn thuốc theo đối tượng tương ứng, cỏc chỉ số quản lý kho như xuất, nhập, tồn, thẻ kho, … phục vụ cho cỏc nhà quản lý luụn sẵn cú theo từng kho phục vụ tốt cho việc phõn tớch cỏc số liệu về sử dụng thuốc cho từng đối tượng bộ đội, bảo hiểm y tế.
Tuy nhiờn, phương phỏp này cú nhược điểm là phải bố trớ mặt bằng riờng cho 02 kho này, nhõn lực cần để vận hành 02 kho cũng tăng, cỏc khoa lõm sàng khi lĩnh thuốc phải lĩnh riờng ở 02 kho. Trong thực tế, mặc dự là hai đối tượng bệnh nhõn khỏc nhau, nhưng lại cú số cỏc biệt dược sử dụng chung rất lớn. Nếu quản lý riờng ở 02 kho sẽ cú hiện tượng cựng một loại biệt dược nhưng được bảo quản ở 2 vị trớ khỏc nhau và cú 2 bảo quản viờn khỏc nhau cựng quản lý.
Bệnh viện Trung ương Quõn đội 108 sử dụng chỉ một hệ thống kho để quản lý thuốc chung cho bệnh nhõn bộ đội và bảo hiểm y tế. Điều này, khụng gặp phải những nhược điểm nờu trờn nhưng đồng thời cũng khụng thực hiện
113
được cỏc nội dung mà phần ưu điểm của quản lý kho tỏch riờng cú được, đặc biệt là khú thực hiện qui định của Cục Quõn y và bảo hiểm y tế về quản lý kho và thanh quyết toỏn.
Trong điều kiện chưa bố trớ được mặt bằng riờng cho hai kho, với điều kiện cỏn bộ nhõn viờn hiện cú, giải phỏp quản lý tỏch kho bằng hệ thống phần mềm mỏy tớnh đó được đề cập đến và được Bệnh viện ỏp dụng. Can thiệp đó đề xuất giải phỏp sử dụng phần mềm để quản lý riờng hai đối tượng bệnh nhõn và được sự hỗ trợ của bộ phận cụng nghệ thụng tin thực hiện. Mục tiờu của can thiệp là xõy dựng một hệ thống phần mềm với hai kho riờng biệt, nguồn nhập và nguồn xuất tỏch riờng theo đối tượng. Phần tồn kho tại mọi thời điểm được phần mềm ghi lại theo cỏc đối tượng tuy nhiờn, trờn thực tế sổ sỏch của thủ kho thuốc được quản lý chung.
Kết quả khi ỏp dụng phần mềm quản lý mới đó giữ lại được cỏc ưu điểm của phương phỏp quản lý kho cũ, đồng thời thực hiện được cỏc nội dung đề ra theo yờu cầu quản lý tỏch riờng kho.
Cỏc số liệu quản lý riờng của 2 đối tượng bệnh nhõn đó được tỏch biệt rừ ràng từ khõu đầu tiờn là nguồn nhập tới khõu cuối cựng là thanh quyết toỏn. Tuy nhiờn, trong thực tế sẽ cú thời điểm cú những biệt dược nằm trong danh mục sử dụng của cả đối tượng bộ đội và bảo hiểm y tế, nhưng lượng tồn kho chỉ cũn ở kho bộ đội hoặc bảo hiểm, điều đú trỏi với đối tượng bệnh nhõn đang cú nhu cầu sử dụng. Lỳc này, phần mềm sẽ tự động điều chuyển giữa hai kho (nếu quản lý bằng 2 hệ thống kho riờng, sẽ phải cú phiếu điều chuyển nội bộ) để cú thể xuất thuốc cho bệnh nhõn cú đang cú nhu cầu sử dụng. Việc điều chuyển này thống kờ và thủ kho khú kiểm soỏt vỡ khụng cú phiếu điều chuyển thực tế tại thời điểm điều chuyển, đú là điểm khỏc biệt so với quản lý bằng 2 hệ thống kho riờng. Điều này nếu khụng được kiểm soỏt thường xuyờn sẽ dẫn đến dự trự khụng phự hợp với thực tế (vớ dụ cựng một sản phẩm kho bộ đội hết hàng, kho bảo hiểm cũn tồn nhưng khi dự trự lại dự trự cho kho bảo hiểm gõy lờn tỡnh trạng kho bảo hiểm tồn hàng nhiều hơn trong khi kho bộ đội vẫn hết hàng) dẫn đến hậu quả là lượng
114
hàng phải điều chuyển giữa cỏc kho quỏ lớn gõy mất cõn đối so với kinh phớ của từng đối tượng.
Đõy cũng chớnh là nhược điểm của phương phỏp quản lý này, nú đũi hỏi phải kiểm soỏt kỹ số liệu tồn, số liệu đó sử dụng thuốc theo từng kho để cú thể dự trự mua thuốc theo đỳng đối tượng, trỏnh điều chuyển kho với số lượng lớn làm giảm hiệu quả quản lý kho.