Sau khi kết quả đấu thầu được phờ duyệt, giai đoạn tiếp theo là đặt mua thuốc để phục vụ nhu cầu của bệnh viện. Tuy nhiờn, kết quả đấu thầu là số lượng
111
thuốc dự kiến sử dụng cho cả năm và với số lượng lớn chủng loại thuốc tại bệnh viện (khoảng 1.200 tờn thương mại), đũi hỏi Bệnh viện cần cú kế hoạch đặt mua hợp lý vừa đảm bảo đủ thuốc phục vụ cấp cứu, điều trị và dự trữ đồng thời chi phớ tồn kho phải nhỏ nhất, phự hợp với diện tớch kho vốn cú hạn tại Bệnh viện.
Theo tổ chức MSH, quản lý tồn trữ đúng vai trũ là trỏi tim của chu trỡnh cung ứng thuốc, nú khụng đơn giản chỉ là hành động đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, cấp phỏt và đặt hàng lại. Nếu quản lý tồn trữ kộm sẽ dẫn tới lóng phớ kinh phớ, thất thoỏt thuốc và làm giảm chất lượng chăm súc bệnh nhõn [69]. Tổ chức này cũng đưa ra cỏc chỉ tiờu nhằm đỏnh giỏ hoạt động tồn trữ như: sự luõn chuyển tồn kho, hao hụt tồn kho, tỷ lệ hao phớ, chi phớ tồn kho trung bỡnh. Do vậy, trước khi đặt hàng cần phải cõn nhắc kỹ tới cỏc yếu tố trờn. Thụng thường, khi đặt hàng tuỳ thuộc vào kinh phớ hiện cú, giỏ sản phẩm và mức tiờu thụ trung bỡnh, bệnh viện cú thể đặt hàng đủ để sử dụng cho 1 thỏng, 3 thỏng hay nhiều hơn tuỳ chủng loại.
Trước can thiệp, Bệnh viện đó tớnh toỏn cỏc yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng, xỏc định số lượng hàng cần đặt, tuy nhiờn, điều đú mới chỉ mang tớnh ước lượng, chưa dựa theo cỏc phương phỏp tớnh toỏn khoa học. Nghiờn cứu đó sử dụng phương phỏp tớnh toỏn lượng đặt hàng dựa theo lượng tồn kho lớn nhất, nhỏ nhất của MSH để can thiệp vào khõu xõy dựng kế hoạch đặt hàng. Kết quả nghiờn cứu trờn 150 biệt dược thường sử dụng tại Bệnh viện cho thấy hoàn toàn cú thể ỏp dụng cụng thức tớnh toỏn để đặt hàng, tuy nhiờn, cần cú sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý vỡ việc tớnh toỏn theo cụng thức cho từng mặt hàng sẽ tốn nhiều thời gian, sẽ gõy rối bận trong hoạt động mua thuốc tại bệnh viện.
Nếu như trước can thiệp tỷ lệ sử dụng vượt kế hoạch ban đầu là 31,8% và sử dụng khụng hết số lượng kế hoạch là 68,2% trong đú tỷ lệ cỏc khoản vượt số lượng kế hoạch và sử dụng khụng hết số lượng với tỷ lệ trờn 20% khỏ cao tương ứng là 10,1% và 24,1%. Điều này cú nghĩa là cũn cú những khoản sử dụng nhiều cần đặt hàng sớm hơn chu kỳ, tiềm ẩn nguy cơ cú thể hết hàng trong kho và việc điều trị cho bệnh nhõn bị dỏn đoạn, đồng thời cú những khoản cũn tồn kho lớn
112
gõy tăng chi phớ bảo quản, gõy nguy cơ ứ đọng hàng trong kho dẫn đến tốc độ luõn chuyển giảm.
Sau can thiệp, tỷ lệ số khoản sử dụng kộm số lượng tăng lờn 90,4%, số khoản sử dụng vượt kế hoạch giảm xuống cũn 9,6%. Đặc biệt, số khoản sử dụng vượt kế hoạch với tỷ lệ trờn 20% giảm, chỉ cũn 4,0% và số khoản sử dụng chưa hết kế hoạch dưới 20% chiếm tỷ lệ lớn, ngược lại, số khoản sử dụng chưa hết kế hoạch trờn 40% giảm từ 13,7% xuống cũn 4,8%. Như vậy, đa phần cỏc khoản được can thiệp đó làm tăng tớnh sẵn cú của thuốc với tỷ lệ cỏc khoản cú chờnh lệch số lượng đặt hàng và thực tế sử dụng lớn hơn SMIN là 57,4% và nằm trong khoảng (SS; SMIN) là 22,7%.