Chương 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.3. Một số can thiệp lên hoạt động mua và quản lý kho
2.2.3.1. Can thiệp lên xây dựng số lượng kế hoạch đấu thầu thuốc Bước 1: Khảo sát số lượng kế hoạch đấu thầu và thực tế thực hiện các mặt hàng thuốc năm 2010, lựa chọn 30 hoạt chất (phụ lục 2) theo tiêu chí:
- Có đầy đủ các nhóm thuốc V, E, N (10 hoạt chất mỗi nhóm);
- Số lượng sử dụng thực tế có sai khác nhiều so với kế hoạch;
- Được sử dụng để điều trị các mặt bệnh khác nhau tại Bệnh viện.
Bước 2: Năm 2011, tư vấn cho hội đồng đấu thầu thuốc, lãnh đạo khoa Dược, tổ chuyên gia xây dựng kế hoạch đấu thầu tại Bệnh viện áp dụng công thức tính toán số lượng kế hoạch theo cơ quan khoa học vì sức khoẻ hoa kỳ (MSH) để xác định số lượng kế hoạch năm 2012 đối với 30 hoạt chất đã nêu tại bước 1.
Công thức tính số lượng kế hoạch (QA) [69]:
CA = CT ÷ [RM-(DOS÷30,5)]
SS = CA x LT
Qo = CA x (LT+PP) + SS – (S1 + So) QA = Qo + (Qo x AL)
Trong đó:
CA: lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng, đã điều chỉnh tồn kho
40 CT: số lượng tiêu thụ giai đoạn trước
RM: số tháng tiêu thụ giai đoạn trước (tính nhu cầu sử dụng thuốc cho 01 năm nên RM = 12)
DOS: số ngày hết hàng trong kỳ trước Qo: số lượng kế hoạch trước hiệu chỉnh QA: số lượng kế hoạch sau hiệu chỉnh SS: số lượng tồn kho an toàn
LT: thời gian giao hàng trung bình (tháng) (tính từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng)
PP: giai đoạn mua sắm (kế hoạch mua sắm cho 01 năm nên PP = 12) S1: tồn kho thực tế (kiểm kê)
So: tồn kho trên các đơn hàng.
AL: điều chỉnh do hư hao (thực tế tại bệnh viện AL = 0%, do đó QA là số liệu làm tròn từ Qo).
Sau khi tính toán được số lượng đặt hàng cho 30 hoạt chất, kết quả được sử dụng để xây dựng kế hoạch thầu năm kế tiếp. Phối hợp với bộ phận đặt hàng, thống kờ của khoa Dược theo dừi sử dụng của cỏc hoạt chất trờn trong thời gian nghiên cứu.
Bước 3: So sánh tỷ lệ sai lệch giữa thực tế thực hiện và kế hoạch ban đầu trước và sau can thiệp.
2.2.3.2. Can thiệp lên xây dựng tiêu chí chấm thầu
Bước 1: Khảo sát các tiêu chí chấm thầu đã được nêu trong hồ sơ mời thầu năm 2010. Thảo luận với các chuyên gia xây dựng hồ sơ mời thầu, lãnh đạo khoa Dược về ưu nhược điểm của các tiêu chí chấm thầu trên theo các nội dung thời gian, nhân lực, chất lượng thuốc trúng thầu, uy tín nhà thầu…
41
Bước 2: Đề xuất với tổ chuyên gia, lãnh đạo khoa Dược, hội đồng đấu thầu thuốc Bệnh viện xây dựng tiêu chí chấm thầu theo hướng định lượng, ứng dụng tin học để chấm thầu trên cơ sở tham khảo các qui định pháp luật liên quan, nhu cầu sử dụng thuốc và đặc điểm tình hình của Bệnh viện.
Bước 3: Áp dụng các tiêu chí chấm thầu mới vào hoạt động đấu thầu năm 2011 tại Bệnh viện.
Bước 4: Đánh giá các kết quả đạt được khi áp dụng các tiêu chí chấm thầu mới.
2.2.3.3. Can thiệp lên xây dựng kế hoạch đặt hàng
Bước 1: Khảo sát các đơn đặt hàng và thực tế sử dụng các loại thuốc tại Bệnh viện trong giai đoạn từ tháng 7 đến tháng 12 năm 2010. Lựa chọn 150 biệt dược có kế hoạch đặt hàng theo tháng (phụ lục 3), sử dụng nhiều tại Bệnh viện, tính toán số lượng đặt hàng và thực tế sử dụng.
Bước 2: Thông báo kết quả với lãnh đạo khoa Dược, bộ phận dự trù thuốc khoa Dược, đề xuất áp dụng công thức theo gợi ý của MSH để xác định số lượng thuốc cần mua hàng tháng dựa trên thực tế sử dụng của 150 biệt dược được lựa chọn ở bước 1.
Bước 3: Đặt hàng theo số lượng tính toán, kết quả được ghi nhận và xử lý trong sáu đợt đặt hàng liên tiếp, để tạo sự tương đồng với trước can thiệp về thời gian, lựa chọn can thiệp lên kế hoạch đặt hàng trong thời gian từ tháng 7 đến tháng 12 năm 2011.
Công thức tính số lượng đặt hàng (Qo) [69].
Qo = (SMAX + SB) – (S1 + So) SMIN = (TL x CA) + SS SMAX = SMIN + (PP x CA) Trong đó:
SB: lượng thiếu hụt kỳ trước
42
CA: lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng, đã điều chỉnh tồn kho SMIN: lượng tồn kho nhỏ nhất
SMAX: lượng tồn kho lớn nhất
PP: giai đoạn mua sắm (kế hoạch mua hàng tháng nên PP = 1) S1: tồn kho thực tế (hiệu giữa số lượng đặt hàng và thực tế sử dụng) So: tồn kho trên các đơn hàng (số lượng đã đặt hàng nhưng chưa giao).
LT: thời gian giao hàng trung bình (tháng) (tính từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng). Chọn thời gian giao hàng trong vòng 7 ngày.
Bước 4: So sánh, đánh giá với trước can thiệp.
2.2.3.4. Can thiệp quản lý kho theo đối tượng
Bước 1: Khảo sát các hoạt động xuất, nhập, tồn kho tại khoa Dược từ năm 2010 trở về trước, tìm hiểu phần mềm quản lý Dược tại Bệnh viện năm 2010.
Trao đổi với lãnh đạo khoa Dược, bộ phận thống kê về ưu, nhược điểm của phần mềm, các yêu cầu cần quản lý theo qui định của Cục Quân y, bảo hiểm y tế.
Bước 2: Áp dụng giải pháp sửa phần mềm quản lý Dược theo hướng quản lý tách riêng hai kho bộ đội và bảo hiểm y tế. Đánh giá các kết quả đạt được.