Bước 1: Khảo sỏt số lượng kế hoạch đấu thầu và thực tế thực hiện cỏc mặt hàng thuốc năm 2010, lựa chọn 30 hoạt chất (phụ lục 2) theo tiờu chớ:
- Cú đầy đủ cỏc nhúm thuốc V, E, N (10 hoạt chất mỗi nhúm);
- Số lượng sử dụng thực tế cú sai khỏc nhiều so với kế hoạch;
- Được sử dụng để điều trị cỏc mặt bệnh khỏc nhau tại Bệnh viện.
Bước 2: Năm 2011, tư vấn cho hội đồng đấu thầu thuốc, lónh đạo khoa Dược, tổ chuyờn gia xõy dựng kế hoạch đấu thầu tại Bệnh viện ỏp dụng cụng thức tớnh toỏn số lượng kế hoạch theo cơ quan khoa học vỡ sức khoẻ hoa kỳ (MSH) để xỏc định số lượng kế hoạch năm 2012 đối với 30 hoạt chất đó nờu tại bước 1. Cụng thức tớnh số lượng kế hoạch (QA) [69]: CA = CT ữ [RM-(DOSữ30,5)] SS = CA x LT Qo = CA x (LT+PP) + SS – (S1 + So) QA = Qo + (Qo x AL) Trong đú:
40 CT: số lượng tiờu thụ giai đoạn trước
RM: số thỏng tiờu thụ giai đoạn trước (tớnh nhu cầu sử dụng thuốc cho 01 năm nờn RM = 12)
DOS: số ngày hết hàng trong kỳ trước Qo: số lượng kế hoạch trước hiệu chỉnh QA: số lượng kế hoạch sau hiệu chỉnh SS: số lượng tồn kho an toàn
LT: thời gian giao hàng trung bỡnh (thỏng) (tớnh từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng)
PP: giai đoạn mua sắm (kế hoạch mua sắm cho 01 năm nờn PP = 12) S1: tồn kho thực tế (kiểm kờ)
So: tồn kho trờn cỏc đơn hàng.
AL: điều chỉnh do hư hao (thực tế tại bệnh viện AL = 0%, do đú QA là số liệu làm trũn từ Qo).
Sau khi tớnh toỏn được số lượng đặt hàng cho 30 hoạt chất, kết quả được sử dụng để xõy dựng kế hoạch thầu năm kế tiếp. Phối hợp với bộ phận đặt hàng, thống kờ của khoa Dược theo dừi sử dụng của cỏc hoạt chất trờn trong thời gian nghiờn cứu.
Bước 3: So sỏnh tỷ lệ sai lệch giữa thực tế thực hiện và kế hoạch ban đầu trước và sau can thiệp.