Quy trình cung ứng thuốc bệnh viện gồm 4 bước lựa chọn, mua sắm, cấp phát và sử dụng [29], [69]. Mỗi bước trong quy trình có quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau và có vai trò hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động cung ứng. Trong mỗi bước thông thường lại có nhiều hoạt động với sự tham gia của nhiều cá nhân, tổ chức trong bệnh viện, điều này đòi hỏi cần phải có sự thống nhất cao trong mỗi hoạt động thì chu trình mới được vận hành tốt. Quy trình cung ứng kém sẽ dẫn đến việc sử dụng thuốc không hiệu quả, đó là nguyên nhân gây tăng đáng kể chi phí cho người bệnh trong bối cảnh các nguồn lực ngày càng trở lên khan hiếm. Tình trạng lãng phí về nguồn lực này có thể khắc phục hoặc giảm thiểu nếu áp dụng một số nguyên tắc đơn giản trong quản lý và sử dụng thuốc [69].
Các nhà lãnh đạo bệnh viện, hội đồng thuốc và điều trị, dược sĩ và bác sĩ đều hiểu rằng sử dụng thuốc hợp lý là phải đáp ứng được yêu cầu lâm sàng của người bệnh ở liều thích hợp trên từng cá thể người bệnh. Thuốc phải đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, khả năng cung ứng và có giá cả phù hợp. Nói cách khác là cần đảm bảo cho người bệnh được hưởng chế độ chăm sóc tốt nhất với chi phí phù hợp thông qua việc xác định xem loại thuốc nào cần phải cung ứng, giá cả ra sao và sử dụng như thế nào.
Tất cả những điều trên đặt ra cho các nhà quản lý phải thường xuyên phân tích, xem xét hoạt động cung ứng thuốc, chỉ ra những bất hợp lý từ đó có những giải pháp can thiệp nhằm khắc phục những hạn chế trong quản lý, sử dụng thuốc.
115
Trong các bệnh viện hiện nay tổ chức thực hiện vai trò này là hội đồng thuốc và điều trị [29].
Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng tại Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 hội đồng thuốc và điều trị cần đóng vai trò trung tâm tư vấn cho Giám đốc Bệnh viện các vấn đề liên quan đến sử dụng thuốc tại Bệnh viện. Tuy nhiên việc thực hiện đồng thời các giải pháp là rất khó, cần xác định những khâu yếu trên cả 4 bước của chu trình cung ứng để ưu tiên giải quyết trước. Đề tài đã nghiên cứu, đánh những hoạt động mang tính điển hình, có ảnh hưởng trong các bước và trong cả chu trình, đồng thời các giải pháp cũng có những mối quan hệ và hỗ trợ lẫn nhau giúp cải thiện hiệu quả của từng hoạt động và cải thiện hiệu quả chung của chu trình.
Phân tích ABC, VEN là những phân tích đầu tiên mang tính tổng quát để xác định những vấn đề còn tồn tại của hoạt động cung ứng, kết quả nghiên cứu đã chỉ ra còn nhiều loại thuốc sử dụng chi phí cao nhưng lại thuộc nhóm thuốc không thiết yếu, tỷ lệ phân bổ kinh phí giữa các nhóm còn chênh lệch lớn, … Nếu chỉ dừng lại nghiên cứu ở đây thì mới chỉ xác định được thực trạng một cách khái quát, cần có những nghiên cứu sâu hơn để xác định nguyên nhân gây bất hợp lý nằm ở khâu nào?, các giải pháp can thiệp là gì? để khắc phục và hạn chế.
Từ thực tế sử dụng Bệnh viện đã nhận ra được nhóm thuốc vitamin, hỗ trợ điều trị là những nhóm thuốc nhóm N nhưng kinh phí sử dụng khá lớn và tập trung ở khu vực ngoại trú nhiều hơn nội trú, đối tượng bệnh nhân bảo hiểm nhiều hơn bộ đội từ đó có những tác động đến các nhóm đối tượng có ảnh hưởng trực tiếp theo hướng giảm những thuốc không thiết yếu, tăng tiếp cận và sử dụng các nhóm thuốc thiết yếu và tối cần.
Hoạt động mua thuốc là kết quả của các định hướng lựa chọn thuốc sử dụng tại Bệnh viện, ngược lại nó có ảnh hưởng lớn tới thực tế lựa chọn thuốc, và sử dụng thuốc của bác sĩ điều trị. Kết quả phân tích tổng quát ở trên sẽ có tác động làm giảm kế hoạch của các loại thuốc không thiết yếu đồng thời tập trung vào các nhóm thuốc khác cần thiết hơn cho điều trị tại Bệnh viện. Các nhóm can
116
thiệp xây dựng kế hoạch mua thuốc sát với thực tế và xây dựng các tiêu chí chấm thầu theo hướng lượng hoá được các tiêu chuẩn đã được áp dụng. Kết quả các can thiệp nay đã làm giảm tỷ lệ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế sử dụng, gúp Bệnh viện thực hiện dễ dàng hơn các qui định về đấu thầu mua thuốc, như qui định không được mua vượt thầu qúa 20% kế hoạch [11], đồng thời Bệnh viện cũng kiểm soát tốt hơn kinh phí mua thuốc. Các tiêu chí chấm thầu theo hướng lượng hoá đã giúp Bệnh viện thực hiện việc lựa chọn thầu dễ dàng hơn, khoa học và khách quan hơn.
Bước cấp phát thuốc với vai trò trung tâm là hoạt động quản lý kho đã được nghiên cứu can thiệp tác động lên ba khâu quan trọng là xây dựng kế hoạch đặt hàng, kiểm soát tồn kho và quản lý tách riêng kho của hai đối tượng bệnh nhân bộ đội, bảo hiểm y tế trên phần mềm máy tính. Kết quả can thiệp đã giúp Bệnh viện xây dựng kế hoạch đặt hàng nhịp nhàng, khoa học, đảm bảo tốc độ luân chuyển thuốc phù hợp tránh tồn kho lớn gây tăng chi phí quản lý, đồng thời lượng tồn kho luôn ở mức an toàn tránh thiếu thuốc trong điều trị. Việc quản lý tốt số liệu tồn kho và cấp phát cũng sẽ có tác động đối với kiểm soát thuốc sử dụng giúp can thiệp lên phân tích tổng quát (ABC, VEN) đạt hiệu quả do thường xuyên điều chỉnh kịp thời việc sử dụng các nhóm thuốc trong Bệnh viện.
Quản lý tách kho bộ đội, bảo hiểm y tế trên phần mềm máy tính là một giải pháp gúp Bệnh viện thực hiện tốt các yêu cầu về mặt quản lý đồng thời tận dụng được cơ sở vật chất, nhân lực hiện có, không gây xáo trộn nhiều đến hoạt động cấp và lĩnh thuốc của khoa Dược, khoa lâm sàng cũng như hoạt động thanh quyết toán. Kết quả can thiệp này sẽ giúp điều chỉnh tốt hơn việc sử dụng thuốc theo từng đối tượng, tăng cường hiệu quả, tính hợp lý, tận dụng tốt các nguồn thuốc cho bộ đội, bảo hiểm y tế.
Tóm lại, thông qua các giải pháp tác động lên nhiều hoạt động khác nhau trong chu trình cung ứng thuốc tại Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 đã làm cải thiện cả bốn bước của hoạt động cung ứng bao gồm lựa chọn, mua sắm, cấp phát và sử dụng thuốc. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng việc sử dụng phương pháp
117
khoa học theo hướng dẫn của tổ chức y tế thế giới, của các cơ quan quản lý sức khỏe có uy tín như MSH có khả năng ứng dụng để phân tích, đánh giá và can thiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng là hoàn toàn có thể thực hiện được. Các kết quả đạt được đã cung cấp những bằng chứng khoa học để Bệnh viện tiếp tục cải tiến nâng cao hoạt động quản lý, sử dụng thuốc trong Bệnh viện, đồng thời đưa ra các phương pháp tính toán khoa học làm cơ sở để Bệnh viện xây dựng phần mềm quản lý đạt hiệu quả.