B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠ
2.4.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực
Qua tìm hiểu cho thấy công tác hoạch định nhân lực của Công ty được thực hiện như sau:
+ Dự báo/ phân tích công việc: chủ yếu dựa vào kinh nghiệm các năm trước đối với từng thời điểm trong năm mà xác định khối lượng công việc. Ví dụ như vào những mùa nguyên liệu dồi dào và nhiều hợp đồng đang chờ phía trước thì khối lượng công việc nhiều, công ty phải xác định tăng số lượng công nhân. Còn vào mùa mưa bão hoặc nguyên liệu khan hiếm thì nhu cầu công việc lại ít đi.
+ Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực: hàng năm công ty đánh giá lại số lượng và chất lượng lao động như thế nào thông qua các chỉ tiêu như số lượng, cơ cấu, trình độ, khả năng hoàn thành nhiệm vụ để từ đó có kế hoạch bố trí sắp xếp nhân lực cho phù hợp.
+ Dự báo xác định nhu cầu nguồn nhân lực: căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và căn cứ vào thực trạng máy móc thiết bị, nhà xưởng để xác định nhu cầu nhân lực là bao nhiêu để từ đó tuyển dụng số lượng cho phù hợp.
+ Trên cơ sở so sánh dự báo nhu cầu nguồn nhân lực và nguồn nhân lực sẵn có, công ty sẽ đề ra các chính sách và kế hoạch nguồn nhân lực.
Nhận xét:
- Công tác hoạch định nguồn nhân lực của Công ty chưa được quan tâm đầu tư nhiều. Việc hoạch định chưa có các bước nghiên cứu phân tích môi trường, một bước rất quan trọng trong công tác hoạch định.
- Việc dự báo phân tích công việc mới chỉ thực hiện đơn giản, sơ sài.
- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực chưa sử dụng các bảng câu hỏi hay phỏng vấn nhân viên đánh giá về các hoạt động quản trị nguồn nhân lực hiện tại của công ty, môi trường làm việc tại công ty, mức độ hài lòng của nhân viên,…
- Xác định nhu cầu nguồn nhân lực chưa sử dụng các phương pháp định lượng hay định tính mà chủ yếu là dựa vào những đánh giá chủ quan, thông qua kinh nghiệm thực hiện các năm trước.
- Công ty chưa có nhân viên chuyên biệt trong lĩnh vực này.
Tóm lại, công tác hoạch định nguồn nhân lực của công ty chưa được đầu tư chú trọng nhiều, việc thực hiện còn sơ sài, đánh giá chủ quan, chưa có bước phân tích môi trường – một bước rất quan trọng trong công tác hoạch định.
2.4.2 Phân tích công việc
Do quá trình hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện khá sơ sài nên công tác phân tích công việc cũng chưa được bài bản và khoa học. Công ty chủ yếu là hoạt động theo hình thức “xử vụ” nghĩa là hàng ngày phát sinh việc gì thì làm việc đó. Qua trình phân tích công việc của công ty được thực hiện theo các bước sau đây:
- Thu thập thông tin cơ bản có sẵn thông qua các văn bản về chức năng quyền hạn của công ty, các phòng ban/ bộ phận, sơ đồ tổ chức công ty và từng phòng ban.
- Áp dụng phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc là phương pháp quan sát quá trình làm việc của nhân viên.
- Kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin thu thập được.
Sau đây là bảng tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm cho từng vị trí tại các phòng ban trong công ty:
Bảng 11: Tiêu chuẩn vị trí công việc tại các phòng ban
Chức danh Trình độ chuyên môn Kỹ năng nghề nghiệp Kinh nghiêm
Ban giám đốc - Tốt nghiệp đại học các ngành QTKD, QLKT. - Có trình độ ngoại ngữ. Biết vi tính. - Có kiến thức về quản lý chất lượng. - Có trình độ tổ chức quản lý tốt để điều hành công việc. - Có trình độ lý luận ( trung hoặc cao cấp).
- Có trên 5 năm hoạt động trong ngành thủy sản
Phòng tổ chức hành chính
- Tốt nghiệp đại học, cao đẳng, THCN.
-Biết ngoại ngữ. - Biết vi tính.
- Có khả năng tổ chức, sắp xếp bố trí lao động phù hợp với trình độ chuyên môn và kỹ năng của họ - Có kinh nghiệm trong tổ chức sắp xếp lao động và tính lương Phòng kế hoạch kinh doanh - Tốt nghiệp ĐH, CĐ, THCN các ngành QTKD,
Ngoại ngữ, thương mại, kinh tế đối ngoại
-Làm các thủ tục hải quan - Soạn thảo hợp đồng. - Theo dõi thông tin, tìm kiếm thị trường. - Có kinh nghiệm về thị trường Phòng kế toán tài vụ - Tốt nghiệp ĐH, CĐ, THCN chuyên ngành kết toán.
- Theo dõi sổ sách kế toán. - Thống kê chi tiết hoạt động sản xuất kinh doanh
Nhận xét:
Nhìn chung Công ty đã xây dựng cho mình một quy định cụ thể về trình độ chuyên môn đối với mỗi cấp bậc và chức vụ. Bên cạnh đó, việc phân công lao động trong Công ty còn phải chú ý đến kỹ năng của mỗi người để bố trí công việc một cách hợp lý, cụ thể như sau:
+ Đối với cán bộ quản lý: Tốt nghiệp đại học, biết ngoại ngữ, sử dụng thành thạo máy vi tính, là Đảng Viên Đảng Cộng Sản Việt Nam. Kỹ năng cần thiết là phải có khả năng lãnh đạo, có khả năng thuyết phục người khác, có khả năng truyền đạt, ngoại giao tốt và có đầu óc tổ chức.
+ Đối với cán bộ chuyên môn nghiệp vụ: Tốt nghiệp từ trung học các ngành chuyên môn trở lên, biết ngoại ngữ, biết sử dụng máy vi tính căn bản. Ngoài trình độ chuyên môn cần thiết, tùy vào khả năng của mỗi người mà Công ty có thể linh động sắp xếp và bố trí công việc sao cho phù hợp và đáp ứng nhu cầu phát triển của mỗi cá nhân. Ví dụ như cán bộ làm việc tại phòng kế toán tài vụ cần phải có tính tỉ mĩ, cẩn thận, chịu khó và kiên nhẫn. Đối với cán bộ phòng thu mua cần phải có khả năng giao tiếp tốt, nhanh nhạy, thích đi công tác…
+ Đối với cán bộ thu mua: Có trình độ sơ cấp về nghiệp vụ kế toán, KCS, kinh doanh xuất nhập khẩu… Có khả năng quản lý tiền và hàng hóa.
+ Đối với công nhân sản xuất: Có sức khỏe tốt, học hết cấp II.
Có thể thấy việc phân công lao động trong Công ty là tương đối phù hợp với trình độ chuyên môn mà Công ty đề ra.Tuy nhiên, đây chỉ mới một phần nhỏ trong phân tích công việc, Công ty cần phải phân tích công việc một cách rõ ràng, cụ thể và khoa học hơn nữa.
2.4.3 Công tác tuyển dụng _ quản lý lao động tại Công ty 2.4.3.1 Công tác tuyển dụng:
Công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH MTV Xuất Khẩu Thủy Sản Khánh Hòa được thực hiện theo “Quy chế tuyển dụng – quản lý lao động” được giám đốc Công ty ban hành. “Quy chế tuyển dụng – quản lý lao động” của Công ty gồm 4 chương, 30 điều. Phòng Tổ chức – hành chính có trách nhiệm triển khai thực hiện và phổ biến quy chế đến từng người lao động để thực hiện tốt quy chế này. “Quy chế tuyển dụng – quản lý lao động Công ty” quy định rất chặt chẽ về công tác tuyển dụng của Công ty:
a) Xác định nhu cầu
Hàng năm, phòng Tổ Chức Hành Chính của Công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực trạng máy móc thiết bị, nhà xưởng để đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch lao động của Công ty. Từ đó xác định số lượng nhân viên còn thiếu để tiến hành tuyển dụng.
b) Các nguồn cung ứng viên tại Công ty
Có rất nhiều nguồn cung ứng lao động vào những vị trí đang còn thiếu tại Công ty. Sau đây là những hình thức mà Công ty đang sử dụng để tuyển dụng nhân viên cho Công ty:
• Tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc tại Công ty thông qua đề bạt. • Tuyển từ các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp trong và
ngoài tỉnh.
• Tuyển từ bên ngoài thông qua thông báo tuyển dụng
• Tuyển từ con em cán bộ trong Công ty.
Bảng 12: Tình hình tuyển dụng lao động của Công ty
ĐVT: người So sánh 10/09 So sánh 11/10 Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Chênh
lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) 1. Tổng số tuyển 81 79 82 -2 -2,47 3 3,8 Nguồn tuyển dụng Nội bộ 3 2 2 -1 -33,33 0 0,00 Bên ngoài 78 77 80 -1 -1,28 3 3,90 Vị trí tuyển dụng Cán bộ quản lý 0 0 0 0 0,00 0 0
Công nhân sản xuất 78 74 79 -4 -5,13 5 6,76
Nhân viên văn phòng 3 5 3 2 66,67 -2 -40
2. Số nhân viên
nghỉ việc 66 52 61 -14 -21,21 9 17,3
Có lý do 66 52 61 -14 -21,21 9 17,3
Không có lý do 0 0 0 0 0 0 0,00
Biểu đồ 5: Số lượng nhân viên được tuyển dụng từ năm 2009- 2011
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy:
Năm 2010, công ty tuyển 79 nhân viên mới, giảm 2 người so với số lượng tuyển mới năm 2009. Điều này là do năm 2010, hoạt động kinh doanh khó khăn do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế, công ty hạn chế số lượng tuyển mới để không làm gia tăng thêm chi phí hoạt động. Đến năm 2011, số lượng tuyển dụng mới là 82 người, tăng thêm 3 người so với năm 2010 tương đương tăng 3.8%. Nguyên nhân cuối năm 2010, Công ty hoàn thành việc xây thêm 2 xưởng chế biến 50 Võ Thị Sáu để mở rộng sản xuất kinh doanh nên cần tuyển thêm nhân lực vào một số vị trí còn thiếu.
• Về nguồn tuyển dụng: Tuyển dụng từ nội bộ chiếm tỷ trọng ít hơn rất nhiều
so với bên ngoài, và không có sự biến động nhiều qua 3 năm. Cụ thể, năm 2009 trong tổng số 81 người được tuyển thì chỉ có 3 người là từ nguồn nội bộ, còn 78 người là được tuyển từ bên ngoài. Năm 2010 số nhân viên tuyển từ nguồn nội bộ chỉ 2 người, và năm 2011 con số này cũng chỉ có 2 người. Nguyên nhân là do hầu hết số nhân viên tuyển mới đều là công nhân sản xuất, còn khối văn phòng thì không có sự biến động đáng kể về nhân sự. Với vị trí trên thì nguồn cung cấp ứng viên chủ yếu là từ bên ngoài.
• Về vị trí tuyển dụng: Như đã phân tích trên thì công ty tuyển dụng chủ yếu
là công nhân sản xuất còn nhân viên văn phòng thì nhu cầu tuyển dụng ít, cụ thể: số công nhân sản xuất được tuyển dụng qua các năm là 78 người, 74 người và 79 người; số nhân viên văn phòng được từ dụng qua 3 năm là 3 người, 5 người và 3 người.
• Về lao động nghỉ việc: Ta thấy số lượng lao động nghỉ việc có xu hướng
tăng giảm khác nhau qua 3 năm, cụ thể: năm 2009 có 66 người nghỉ việc, năm 2010 nghỉ 52 người, năm 2011 nghỉ 61 người. Số nhân viên nghỉ càng nhiều thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty vì công ty phải tốn chi phí trong việc tuyển dụng mới và chi phí đào tạo nhân viên mới.
c) Nội dung của quy trình tuyển dụng
Căn cứ vào chương trình phát triển của công ty và nhu cầu lao động, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ lập kế hoạch tuyển dụng lao động, sau đó trình lên Giám đốc của Công ty.
Theo điều 3_ chương I_ “Quy chế tuyển dụng – quản lý lao động” tại Công ty thì quá trình tuyển dụng gồm 5 bước:
Bước 1: Thông báo tuyển dụng:
Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: - Điều kiện và tiêu chuẩn tuyển dụng. - Số lượng lao động cần tuyển dụng.
- Thời gian nộp hồ sơ và phỏng vấn trực tiếp.
- Trách nhiệm và quyền hạn sau khi tuyển dụng ( nếu có). Bước 2: Nhận và xem xét hồ sơ:
Hồ sơ tuyển dụng gồm có: đơn xin việc làm, giấy khám sức khỏe, sơ yếu lý lịch (xác nhận của chính quyền địa phương hoặc cơ quan đang quản lý), các văn bằng, chứng chỉ (nếu có) được photo và xác nhận của cơ quan công chứng nhà nước.
Xem xét hồ sơ để lựa chọn những hồ sơ phù hợp với yêu cầu của vị trí cần tuyển từ nhiều nguồn khác nhau thông qua các tiêu chí: học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác,…Những hồ sơ đạt lập thành danh sách ứng viên và loại những hồ sơ không phù hợp hoặc chuyển đến các bộ phận khác có nhu cầu và thông báo đến ứng viên.
Trường hợp nhiều người cùng có đủ điều kiện và tiêu chuẩn tuyển dụng thì Hội đồng tuyển dụng lao động sẽ xem xét và ưu tiên các đối tượng là con em cán bộ công nhân viên trong Công ty, trong ngành và các dạng ưu tiên khác.
Bước 3: Phỏng vấn cá nhân:
Quá trình phỏng vấn cá nhân trực tiếp trong quá trình tuyển dụng được thực hiện bởi hội đồng tuyển dụng của Công ty. Nhằm mục đích hiểu rõ hơn trình độ chuyên môn cũng như khả năng đáp ứng sau khi được tuyển dụng. Nội dung phỏng vấn đúng với tiêu chuẩn và điều kiện tuyển dụng đã thông báo (chủ yếu áp dụng đối với các vị trí quản lý).
Bước 4: Tiếp nhận thử việc:
- Ứng viên đạt yêu cầu: Phòng tổ chức hành chính hoàn tất các thủ tục liên quan như Hợp đồng thử việc, quyết định thử việc, cam kết thử việc, trang thiết bị cần thiết, mở tài khoản cá nhân,….
- Căn cứ kết quả thử việc, công ty sẽ:
• Tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng lao động nếu đạt. • Thỏa thuận thử việc lại.
• Thông báo chấm dứt thử việc và thanh lý hợp đồng thử việc nếu cán bộ
nhân viên không đáp ứng được yêu cầu.
Bước 5: Ký hợp đồng lao động theo bộ luật lao động:
Sau khi hết thời gian thử việc nếu có khả năng làm việc thì công ty sẽ ký kết hợp đồng lao động để có được những phúc lợi như mọi người lao động khác đồng thời có trách nhiệm trong công việc đối với công ty.
Thực tế phương pháp và hình thức tuyển dụng của Công ty được tóm tắt thông qua bảng sau:
Bảng 13: Tóm tắt công tác tuyển dụng nhân sự của công ty
Công tác tuyển dụng
Hình thức Vị trí cần tuyển Hình thức Đánh giá
Bộ phận quản lý
Đăng thông báo tuyển dụng trong toàn công ty, trên truyền hình Khánh Hòa và
trên báo Khánh Hòa. Hiệu quả tốt
Khối nhân viên văn phòng
Đăng thông báo tuyển dụng trong toàn công ty, trên truyền hình Khánh Hòa và
trên báo Khánh Hòa. Khá
Tuyển mộ
Công nhân khối sản xuất
Đăng thông báo tuyển dụng trong toàn công ty và trên báo Khánh Hòa.
Khá
Bộ phận quản lý
- Sơ tuyển hồ sơ, chọn lựa những hồ sơ tốt nhất. - Phỏng vấn chuyên sâu. - Thử việc.
- Thực hiện nghiêm túc
- Yêu cầu cao đối với ứng viên
Khối nhân viên văn phòng
- Sơ tuyển hồ sơ. - Phỏng vấn - Thử việc
- Thực hiện khá tốt Tuyển chọn
Công nhân khối sản xuất
- Sơ tuyển hồ sơ - Kiểm tra tay nghề - Kiểm tra sức khỏe - Thử việc
- Thực hiện tương đối tốt
Nhận xét về công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty
Ưu điểm: Công tác tuyển dụng lao động của Công ty được quy định một cách cụ thể, rõ ràng từ Điều1 đến Điều10 trong “ Quy chế tuyển dụng – quản lý lao động tại Công ty”. Thông qua quy chế tuyển dụng công tác tuyển dụng được thực hiện một cách minh bạch dân chủ. Mọi công việc đều do giám đốc cùng trưởng các phòng ban quyết định. Do đó sẽ có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong Công ty,
tạo điều kiện thuận lợi để tuyển dụng được những ứng viên phù hợp nhất cho các phòng ban đang cần tuyển lao động.
Nhược điểm:
- Quy chế tuyển dụng của Công ty chỉ mang tính khái quát hóa quy trình