8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.1. Tổng quan kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
1.1.2.3. Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ theo Basel II
Nguyên tắc chung làm khuôn khổ giúp các TCTD xây dựng, đánh giá hệ thống KSNB trong ngân hàng. Những nguyên tắc này mô tả các yếu tố cần thiết của hệ thống KSNB dựa trên kinh nghiệm của các nước thành viên trong Ủy ban. Về cơ bản, các nguyên tắc này giống như các yếu tố cấu thành KSNB theo báo cáo của tổ chức COSO, bao gồm [1]:
Sự giám sát của nhà quản lý và văn hóa kiểm sốt;
Ghi nhận và đánh giá rủi ro;
Các hoạt động kiểm soát và phân chia trách nhiệm;
Thông tin và truyền thông;
Giám sát và điều chỉnh sai sót.
Nhằm đạt được các mục tiêu chủ yếu như sau:
Những hoạt động có hữu hiệu và hiệu quả;
Sự đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời của các thơng tin quản trị và tài chính;
Tuân thủ các qui định và luật hiện hành.
Nội dung 13 nguyên tắc sẽ được khái quát dưới đây nhằm làm rõ các nguyên tắc của KSNB theo Basel II:
Sự giám sát của Nhà quản lý và văn hóa kiểm sốt:
Ngun tắc 1:
HĐQT có trách nhiệm phê duyệt và xem xét định kỳ các chiến lược kinh doanh chung và các chính sách quan trọng của ngân hàng; nắm bắt các rủi ro quan trọng đối với ngân hàng, đặt ra các mức độ có thể chấp nhận được đối với các rủi ro này và đảm bảo BĐH tiến hành các bước đi cần thiết để nhận biết, định lượng, theo dõi và kiểm soát các rủi ro này; phê duyệt cơ cấu tổ chức; và đảm bảo BĐH
18
theo dõi tính hữu hiệu của KSNB. HĐQT chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc đảm bảo một KSNB thích hợp và có hiệu quả được áp dụng và duy trì.
Nguyên tắc 2:
BĐH chịu trách nhiệm thực thi các chiến lược và chính sách được HĐQT phê duyệt; xây dựng các quy trình để nhận biết, định lượng, theo dõi và kiểm soát các rủi ro; duy trì một cơ cấu tổ chức phân công rõ ràng trách nhiệm, thẩm quyền và các quan hệ báo cáo; đảm bảo các trách nhiệm đã giao phó được thực hiện có hiệu quả; thiết lập các chính sách kiểm tốn nội bộ hợp lý; và theo dõi sự phù hợp cũng như tính hiệu quả của KSNB.
Nguyên tắc 3:
HĐQT và BĐH có trách nhiệm khuyến khích các chuẩn mực đạo đức và phẩm chất trung thực, cũng như trong việc thiết lập một văn hóa bên trong ngân hàng, trong đó cần nhấn mạnh và thể hiện tầm quan trọng của KSNB tới tất cả các cấp độ nhân viên. Tất cả các nhân viên ngân hàng cần hiểu về vai trò của họ trong quá trình KSNB và tham gia đầy đủ vào quá trình này.
Ghi nhận và đánh giá rủi ro:
Nguyên tắc 4:
KSNB có hiệu quả đặt ra u cầu là các rủi ro chính có thể ảnh hưởng xấu đến việc hoàn thành các mục tiêu của ngân hàng được nhận biết và đánh giá liên tục; bao gồm tất cả rủi ro đối với ngân hàng và tổ hợp ngân hàng (đó là, rủi ro tín dụng, rủi ro ngoại hối, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động, rủi ro pháp lý). KSNB cần được điều chỉnh để có thể xử lý thỏa đáng các rủi ro mới phát sinh hoặc các rủi ro trước đó khơng kiểm sốt được.
Các hoạt động kiểm soát và phân chia trách nhiệm:
19
Hoạt động kiểm sốt phải là một phần khơng tách rời của các hoạt động thường nhật của ngân hàng. KSNB có hiệu quả địi hỏi một cơ cấu kiểm sốt thích hợp được định ra, cùng với các hoạt động kiểm soát được xác định tại mỗi cấp độ kinh doanh. Các hoạt động này bao gồm: đánh giá ở cấp độ cao nhất; các hoạt động kiểm sốt thích hợp cho các phịng ban khác nhau; kiểm soát thực tế; kiểm tra tuân thủ đối với các hạn mức rủi ro và theo dõi xử lý sai phạm; có hệ thống phê duyệt và ủy quyền; hệ thống xác minh và đối chiếu.
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế và thực thi để xử lý các rủi ro mà đơn vị ngân hàng nhận biết được. Thiết lập các chính sách và quy trình kiểm sốt hoạt động. Xác minh các chính sách và quy trình kiểm sốt này có được tuân thủ hay không.
Ban lãnh đạo và tất cả các nhân viên xem hoạt động kiểm sốt như một phần khơng thể tách rời, chứ không phải là một phần bổ sung của các hoạt động thường ngày của ngân hàng.
Ban lãnh đạo phải thường xuyên đảm bảo rằng tất cả mọi lĩnh vực của ngân hàng tn thủ các chính sách và quy trình. Các chính sách và quy trình hiện có vẫn cịn phù hợp.
Nguyên tắc 6:
KSNB có hiệu quả địi hỏi phải phân nhiệm rõ ràng và mỗi nhân viên không được giao các trách nhiệm mâu thuẫn nhau. Các lĩnh vực có khả năng mâu thuẫn phải được nhận biết, giảm thiểu, và được theo dõi độc lập và cẩn thận.
Giao các nhiệm vụ mâu thuẫn cho một cá nhân sẽ cho phép cá nhân đó có thể tiếp cận những tài sản có giá trị và tác động vào số liệu tài chính nhằm trục lợi cá nhân/che dấu thua lỗ.
20
Sự giám sát của bên thứ 3 độc lập. Định kỳ phải rà soát lại về trách nhiệm và chức năng của các cá nhân chủ chốt để đảm bảo rằng họ khơng có điều kiện để che dấu các hoạt động bất hợp pháp.
Thông tin và truyền thơng:
Ngun tắc 7:
KSNB có hiệu quả địi hỏi phải có các số liệu đầy đủ và tồn diện về tài chính, hoạt động của ngân hàng và sự tuân thủ các quy định pháp lý của ngân hàng, cũng như các thơng tin thị trường bên ngồi về các sự kiện và điều kiện có liên quan đến việc ra quyết định. Thông tin cần phải đáng tin cậy, kịp thời, dễ tiếp cận và được cung cấp ở một dạng thống nhất.
Nguyên tắc 8:
KSNB có hiệu quả địi hỏi phải có một hệ thống thơng tin đáng tin cậy đối với tất cả các hoạt động quan trọng của ngân hàng. Các hệ thống này, bao gồm cả hệ thống lưu giữ và sử dụng số liệu ở dạng điện tử, phải an toàn, được giám sát một cách độc lập và được hỗ trợ bởi các phương án dự phòng.
Nguyên tắc 9:
KSNB có hiệu quả địi hỏi các kênh thơng tin liên lạc hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên hiểu đầy đủ và tuân thủ các chính sách và quy trình đối với các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ; và đảm bảo rằng các thông tin lien quan khác đến đúng người.
Giám sát và điều chỉnh sai sót:
Nguyên tắc 10:
Hiệu quả tổng thể của hoạt động KSNB cần được giám sát thường xuyên. Giám sát các rủi ro chính yếu là một phần trong các hoạt động thường ngày của ngân hàng cũng như việc đánh giá định kỳ của các phịng, ban nghiệp vụ và kiểm tốn nội bộ.
21 Nguyên tắc 11:
Cần phải có cơng tác kiểm tốn hiệu quả và toàn diện đối với hệ thống kiểm soát nội bộ; việc này phải được thực hiện bởi các nhân viên có trình độ, được đào tạo bài bản và hoạt động độc lập. Bộ phận kiểm toán nội bộ, với tư cách là một phần của việc giám sát KSNB, phải báo cáo trực tiếp lên HĐQT hoặc Bộ phận kiểm toán trực thuộc HĐQT và tới BĐH.
Nguyên tắc 12:
Các sai sót trong kiểm sốt nội bộ, dù được xác định trong hoạt động kinh doanh, trong kiểm toán nội bộ hay bởi các nhân viên kiểm soát khác, cần phải được báo cáo kịp thời lên cấp lãnh đạo và được xử lý ngay. Các sai sót kiểm sốt nội bộ lớn nên được báo cáo tới BĐH và HĐQT.
Nguyên tắc 13:
Các cơ quan giám sát cần yêu cầu tất cả các ngân hàng, bất kể quy mơ, có một hệ thống KSNB hiệu quả phù hợp với tính chất phức tạp, và rủi ro vốn có trong các hoạt động và đáp ứng những thay đổi trong môi trường và điều kiện của ngân hàng.
Bảng 1.1: Tổng hợp khái quát các nguyên tắc về đánh giá hệ thống KSNB
Nguyên tắc Nội dung
Sự giám sát của Nhà quản lý và văn hóa kiểm sốt
- HĐQT chịu trách nhiệm cuối cùng về việc xây dựng và duy trì KSNB phù hợp và hiệu quả.
- BĐH chịu trách nhiệm đề ra các Chính sách Kiểm sốt nội bộ phù hợp, đồng thời giám sát sự đầy đủ và hiệu quả của KSNB đó.
22
- HĐQT và BĐH khuyến khích các chuẩn mực đạo đức.
Ghi nhận và đánh giá rủi ro
- Những rủi ro nghiêm trọng được phát hiện và liên tục đánh giá. Trong đánh giá phải tính đến mọi rủi ro mà ngân hàng có thể đối mặt. Xử lý thỏa đáng các rủi ro mới phát sinh hoặc các rủi ro trước đó chưa được kiểm sốt.
Các hoạt động kiểm soát và phân chia trách nhiệm
- Hoạt động kiểm sốt phải là một phần khơng thể thiếu trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng: bao gồm cả việc rà soát của cấp trên, hoạt động, kiểm tra tuân thủ, phê duyệt, kiểm chứng từ, đối chiếu. - Phân công tách bạch các nhiệm vụ.
Thông tin và truyền thông
- Thông tin phải tin cậy, kịp thời, đầy đủ và được cung cấp dưới dạng thức thống nhất.
- Các hệ thống phải an toàn, được giám sát độc lập và hỗ trợ bởi các phương án khẩn cấp phù hợp. - Có các kênh thơng tin hiệu quả.
Giám sát và điều chỉnh sai sót
- Giám sát các rủi ro chính phải là một phần trong hoạt động hàng ngày có đánh giá định kỳ.
- Kiểm tra nội bộ phải báo cáo trực tiếp cho HĐQT và BĐH.
- Những vấn đề KSNB nghiêm trọng phải được báo cáo cho HĐQT.
23