Chào Anh (Chị), tôi là Nguyễn Huỳnh Minh Châu, là học viên cao học tại Trường Đại học Quy Nhơn. Hiện tại, tôi đang thực hiện luận văn nghiên cứu:
“Tăng cường kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang”. Tơi đang trong q trình khảo
sát nghiên cứu cho luận văn với mục đích của nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng về KSNB đối với hoạt động huy động vốn đang được áp dụng tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang để đề xuất các giải pháp tăng cường cơng tác kiểm sốt nội bộ.
Tơi biết anh (chị) đang làm việc có liên quan đến cơng tác kiểm sốt nội bộ của đơn vị nên tôi xin phép được hỏi anh (chị) một số câu hỏi và rất mong nhận được sự góp ý của các anh (chị) để tơi hồn thiện trong q trình nghiên cứu đề tài. Mọi thơng tin các anh (chị) trả lời đều được bảo mật và phục vụ cho mục đích nghiên cứu.
Câu hỏi 1: Anh (chị) có nhận xét như thế nào về đặc điểm của cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với hoạt đông huy động vốn tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang?
Mục đích của câu hỏi này, tác giả muốn tham vấn ý kiến về quan điểm của người trả lời trong việc nhận xét về đặc điểm hoạt động của KSNB đối với hoạt động huy động vốn tại đơn vị. Để qua đó đề xuất các tiêu thức và cách thức phân loại, đánh giá cho phần đặc điểm hoạt động.
Ở câu hỏi này, tác giả nhận được rất nhiều lời nhận xét khác nhau về đặc điểm hoạt động của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động huy động vốn tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang
Phần lớn các ý kiến đều cho rằng công tác KSNB của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang tương đối bài bản. Tuy nhiên
132
cũng có một số nhược điểm như về hệ thống thơng tin, giám sát hoạt động huy động vốn…
Câu hỏi 2: Hỏi các cán bộ quản lý (Ban giám đốc và các trưởng phó phịng nghiệp vụ) về nghiệp huy động vốn tại ngân hàng Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang và tình hình huy động vốn của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang?
Mục đích của câu hỏi này để tham vấn ý kiến cán bộ quản lý về KSNB đối với hoạt động huy động vốn.
Ở câu hỏi này, tác giả nhận được các góp ý liên quan về các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động huy động vốn và phân tích hiệu quả đạt được như các yếu tố: chính sách của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang trong q trình huy động vốn, cơng tác giám sát,…
Câu hỏi 3: Hỏi các giao dịch viên, kế toán viên chuyên trách mảng huy động vốn.
Mục đích hỏi về các bước trong quá trình huy động vốn (Hướng dẫn lập hồ sơ, mở thông tin khách hàng trên hệ thống, phát hành sổ/ thẻ tiết kiệm cho khách hàng, up load chữ ký khách hàng lên hệ thống, quản lý và bảo quản hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, theo dõi và quản lý khách hàng đến hạn,…) tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang.
Ở câu hỏi này, tác giả nhận được câu trả lời là một vài các cá nhân, tổ chức gửi tiền tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong - Chi nhánh Nha Trang chưa hài lòng với thái độ phục vụ của nhân viên, nguyên nhân vì với lượng khách quá đông, nhưng số lượng nhân viên chưa đủ đáp ứng nhu cầu cần tư vấn của khách hàng.
133
PHỤ LỤC 3: QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC HUY ĐỘNG VỐN ĐANG ÁP DỤNG TẠI TPBANK
PL3.1. Quy trình giao dịch gửi tiền vào tài khoản tiền gửi có kỳ hạn Nội dung công việc Nội dung công việc
1.1 Yêu cầu gửi tiết kiệm
- KH có nhu cầu gửi tiền tiết kiệm tại TPBank, KH phải đến địa điểm giao dịch của TPBank để thực hiện và cung cấp thông tin cho TPBank.
1.2 Tư vấn, tiếp nhận hồ sơ
- Tiếp nhận yêu cầu của KH, xem xét điều kiện của KH có phù hợp quy định của pháp luật và Quy chế tiền gửi tiết kiệm (QC01/HĐ) của TPBank về thực hiện giao dịch liên quan đến TGTK.
- Giới thiệu sản phẩm, tư vấn KH lựa chọn sản phẩm tiết kiệm phù hợp nhu cầu. - Hướng dẫn KH cung cấp bản gốc CMND/CCCD/HC còn thời hạn hiệu lực. - Đối với KH gửi tiền thông qua người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật ngoài việc xuất trình CMND/CCCD/HC cịn thời hạn hiệu lực của người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật, phải xuất trình các giấy tờ chứng minh tư cách của người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật của người chưa đủ 15 tuổi, người mất năng lực hành vi dân sự, người hạn chế năng lực hành vi dân sự (gửi tiền thông qua người đại diện theo pháp luật), người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của pháp luật (gửi tiền thông qua người giám hộ). Người đại diện theo pháp luật, người giám hộ gọi chung là người đại diện theo pháp luật. - Trường hợp gửi TGTK chung thì các cá nhân gửi TGTK chung phải cùng nhau đến địa điểm giao dịch của TPBank và thống nhất lập văn bản Thỏa thuận TGTK chung (BM15.QT02/CN/HĐ) ban hành theo Quy trình này hoặc văn bản thỏa thuận KH lập có nội dung thỏa thuận về việc quản lý và sử dụng TGTK và các thông tin
134
khác như Thỏa thuận TGTK chung (BM15.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này:
+ GDV hướng dẫn KH lập văn bản Thỏa thuận TGTK chung (BM15.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này, lưu ý KH về việc quản lý và sử dụng TGTK chung ở phần C tại Thỏa thuận TGTK chung (BM15.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này.
+ Khi nhập liệu trên hệ thống, GDV sử dụng mã CIF mở riêng cho các cá nhân người gửi tiền tiết kiệm chung (không thực hiện mở theo CIF của 01 KH) theo quy định của TPBank vào từng thời kỳ .
1.3 Kiểm tra đối chiếu thông tin
- GDV thực hiện nhận biết KH bao gồm nhưng không giới hạn là người giám hộ, người đại diện theo pháp luật…. theo đúng Quy định về chính sách nhận biết khách hàng để phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố (QD01/PC) của TPBank và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có) ban hành từng thời kỳ.
- Kiểm tra thông tin hồ sơ KH cung cấp, đối chiếu với thông tin của KH trên hệ thống FCC của TPBank (nếu có) theo đúng Hướng dẫn đào tạo, sử dụng các hệ thống ứng dụng Công nghệ thông tin (HD06/CNTT).
+ Trường hợp KH đủ điều kiện gửi tiết kiệm (hồ sơ đầy đủ, khớp đúng, chính xác, KH thuộc đối tượng được gửi tiết kiệm,…): Chuyển bước 2.1.
+ Trường hợp KH không đủ điều kiện gửi tiết kiệm (KH cung cấp thiếu hồ sơ, giấy tờ, KH không thuộc đối tượng được gửi tiết kiệm…): GDV thực hiện bước 1.4.
1.4 Thông báo từ chối
135
2.1 Kiểm tra số dư TKTT/kiểm tra tiền mặt & 2.2 Yêu cầu KH nộp tiền/Chuyển tiền vào TKTT
- GDV kiểm tra TKTT của KH (Trường hợp KH chuyển khoản để gửi tiết kiệm)/nhận và kiểm tra tiền mặt (Trường hợp KH nộp tiền mặt):
+ Nếu tài khoản đủ số dư/tiền mặt đủ và hợp lệ (tiền đủ tiêu chuẩn lưu thơng, khơng có tiền giả,…): GDV thực hiện tiếp Bước 3.1.
+ Nếu TKTT không đủ số dư/tiền mặt không đủ và/hoặc không hợp lệ: GDV thông báo cho KH kiểm tra lại và yêu cầu KH nộp thêm tiền mặt hoặc chuyển thêm tiền vào tài TKTT.
Lưu ý:
+ Việc thu chi và kiểm đếm tiền mặt tuân thủ đúng Quy trình thu chi vàng, tiền mặt tại quầy của TPBank (QT02/NVKQ)
2.3 Nộp tiền/chuyển khoản tiền vào TKTT
- KH thực hiện nộp tiền/ chuyển khoản tiền vào TKTT
- GDV thực hiện thu tiền mặt của KH/ chuyển khoản tiền vào TKTT của KH theo đúng Quy trình thu/chi vàng, tiền mặt tại quầy (QT02/NVKQ) và Quy trình thanh tốn trong nước (QT05/TT) và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có), Chuyển tiếp Bước 3
136
3.1 Mở CIF (nếu KH chưa có CIF), thu tiền và mở TK TGTK cho KH
- Áp dụng các biện pháp nhận biết KH theo đúng Quy chế về phòng chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố (QD01/PC) của TPBank và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).
- Trường hợp KH đã có CIF: GDV thực hiện hạch toán thu tiền và mở TK TGTK để theo dõi khoản TGTK của KH trên hệ thống.
- Trường hợp KH chưa có CIF và có nhu cầu mở tài khoản thanh toán: GDV thực hiện theo đúng Quy trình mở, sử dụng và quản lý tài khoản thanh toán của khách hàng cá nhân (QT02/CN/TK) của TPBank và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).
- Trường hợp KH chưa có CIF và khơng có nhu cầu mở tài khoản thanh tốn, GDV thực hiện:
+ Thực hiện nhận biết khách hàng bao gồm nhưng không giới hạn là người gửi tiền, người gửi TK chung, người giám hộ, người đại diện, người được ủy quyền,… theo đúng Quy định về chính sách nhận biết khách hàng để phịng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố (QD01/PC) và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có) ban hành từng thời kỳ.
+ Hướng dẫn KH điền vào mẫuThẻ chữ ký (BM06.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này. Trường hợp KH khơng thể viết được dưới bất kỳ hình thức nào, GDV hướng dẫn KH đăng ký mã số hoặc ký hiệu đặc biệt thay cho chữ ký mẫu (Trong trường hợp này, KH chỉ được thực hiện các giao dịch liên quan đến STK tại nơi mở STK).
+ Phô tô và ký xác nhận đã đối chiếu với bản gốc CMND/HC/CCCD của KH/Người giám hộ/người đại diện theo pháp luật.
137
+ Hạch toán thu tiền và mở TK TGTK để theo dõi khoản TGTK của KH trên hệ thống.
- Ký xác nhận trên chứng từ giao dịch/hồ sơ của KH, bao gồm: CMND/CCCD/HC, bảng kê tiền nộp/uỷ nhiệm chi (nếu có).
- Chuyển hồ sơ của KH cho TĐV/GĐ DVKH/KSV phê duyệt.
3.2 In giấy gửi tiết kiệm
- In Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành theo Quy trình này, chuyển cho KH kiểm tra thông tin và KH ký Giấy gửi TG CKH
3.3 Ký giấy gửi tiết kiệm
- KH kiểm tra thông tin trên Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành theo Quy trình này và ký xác nhận.
3.4 Ký xác nhận trên giấy gửi tiết kiệm
- GDV kiểm tra thông tin trên Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành theo Quy trình này và chữ ký của KH trên hệ thống đảm bảo khớp đúng, ký xác nhận trên Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành theo Quy trình này.
3.5 In STK
- In STK từ hệ thống theo mẫu hiện hành của TPBank, chuyển cho KH.
3.6 Ký cuống STK
- KH kiểm tra thông tin trên STK và ký xác nhận trên Cuống STK.
3.7 Ký xác nhận trên STK
- GDV ký xác nhận trên STK, Cuống STK.
- Chuyển hồ sơ của KH, Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này, STK cho GĐ ĐVKĐ/GĐ DVKH/KSV phê duyệt.
138
- GĐ ĐVKD/GĐ DVKH/KSV kiểm tra đúng các thông tin trên Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này, STK với thơng tin trên hồ sơ của KH và trên hệ thống FCC.
+ Nếu hồ sơ không hợp lệ/ thông tin không khớp đúng: Quay lại bước 3.1 + Nếu hồ sơ, thông tin hợp lệ:
GĐ ĐVKD/ GĐ DVKH/KSV phê duyệt trên hệ thống và ký xác nhận trên Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này, STK, Cuống STK.
GĐ ĐVKD/GĐ DVKH/KSV thực hiện đóng dấu trên STK, Cuống STK theo đúng quy định hiện hành của TPBank.
3.9 Scan STK lên ECM
- GĐ ĐVKD/GĐ DVKH/KSV thực hiện scan Giấy gửi tiết kiệm (BM08.QT02/CN/HĐ) ban hành kèm theo Quy trình này; STK và Cuống STK đã được ký, đóng dấu đầy đủ lên hệ thống ECM
- Lưu ý:
Scan STK và Cuống STK phải trên cùng một file, sau đó mới tách STK ra khỏi cuống STK để trả STK cho KH tại bước 3.10
Đối với gửi tiết kiệm chung, GDV scan toàn bộ văn bản thỏa thuận của KH lên phần Account Signatory và ghi chú “CHU KY (DCSH) Họ tên KH 1, Họ tên KH 2….”.
3.10 Gửi STK cho KH
GDV thông báo yêu cầu mở STK của KH đã thành công. Đồng thời GDV tách cuống STK và gửi lại KH STK (lưu ý không gửi lại KH cuống STK, cuống STK lưu tại TPBank), bản gốc CMND/CCCD/HC và các giấy tờ khác (nếu có).
139
KH nhận lại 01 bản gốc STK, CMND/CCCD/HC và các giấy tờ khác (nếu có).
4.1 Scan hồ sơ KH
- Scan hồ sơ KH gồm: Chữ ký mẫu KH để cập nhật lên hệ thống (nếu KH giao dịch lần đầu).... trên hệ thống FCC của TPBank theo đúng Hướng dẫn đào tạo, sử dụng các hệ thống ứng dụng Công nghệ thông tin (HD06/CNTT)
4.2 Lập Báo cáo
- GDV báo cáo các STK mở mới trong ngày tại ĐVKD và các loại báo cáo theo Phụ lục 01 – Hướng dẫn kiểm soát sau chứng từ kế toán giao dịch và chứng từ kho quỹ (PL01.QT21/NVKQ) ban hành kèm theo Quy trình ln chuyển và kiểm sốt sau chứng từ, hồ sơ DVKH tại ĐVKD (QT21/NVKQ)
+ In báo cáo các STK mở mới (FD019 – Danh sách TK FD mở mới) trong ngày trên hệ thống báo cáo CRS.
+ Đối chiếu với số lượng STK phát sinh trong ngày.
- Chuyển báo cáo cho GĐ ĐVKD/GĐ DVKH/KSV phê duyệt.
4.3 Lưu hồ sơ
- DVKH chuyển hồ sơ về phịng KSS – trung tâm CV để kiểm sốt và lưu chứng từ theo quy định.
- Lưu chứng từ giao dịch hàng ngày: Giấy gửi tiết kiệm; Cuống STK; Bảng kê tiền nộp/uỷ nhiệm chi (nếu có) và các hồ sơ khác (nếu có).
PL3.2. Quy trình tất tốn tài khoản tiền gửi có kỳ hạn Nội dung cơng việc
140
Khi STK đến hạn tất tốn hoặc KH có nhu cầu tất toán TGTK, KH đến địa điểm giao dịch của TPBank để thực hiện yêu cầu.
1.2. HD KH lập hồ sơ
- Hướng dẫn KH cung cấp STK hoặc số TK TKĐT, cung cấp CMND/CCCD/HC còn thời hạn hiệu lực.
+ Đối với trường hợp Người gửi tiền là người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật, ngoài các thủ tục nêu trên, Người gửi tiền phải xuất trình thêm các giấy tờ chứng minh tư cách của người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người hạn chế năng lực hành vi dân sự.
+ Đối với TGTK chung: khi tất toán TGTK, người gửi TGTK chung phải xuất trình CMND/CCCD/HC cịn hiệu lực, văn bản thỏa thuận TGTK chung với TPBank.
+ Đối với người được ủy quyền, ngoài các giấy tờ nêu trên phải xuất trình Giấy ủy quyền (bản gốc).
Nếu việc ủy quyền được thực hiện tại TPBank: Phải có xác nhận chứng kiến việc lập văn bản ủy quyền của đại diện TPBank (GDV/CVKH và GĐ DVKH/KSV) và được đóng dấu của ĐVKD.
Nếu việc ủy quyền không được thực hiện trước sự chứng kiến của đại diện TPBank: Giấy ủy quyền phải có chữ ký xác nhận, đóng dấu của cơ quan công chứng theo đúng quy định của Pháp luật.
Lưu ý:
- Với trường hợp KH gửi tiết kiệm bằng phương tiện điện tử và có nhu cầu tất tốn tại quầy (phụ thuộc vào Sản phẩm cho phép KH lựa chọn hình thức tất tốn
141
tại quầy), hướng dẫn KH lập Giấy yêu cầu tất toán TKĐT (BM02.SP13/CN/HĐ).
- KH thay đổi thông tin, ĐVKD hướng dẫn KH cung cấp hồ sơ thay đổi thông tin, thực hiện nhận biết khách hàng ngay khi khách hàng thay đổi thông tin theo đúng Quy định về chính sách nhận biết khách hàng để phòng, chống rửa tiền