8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn tại ngân hàng tmcp
2.3.5. Giám sát và sửa chữa những sai sót
Với những đặc điểm của hoạt động huy động vốn, việc giám sát được thực hiện bao gồm công tác giám sát thường xuyên cũng như thực hiện các giám sát định kỳ của các tổ chức trong và ngoài ngân hàng, cụ thể như :
- Giám sát từ bên ngồi: Hoạt động huy động vốn ln được sự quan tâm
giám sát về việc tuân thủ lãi suất huy động,.. của các cơ quan có thẩm quyền như kiểm tốn nhà nước, thanh tra chính phủ, thanh tra ngân hàng nhà nước, kiểm tra KSNB TPBank ,.. việc kiểm tra giám sát này được thực hiện định kỳ, thường 6 tháng hoặc kỳ hàng năm.
- Giám sát bên trong (tại phịng giao dịch): Mọi quy trình giao dịch phải có
ít nhất 2 người tham gia, một người thực hiện giao dịch, một người kiểm soát giao dịch, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được TPBank cho phép. Hoạt động kiểm sốt phải có dấu vết kiểm sốt được lưu trên chứng từ hoặc trên hệ thống, cụ thể là mỗi nhân viên được cấp user để truy cập vào hệ thống, bất kỳ nhân viên thay đổi hay giao dịch gì trên chương trình cũng được hệ thống lưu lại thời gian, và nội dung thực hiện,..
Việc giám sát còn thể hiện kể cả giao dịch viên và kiểm soát viên đều phải kiểm soát dữ liệu gốc, dữ liệu nguồn phục vụ hoạt động giao dịch để cập nhật duy trì tính chính xác, đầy đủ và có thật của dữ liệu, việc giám sát nhằm đánh giá các
92
hoạt động kiểm soát đã thiết lập được thực hiện đầy đủ, chính xác, tn thủ quy định, quy trình.
Bên cạnh đó, Chi nhánh đã xây dựng ban thương hiệu có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng chăm sóc khách hàng. Hàng tuần, ban thương hiệu sẽ kiểm tra phong cách giao dịch của nhân viên tại Chi nhánh.
Qua quá trình cơng tác thực tế tại TPBank - Chi nhánh Nha Trang, tác giả trình bày hai ví dụ minh hoạ về KSNB hoạt động huy động vốn như sau :
Thứ nhất, Đối với trường hợp khách hàng tổ chức: Trường hợp này chi
nhánh huy động vốn đối tượng là một khách hàng công ty, công ty này chưa từng mở tài khoản thanh tốn trong hệ thống TPBank, nên phịng giao dịch vừa tiếp thị khách hàng mở tài khoản thanh toán (để huy động nguồn vốn khơng kỳ hạn) và gửi tiết kiệm khi có tiền hàng về chưa có nhu cầu sử dụng (để huy động nguồn tiền gửi có kỳ hạn)
(Do lý do bảo mật của ngân hàng và khách hàng, nên một số thông tin đã được
thay đổi song vẫn đảm bảo bản chất nghiệp vụ)
- Khách hàng: Công ty TNHH MTV Maria
- Trụ sở chính: 165 Trần Phú, TP Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2029996780 đăng ký lần đầu ngày 03 tháng 10 năm 2019 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh hòa cấp.
- Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VNĐ (Hai tỷ đồng) - Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh nội thất - Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Linh
Do mới đăng ký hoạt động, nên cơng ty TNHH MTV Maria chưa mở tài khồn tại bất kỳ ngân hàng nào, TPBank đã tiến hành tư vấn và hướng dẫn cơng ty hồn thành thủ tục hồ sơ ban đầu để mở tài khoản thanh toán.
93
1. Kiểm soát hồ sơ trước khi mở tài khoản thanh toán
Căn cứ vào hồ sơ đề nghị của cơng ty, căn cứ vào quy trình mở và sử dụng tài khoản trong hệ thống TPBank [15], giao dịch viên đề nghị cơng ty hồn thiện các giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ mở tài khoản tiền gửi thanh toán bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán kiêm hợp đồng (dùng cho khách hàng tổ chức): 2 bản chính
- Giấy phép đăng ký hoạt động kinh doanh: 1 bản sao y bản chính
- Chứng minh nhân dân (còn hiệu lực) của chủ tài khoản: 1 bản sao y bản chính
- Quyết định bổ nhiệm kế tốn trưởng: 1 bản chính
- Chứng minh nhân dân (cịn hiệu lực) của kế tốn trưởng:1 bản sao y bản chính
- Chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc thông báo đăng tải mẫu dấu trên cỗng thông tin quốc gia: 1 bản chính
Giao dịch viên tiếp nhận bộ hồ sơ đề nghị mở tài khoản tổ chức của cơng ty, thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của toàn bộ bộ hồ sơ đồng thời lên trang web: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ để kiểm tra lại chính xác mẫu dấu của khách hàng, Nếu hồ sơ đầy đủ, ký vào chỗ giao dịch viên, làm mục lục hồ sơ mở tài khoản tiền gửi thanh toán và chuyển sang kiểm soát viên.
Kiểm soát viên thực hiện lại toàn bộ giấy tờ thủ tục của bộ hồ sơ, nếu đúng so với quy trình hiện tại quy định, kiểm sốt viên thực hiện ký lên hồ sơ giấy, và chuyển lại cho giao dịch viên, yêu cầu tác nghiệp trên hệ thống.
94
Giao dịch viên tại chi nhánh, thực hiện mở tài khoản công ty TNHH MTV Maria với các thông tin cụ thể theo sự quản lý tập trung tại ngân hàng TPBank như sau:
+ Tên Công ty: Công ty TNHH MTV Maria + CIF: 03009222
+ Số tài khoản: 03009222701
+ Ngân hàng: TPBank - chi nhánh Nha Trang
Theo quy định, sau khi mở tài khoản thanh toán, giao dịch viên tiến hành upload chữ ký chủ tài khoản, chữ ký kế tốn trưởng, mẫu dấu lên chương trình ngay trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, sau khi upload xong, giao dịch viên chuyển bộ hồ sơ tiếp nhận từ ban đầu, cộng với chứng từ in thông tin số tài khoản mới mở được in ra từ hệ thống, chuyển cho kiểm soát viên thực hiện kiểm tra và duyệt chữ ký theo đúng thời gian quy định cả trên cấp độ CIF và cấp độ tài khoản.
3. Kiểm sốt sau (hậu kiểm sốt) q trình mở tài khoản thanh tốn
Bộ hồ sơ mở tài khoản thanh tốn của cơng ty sẽ được lưu theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015, và quy định lưu trữ chứng từ của TPBank quy định, định kỳ hàng năm hoặc kỳ 6 tháng hoặc có quyết định kiểm tra đột xuất theo sự chấp thuận của ban lãnh đạo chi nhánh, kiểm tra KSNB TPBank, hoặc kiểm tra KSNB khu vực sẽ chọn ngẫu nhiên các hồ sơ mở tài khoản tiền gửi thanh toán để kiểm tra, cụ thể:
- Kiểm tra xem bộ hồ sơ có hợp lệ, hợp pháp về mặc pháp lý;
- Kiểm tra xem giao dịch viên có mở các thông tin trong hệ thống khớp đúng với chứng từ giấy khách hàng đã yêu cầu;
- Kiểm tra xem khách hàng có thuộc đối tượng “danh sách đen” khách hàng đang bị cấm mở tài khoản theo danh sách khách hàng được TPBank cập nhật trong từng thời kỳ;
95
- Kiểm tra xem giao dịch viên có cập nhật chữ ký khách hàng lên hệ thống đầy đủ và đúng số ngày quy định;
- Kiểm tra xem bộ hồ sơ có được tích hợp đầy đủ các chữ ký và con dấu theo quy định (kể cả của khách hàng và của những người thực hiện liên quan).
- Kiểm tra xem lãi suất đang áp dụng cho khách hàng có đúng theo cơng văn quy định cụ thể trong từng thời kỳ hay không (kể cả trường hợp tài khoản
thanh tốn: áp lãi suất khơng kỳ hạn và tài khoản tiền gửi tiết kiệm(nếu có) theo từng kỳ hạn gửi)
- Đối với trường hợp khách hàng cá nhân: Trường hợp này huy động vốn
đối tượng là một khách hàng cá nhân, cá nhân này đã từng gửi tiết kiệm trong hệ thống TPBank , nên Chi nhánh thực hiện giao dịch gửi nguồn tiền mới theo yêu cầu và tư vấn tiếp thị khách hàng sử dụng thêm các sản phẩm dịch vụ của TPBank như mở thêm tài khoản thanh toán để phát hành thẻ ATM, đăng ký thêm dịch vụ biến động số sư, đăng ký thêm dịch vụ internet banking để chuyển tiền, kiểm tra số dư tiền gửi, nộp tiền điện, tiền nước cho gia đình, sau này có thể gửi tiết kiệm trực tuyến để tiết kiệm thời gian.
(Do lý do bảo mật của ngân hàng và khách hàng, nên một số thông tin đã được
thay đổi song vẫn đảm bảo bản chất nghiệp vụ)
- Khách hàng: Thúy An
- Chứng minh nhân dân: 222014609 - Cấp ngày: 01/09/2018
- Do: Cơng an Khánh Hịa cấp
- Địa chỉ: 6 Nguyễn Thiện Thuật, TP Nha Trang, Khánh Hòa.
- Nhu cầu gửi nguồn tiền là: 650.000.000 đ (Bằng chữ:Sáu trăm năm mươi
96
Do khách hàng đã có thơng tin trong hệ thống TPBank nên giao dịch viên tiến hành tư vấn sử dụng thêm các dịch vụ của ngân hàng và thực hiện gửi tiết kiệm theo yêu cầu.
1. Kiểm soát hồ sơ trước khi tạo tài khoản trên hệ thống
Dựa vào nhu cầu của khách hàng, căn cứ vào quy định về tiền gửi tiết kiệm trong hệ thống TPBank và quy trình giao dịch tại quầy giao dịch viên (GDV) hướng dẫn khách hàng hoàn thiện các giấy tờ cần thiết liên quan đến mở tài khoản tiền gửi tiết kiệm bao gồm các giấy tờ sau:
- Kiểm tra thông tin chứng minh nhân dân của khách hàng trên hệ thống, do khách hàng đã từng gửi trên hệ thống TPBank nên các thông tin về số CIF, họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, số điện thoại,.. đã được chương trình lưu sẵn, GDV tiến hành xác nhận lại thơng tin với khách hàng, nếu khách hàng có cần thay đổi thông tin cá nhân liên quan, GDV tiến hành cập nhật, sửa đổi trước khi giao dịch.
- Giấy gửi tiền (mẫu chứng từ in sẵn do ngân hàng cung cấp, bao gồm 2
liên, ngân hàng hỗ trợ in theo yêu cầu khách hàng, khách hàng kiểm tra thông tin và ký, ghi rõ họ tên)
- Sau khi nhận được giấy gửi tiền đã được ký từ khách hàng, GDV tiến hành đối chiếu chữ ký trên giấy gửi tiền với chữ ký đã được up load trên hệ thống trước đó, nếu như khớp đúng GDV tiến hành mở sổ theo yêu cầu khách hàng, nếu như không đúng, thông báo với khách hàng về việc chữ ký đã thay đổi so với trước đây và hướng dẫn khách hàng: thứ nhất, tập ký lại chữ ký trước đây nếu còn nhu cầu sử dụng chữ ký cũ. Thứ hai, nếu khách hàng có nhu cầu thay đổi chữ ký mới GDV tiến hành hướng dẫn khách hàng điền mẫu thay đổi thông tin khách hàng, phô tô chứng minh nhân dân kèm theo.
97
Khi đã hoàn thiện thủ tục giấy tờ, GDV kiểm tra lại lần nữa tính hợp lệ, hợp pháp của tồn bộ bộ hồ sơ (nếu có), phiếu gửi tiền đầy đủ các thông tin cần thiết về thời gian gửi, kỳ hạn gửi, số tiền gửi,.. Nếu hồ sơ đầy đủ, GDV ký và chuyển sang kiểm soát viên.
Kiểm sốt viên thực hiện các phê duyệt thay đổi thơng tin theo u cầu (nếu có), kiểm tra lại tồn bộ thủ tục của bộ hồ sơ, nếu đúng theo quy trình hiện tại quy định, kiểm sốt viên thực hiện ký lên hồ sơ giấy, và chuyển lại cho GDV, yêu cầu tác nghiệp trên hệ thống.
2. Kiểm sốt trong q trình thu tiền vật lý và mở tài khoản tiết kiệm.
Do TPBank áp dụng mơ hình “giao dịch một cửa” nghĩa là để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, tránh trường hợp khách hàng phải xếp thứ tự chờ quầy này rồi lại sang xếp thứ tự chờ quầy khác để thực hiện nghiệp vụ tiếp theo. Giao dịch viên tại tiến hành thực hiện kiểm đếm tiền mặt vật lý của khách hàng Thúy An đủ với số lượng là: 650.000.000đ (Sáu trăm năm mươi triệu đồng) trước khi thực hiện mở tài khoản trên hệ thống. Trong q trình kiểm đếm này, kiểm sốt viên hỗ trợ, quan sát, kiểm sốt q trình kiểm đếm cũng như nhắc nhở giao dịch viên bảo quản tiền mặt vào thùng tơn hoặc két sắt có khố theo đúng quy định.
Khi đã kiểm đếm đủ tiền, GDV tiến hành mở sổ tiết kiệm của khách hàng Thúy An với các thông tin cụ thể như sau:
+ Tên in trên sổ: Thúy An
+ Địa chỉ in trên sổ: 6 Nguyễn Thiện Thuật, TP Nha Trang, Khánh Hòa. + Chứng minh nhân dân: 222014609
+ Số tiền gửi bằng số: 650.000.000 VNĐ
+ Số tiền gửi bằng chữ: Sáu trăm năm mươi triệu đồng + Kỳ hạn gửi: 12 tháng
98 + Phương thức nhận lãi: Tiền mặt + Định kỳ nhận lãi: 1 tháng một lần + Lãi suất: 5,41%/năm
+ sê ri sổ: QA261298
Theo quy định, sau khi mở tài khoản tiết kiệm, giao dịch viên tiến hành ký nháy lên sổ tại vị trí “giao dịch viên thực hiện” sau đó chuyển kiểm sốt viên ký nháy lên sổ tại vị trí “kiểm sốt viên thực hiện” và ký, ghi rõ họ tên tại chỗ “ngân hàng phát hành”, chuyển bộ phận văn thư đóng dấu ngân hàng, giao dịch viên nhận sổ tiết kiệm từ bộ phận văn thư về giao cho khách hàng kiểm tra lại và nhận sổ.
3. Kiểm sốt sau (hậu kiểm) q trình mở tài khoản tiền gửi tiết kiệm.
Theo quy trình giao dịch tại quầy, tồn bộ chứng từ giao dịch sẽ được đóng thành tập, đánh số theo quy định chuyển về bộ phận hậu kiểm tại trụ sở chi nhánh vào cuối ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận hậu kiểm thực hiện chấm lại toàn bộ các giao dịch phát sinh theo liệt kê ZBACGDHT-“Báo cáo giao dịch hoàn thành”, định kỳ hàng tháng, kỳ 3 tháng hoặc khi phát sinh các món tiền gửi nằm trong danh sách khách hàng đen, khách hàng có nguồn tiền gửi lớn cần kiểm tra,.. phòng kiểm tra KSNB TPBank , hoặc phòng kiểm tra KSNB khu vực sẽ tiến hành chọn mẫu ngẫu nhiên hoặc chọn toàn bộ các giao dịch nghi ngờ, nguồn lớn cần kiểm tra để kiểm tra, cụ thể:
- Kiểm tra xem bộ hồ sơ gửi tiền có hợp lệ, hợp pháp về mặc pháp lý. - Kiểm tra xem giấy gửi tiền đã đầy đủ các thông tin cần thiết như tên họ, số tiền, kỳ hạn gửi, phương thức nhận lãi, gốc,..
- Kiểm tra trên hệ thống xem chữ ký khách hàng đã được up load lên chưa, thời gian up load có đúng theo quy định là trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo khơng? Và chữ ký trên hệ thống có đúng với hồ sơ khách hàng đăng ký hay không?
99
- Kiểm tra xem khách hàng có nằm trong danh sách khách hàng đen, khách hàng có dấu hiệu mỹ khơng? Có tn thủ đạo luật FATCA (Đạo luật tuân thủ thuế đối với các tài khoản nước ngồi) khơng?
- Kiểm tra xem số sê ri sổ phát hành cho khách hàng trên hệ thống với sổ tiết kiệm thực tế khách hàng đang nắm giữ có khớp nhau khơng;
- Kiểm tra lãi suất đang áp dụng cho khách hàng có đúng theo cơng văn quy định cụ thể trong từng thời kỳ hay không;
- Kiểm tra xem phương thức trả lãi, trả gốc trên hệ thống có đúng với yêu cầu trên hồ sơ giấy của khách hàng hay khơng? Vì có rất nhiều trường hợp như khách hàng yêu cầu gửi tiết kiệm kỳ hạn 12 tháng nhận lãi định kỳ 1 tháng/lần, nhưng do số lượng khách hàng giao dịch quá đông, lượng tiền mặt kiểm đếm nhiều, giao dịch viên tác nghiệp nhầm sản phẩm thành gửi kỳ hạn 12 tháng nhận lãi cuối kỳ (kiểm sốt viên cũng khơng phát hiện sai xót), đến khi 1 tháng sau khách hàng có nhu cầu ra ngân hàng nhận lãi về tiêu dùng thì mới phát hiện ra khơng có lãi để nhận vì lãi được chi trả một lần vào ngày cuối cùng của kỳ hạn 12 tháng. Lúc này muốn để lại sổ cũ thì khách hàng khơng có tiền lãi chi tiêu, nhưng nếu đổi sổ lại theo đúng yêu cầu cho khách hàng thì chương trình chỉ thanh tốn số tiền lãi khơng kỳ hạn trong một tháng (có thể giao dịch viên, kiểm soát viên là người phải bỏ tiền cá nhân của mình để đền bù phần lãi này cho khách hàng) do đó kiểm sốt q trình mở tiền gửi tiết kiệm là một quá trình diễn ra từ khâu bắt đầu, đang, và kết thúc quá trình gửi,