8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn tại ngân hàng tmcp
2.3.4. Về thông tin và truyền thông
Chính sách xúc tiến truyền thơng Ngân hàng giữ một vai trị rất quan trọng trong phối thức Marketing. Nó cung cấp thông tin cho khách hàng và những giải pháp về những mối quan hệ nội bộ cũng như mối quan hệ thị trường. Chính sách xúc tiến, truyền thông thiết lập sự rõ ràng, sự tinh vi và giúp khách hàng nhận thức đầy đủ hơn giá trị dịch vụ. Đối với hoạt động tài chính Ngân hàng, hoạt động này gồm:
(i) Quảng cáo: Đây là một trong những hình thức chính sách quảng bá xúc
tiến và thường được các Ngân hàng sử dụng.
Chức năng quảng cáo trong dịch vụ là xác định thông tin về dịch vụ, phát triển khái niệm dịch vụ, nhận thức tốt hơn về chất lượng và số lượng dịch vụ hình thành mức độ mong đợi và thuyết phục khách hàng mua hàng. Quảng cáo trong dịch vụ Ngân hàng cần chú ý phương tiện quảng cáo, tin quảng cáo, mục đích quảng cáo và ngân sách quảng cáo.
- Phương tiện quảng cáo: thường sử dụng website: https://www.TPBank .vn, tivi, phát thanh, truyền thanh, báo đài, pano áp phích, truyền miệng, thư từ, điện thoại...
- Tin quảng cáo: Xác định nội dung, hình thức, bố cục tin, đặc điểm tin, khơng khí mơi trường dịch vụ, phạm vi mức độ đại chúng mà chi phí tương đối... - Mục đích quảng cáo: Là nội dung yêu cầu phải thực hiện được của hoạt động quảng cáo. Mục đích quảng cáo quyết định hiệu quả và ngân sách quảng cáo. - Ngân sách quảng cáo: Được chỉ định bởi phương tiện, tin và mục đích quảng cáo. Ngồi ra, nó cịn phụ thuộc vào ngân sách Marketing của Ngân hàng.
Một vấn đề cần chú ý trong hoạt động quảng cáo Ngân hàng là thông điệp quảng cáo và thông tin truyền miệng.
90
Thông điệp quảng cáo phải được thiết kế vừa truyền đến khách hàng vừa đến cán bộ trong Ngân hàng để họ nhận thức dịch vụ và khuyến khích họ cung cấp dịch vụ chất lượng cao.
(ii) Thông tin truyền miệng giữ vị trí quan trọng và đặc thù trong kinh
doanh dịch vụ Ngân hàng. Những gợi ý cá nhân qua truyền miệng thông thường là nguồn tin quan trọng và được ưa chuộng. Chính vì thế, thơng tin truyền miệng phải được sinh ra từ hoạt động giao tiếp của nhân viên Ngân hàng và khách hàng để ngân hàng có thể kiểm sốt được các thơng tin truyền miệng.
(iii) Đối với hoạt động huy động vốn, hệ thống thông tin đầu ra và đầu vào cũng đóng một vai trị rất quan trọng và nó mang tính cấp thiết, cụ thể như:
- Thơng tin về Tổng nguồn vốn đã được huy động đến thời điểm hiện tại. - Thông tin chi tiết vế số liệu huy động được từ nguồn tiền gửi thanh tốn, tiết kiệm khơng kỳ hạn, tiết kiệm có kỳ hạn của cá nhân, tiền gửi của tổ chức kinh tế, tiền gửi của các định chế tài chính,.. để từ đó có các chính sách huy động kịp thời.
- Thơng tin về các thông tư, các quyết định, đặc biệt là các quyết định thay đổi quy trình huy động vốn, và các quyết định thay đổi lãi suất huy động phải được cập nhật một cách kịp thời và nhanh chóng nhất đến từng cán bộ giao dịch, nhằm huy động nguồn tiền gửi một cách hiệu quả nhất.
- Hệ thống thông tin, truyền thông, tin học của TPBank được triển khai thực hiện xuyên suốt, đồng bộ từ trung ương đến chi nhánh. Tại trụ sở chính ngân hàng có Trung tâm cơng nghệ thơng tin, về đến chi nhánh có Phịng điện tốn, đây là bộ phận chịu trách nhiệm tham mưu, xử lý và truyền đạt kịp thời các kênh thông tin đảm bảo cho từng nhân viên nắm rõ các quy định, quy chế của ngân hàng và được thơng tin đến người có thẩm quyền kịp thời và chính xác.
91
Mặt khác, các quy định, quy chế hoạt động của ngân hàng đều được cụ thể hoá bằng văn bản rõ ràng và truyền đạt trong toàn đơn vị. Các hệ thống báo cáo được thiết kế theo trình tự biểu mẫu rõ ràng để thể hiện đầy đủ các thông tin, số liệu cần báo cáo, công tác thông tin, truyền báo cáo số liệu luôn được thực hiện liên tục, kịp thời và dễ nắm bắt.