8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn trong các ngân hàng thương mạ
mại
1.3.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo Báo cáo COSO năm 2016, KSNB được định nghĩa như sau: “Kiểm
sốt nội bộ là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được các mục tiêu hoạt động, báo cáo, tuân thủ” [6].
Điều 39, Luật kế toán Việt Nam năm 2015 nêu rõ: “Kiểm soát nội bộ là việc
thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [24].
Theo Báo cáo Basel II: “Kiểm sốt nội bộ là một q trình bị chi phối bởi
Hội đồng quản trị, các nhà quản lý cấp cao và nhân viên. Nó khơng chỉ là một thủ tục hay chính sách được thực hiện tại một thời điểm cụ thể mà là một hoạt động liên tục ở mọi cấp trong ngân hàng. Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm thiết lập một nền văn hóa thích hợp để trợ giúp cho quá trình KSNB cũng như liên tục giám sát sự hữu hiệu của nó, tuy nhiên mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia quá trình này” [1].
Từ các khái niệm trên cho thấy các quan điểm về KSNB đều hướng đến các mục tiêu chính bao gồm:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
37
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.
1.3.2. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động huy động vốn
KSNB đối với hoạt động huy động vốn thường xuyên thông qua các kênh như kiểm tra lãi suất các kỳ hạn gửi, so sánh với thị trường vốn, kiểm tra thường xun lãi/lỗ thơng qua q trình mua bán vốn với trụ sở chính,.. từ đó xác định đúng lãi suất của từng kỳ hạn cụ thể, giúp cho ngân hàng tránh được những rủi ro có thể bị lỗ trong trường hợp huy động kỳ hạn dài với lãi suất cao.
KSNB đối với hoạt động huy động vốn thường xuyên và liên tục, sẽ giúp cho các nhân viên ý thức tốt hơn về kỷ năng tác nghiệp của mình. Và nhận thức đúng đắn trách nhiệm, nhiệm vụ mình phải làm q trình huy động vốn, từ đó giúp cho ngân hàng đào tạo được một đội ngũ nhân viên tận tâm, chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ khách hàng, nâng cao hình ảnh và thương hiệu của ngân hàng.
Kiểm soát liên tục mức tồn quỹ, kể cả Việt Nam Đồng và các loại ngoại tệ, tránh để trường hợp mức tồn quỹ quá thấp gây ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các khoản tiền gửi ngắn hạn đến hạn, và mức tồn quỹ quá cao cũng làm giảm lợi nhuận của ngân hàng.
Tăng cường KSNB về hoạt động huy động vốn giúp cho đơn vị kiểm soát tốt số lượng, cũng như chất lượng các nguồn tiền gửi ngoại tệ vào ngân hàng, từ đó có các phương hướng sử dụng và đầu tư nguồn ngoại tệ cho phù hợp, tránh trường hợp ngân hàng phải chịu lỗ do thay đổi tỷ giá, do quá trình bảo quản hư hỏng, rách nát, làm tăng chi phí của đơn vị.
1.3.3. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ trong hoạt động huy động vốn
1.3.3.1. Về môi trường kiểm soát
Việc thiết lập các nhân tố mơi trường kiểm sốt rất quan trọng đối với lĩnh vực kinh doanh đặc biệt như ngân hàng, các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt
38
chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng. Mơi trường kiểm sốt của một NHTM là toàn bộ các nhân tố tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của chính sách thủ tục kiểm soát của ngân hàng gồm:
Quan điểm điều hành của Ban Giám đốc, Ban giám đốc là người đề ra các
chính sách, kế hoạch, quy chế nội bộ của ngân hàng như quy chế về thẩm quyền trách nhiệm, quy trình nghiệp vụ, chính sách khách hàng.... Quan điểm của Ban Giám đốc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm tra - kiểm soát trong ngân hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Chẳng hạn, khi lãnh đạo theo đuổi quan điểm chấp nhận rủi ro để đạt được kế hoạch đề ra thì kế hoạch kiểm sốt sẽ khơng được thực hiện tốt, ngược lại, lãnh đạo theo đuổi quan điểm chống đỡ rủi ro thì họ tin rằng kiểm sốt là một vấn đề quan trọng để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận được chun mơn
hố với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện các chức năng khác nhau trong quản lý. Xây dựng cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại chính là sự phân chia nó thành những bộ phận với những chức năng và quyền hạn cụ thể sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Một cơ cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo được khả năng kiểm tra kiểm sốt lẫn nhau trong các bước thực hiện cơng việc sẽ đảm bảo sự thông suốt cho các thủ tục kiểm sốt được phát huy tác dụng.
Chính sách nhân viên liên quan đến yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh
ngân hàng đó là con người: ngân hàng có được đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ và đáng tin cậy thì q trình kiểm sốt sẽ có nhiều thuận lợi hơn, ngược lại ngân hàng nào có những nhân viên thiếu cả “trí” và “đức” thì q trình kiểm
39
sốt rất khó thực hiện. Chính vì vậy mà Ngân hàng thương mại cần xây dựng và thực hiện chính sách nhân sự, phát triển nguồn nhân lực một cách tốt nhất để đưa hoạt động ngân hàng phát triển bền vững.
Công tác kế hoạch hơn bất kỳ đơn vị kinh doanh nào, ngân hàng cần xây
dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chương trình hành động cụ thể về hoạt động kinh doanh, nhân sự, phát triển mạng lưới... để trở thành một ngân hàng chuyên nghiệp, hiện đại đặc biệt là trong thời kỳ đổi mới và hội nhập ở nước ta hiện nay. Việc lập và thực hiện kế hoạch được chấp hành nghiêm túc và khoa học thì đây cũng là cơng cụ hữu hiệu để ngân hàng thực hiện cơng tác kiểm sốt của mình. Đối với kiểm soát huy động vốn, NHTM cần lập kế hoạch huy động vốn ngắn hạn và trong dài hạn, kế hoạch cơ cấu và phát triển nguồn vốn bền vững.
1.3.3.2. Về nhận diện và đánh giá rủi ro
Là quy trình để xác định và phân tích các rủi ro đối với việc hồn thành các mục tiêu, làm cơ sở cho việc xác định xem các rủi ro đó được quản lý như thế nào. Bao gồm việc xác định mục tiêu của công tác huy động vốn, nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro đối với hoạt động huy động vốn.
1.3.3.3. Về hoạt động kiểm sốt
Là những chính sách thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm sốt rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải trong quá trình huy động vốn.
1.3.3.4. Về thơng tin và truyền thông phục vụ cơng tác kiểm sốt
Hỗ trợ việc xác định, nắm bắt và trao đổi thơng tin theo một hình thức và khn khổ thời gian tạo điều kiện cho các thành viên thực hiện các nhiệm vụ của mình. Hệ thống thơng tin và báo cáo, bao gồm cả hệ thống công nghệ thông tin,
40
các cơ chế giao tiếp và các kênh thông tin giữa các cấp và các bộ phận trong ngân hàng trong quá trình huy động vốn.
1.3.3.5. Về hoạt động giám sát
Là q trình đánh giá chất lượng cơng tác KSNB đối với hoạt động huy động vốn, việc này được thực hiện thông qua công tác giám sát từ xa và kiểm soát tại chỗ đối với các hoạt động tiền gửi.
1.4. Hoạt động huy động vốn có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm sốt nội bộ