8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
3.2. Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn tại ngân
3.2.4. Về công tác thông tin và truyền thông phục vụ kiểm soát
Là ngân hàng số đứng đầu Việt Nam, TPBank liên tục đổi mới, cập nhật, ra mắt các công nghệ hiên đại nhất, cập nhật những xu hướng nổi trội nhằm mang
116
đến sự tiện lợi cho khách hàng. App TPBank Mobile sử dụng giọng nói để hổ trợ tìm kiếm, trợ lý ảo dùng AI để chăm sóc khách hàng, TPBank số hóa quy trình vận hành, triển khai 90% ngân hàng không giấy tờ. Năm 2021, TPBank nhận nhiều giải thưởng uy tín trong và ngồi nước như: Ngân hàng số xuất sắc nhất Việt Nam, Ngân hàng có dịch vụ tốt nhất,… TPBank là ngân hàng đầu tiên có hệ thống Live Bank, đây là hệ thống tiên tiến giúp cho khách hàng có thêm nhiều tiện ích, an tồn bảo mật, đồng thời tiết kiệm thời gian giao dịch ngân hàng. Khách hàng có thể gửi và rút tiền, thậm chí có thể gửi tiền tiết kiệm qua hệ thống LiveBank 24/24. Ngoài ra hệ thống cung cấp khả năng tự động cảnh báo rủi ro bằng SMS, email mỗi khi khách hàng có sự thay đổi tài khoản, thơng tin cá nhân hay có những bất thường khi đăng nhập và sử dụng dịch vụ,.. Bên cạnh đó, hệ thống mới với nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ người dùng giảm tác nghiệp, giảm áp lực, cải thiện giờ giấc làm việc của cán bộ, phục vụ khách hàng ngày càng nhanh chóng, thuận tiện. Tuy nhiên, do hệ thống đang trong giai đoạn “vừa triển khai vừa phát triển” chương trình được viết với những tính năng cơ bản nhất, theo ý kiến tác giả, để hệ thống vận hành tốt hơn, chuyên nghiệp hơn, riêng mảng huy động vốn, và kiểm sốt về hoạt động huy động vốn chương trình cần cập nhật và phát triển thêm các báo cáo cũng như các tính năng hỗ trợ giao dịch viên và kiểm tra KSNB như sau:
Thứ nhất, cải thiện chức năng tìm kiếm khách hàng theo tên và gom theo
khu vực, theo địa bàn tỉnh, thành phố để mỗi lần hỗ trợ tìm kiếm khách hàng đã từng gửi tiết kiệm tại ngân hàng nhưng quên mang chứng minh nhân dân một cách nhanh và chính xác nhất, thay vì phạm vi tìm kiếm tồn quốc như hiện nay vừa mất thời gian và vừa rủi ro, dễ xảy ra nhầm lẫn do trùng tên.
Thứ hai, bổ sung thêm chức năng tạo bản xác nhận số dư tiền gửi bằng tiếng
việt, bằng song ngữ, bằng tiếng nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng gửi tiết kiệm cũng như mở tài khoản thanh tốn, tồn bộ dữ liệu, thơng tin của khách hàng
117
được kết xuất từ hệ thống, giao dịch viên chỉ cần chọn số tài khoản cần xác nhận, loại tiếng cần xác nhận,… nhằm đảm bảo số thơng tin được kết xuất chính xác nhất, nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng, giảm thiểu thời gian tác nghiệp thủ công như hiện nay cho bộ phận giao dịch viên.
Thứ ba, chương trình cần bổ sung thêm các báo cáo hỗ trợ cho nhân viên
bộ phận kiểm tra KSNB, cụ thể như báo cáo thể hiện user nào đã điều chỉnh lãi suất của khách hàng trong hệ thống, tài khoản nào, số tiền bao nhiêu, chênh lệch lãi lỗ của chi nhánh là bao nhiêu? thời gian cụ thể của việc điều chỉnh là lúc nào? để cán bộ kiểm tra KSNB có thể theo dõi và phát hiện các trường hợp sai phạm một cách kịp thời nhất.
Đặc biệt, chương trình cung cấp cho bộ phận kiểm tra KSNB báo cáo cụ thể về các tài khoản tiền gửi thanh toán và tài khoản tiết kiệm mở lùi ngày hiệu lực, trong báo cáo này cần thiết hiển thị đầy đủ các thông tin về user thực hiện, user kiểm soát, ngày giờ thực hiện, tài khoản, và số tiền thực hiện để bộ phận kiểm tra KSNB có thể điều tra, kiểm sốt lại và tìm hiểu ngun nhân cũng như quy trách nhiệm cho những cán bộ liên quan một cách chính xác và nhanh chóng nhất.
Thứ tư, chương trình nên hỗ trợ cập nhật lãi suất chính xác cho các đối tượng
là khách hàng ưu tiên nhằm giảm thời gian tác nghiệp của giao dịch viên thay vì tác nghiệp thủ cơng như hiện nay. Theo từng công văn cụ thể trong từng thời kỳ, chương trình nên cập nhật lãi suất đến hạn cho đối tượng khách hàng ưu tiên như khách hàng thơng thường đang được áp dụng, chương trình cài link để có thể kiểm tra được đối tượng khách hàng này đã kích được kích hoạt thẻ khách hàng ưu tiên chưa? nếu có rồi thì tăng lãi suất theo đúng với quy định của khách hàng ưu tiên, nêu chưa có hoặc có mà chưa kích hoạt thẻ khách hàng ưu tiên thì mới để lãi suất như khách hàng thông thường, và nên chiết suất được các đối tượng khách hàng chưa đủ điều kiện áp dụng theo cơng văn, để giao dịch viên giảm áp lực, vì hàng
118
ngày kiểm tra số lượng khách hàng đến hạn quá nhiều, gây mất thời gian, và có thể gặp rủi ro do điều chỉnh sai sót do lỗi tác nghiệp.
Thứ năm, bộ phận công nghệ thông tin nên nghiên cứu thêm báo cáo hỗ trợ
bộ phận kiểm tra KSNB về các món tiền gửi vượt trần lãi suất theo quy định của TPBank và Ngân hàng Nhà Nước quy định trong từng thời kỳ để phịng kiểm tra kiểm sốt có thể kiểm tra và xử lý kịp thời, tránh gây tổn thất cho ngân hàng.
Thứ sáu, về công tác truyền thông: Hiện tại TPBank đang dùng chương
trình: ecm.tpb.vn để phân phối công văn nội bộ đến từng nhân viên, và chương trình mạng xã hội Workplace, Work Chat để trao đổi, thảo luận cơng việc, chương trình thảo luận cơng khai trong đó thành viên tham gia là nhân viên của toàn hệ thống TPbank, kể cả giao dịch viên, cán bộ tín dụng, trưởng, đến phó giám đốc, giám đốc,… đến các phịng ban trụ sở chính trực tiếp lắng nghe và sửa đổi theo yêu cầu của người dùng. Theo ý kiến của tác giả, chương trình này tuy mới được ban lãnh đạo cho phép triển khai trong năm 2020, nhưng hiệu quả lại vô cùng lớn, các nhân viên cùng nhau trao đổi nghiệp vụ để trau dồi kiến thức, ban lãnh đạo tiếp thu, cho chỉnh sửa chương trình theo yêu cầu người dùng và khách hàng.
Tuy nhiên, bộ phận nhân sự, truyền thông và thông tin nên dùng những chính sách khác nhau truyền thơng, thơng tin đến tồn hệ thống, đảm bảo cán bộ của hệ thống đều được thông qua các nội dung thảo luận của hệ thống, thường xuyên nghiên cứu văn bản, trau dồi, cập nhật kiến thức, ví dụ như có cơng cụ kiểm tra được công văn đã phân phối, nhưng nhân viên lười đọc, chưa đọc, hoặc có thời gian đọc quá ngắn khi đó sẽ có chế tài phê bình/hiển trách định kỳ,..