8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn tại ngân hàng tmcp
2.3.3. Hoạt động kiểm sốt và sự phân cơng phân nhiệm
Một hệ thống KSNB hữu hiệu địi hỏi thiết lập một cơ cấu kiểm sốt thích hợp, trong đó HĐKS hiện diện ở mọi cấp hoạt động. Tại TPBank - Chi nhánh Nha Trang, HĐKS được thực hiện cụ thể: cấp cao nhất thực hiện đánh giá, kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, phòng ban khác nhau; kiểm tra sự tuân thủ những quy định ban hành và theo dõi sự không tuân thủ; một hệ thống đã được ủy quyền và phê duyệt; một hệ thống xác minh và đối chiếu.
Một hệ thống KSNB hữu hiệu địi hỏi sự phân cơng trách nhiệm hợp lý, các công việc của nhân viên không xung đột về trách nhiệm với nhau. TPBank - Chi nhánh Nha Trang có sự phân nhiệm rõ ràng tránh những xung đột tiềm ẩn về quyền
82
lợi phải được nhận biết, giảm thiểu tối đa tùy thuộc vào sự giám sát độc lập và thận trọng.
Bảng 2.5 : Hoạt động kiểm soát
TT Giai Đoạn Bộ phận thực
hiện Hoạt động kiểm soát
1
Tiếp nhận hồ sơ mở tài khoản của khách hàng
Giao dịch viên
Giao dịch viên kiểm tra kỹ bộ hồ sơ được nhận, bao gồm các giá trị pháp lý (đối với khách hàng mở tài khoản tổ chức), giấy tờ tuỳ thân còn hạn sử dụng (đối với khách hàng cá nhân) 2 Thu tiền và nhập tiền mặt vào hệ thống Giao dịch viên
Bắt buộc mọi chứng từ trước khi trả khách hàng phải được in QRCODE, trường hợp do lỗi hệ thống không in được, phải ký tối thiểu hai cấp và đóng dấu đơn vị. 3 Phát hành sổ, thẻ tiết kiệm cho khách hàng Giao dịch viên, Kiểm soát viên
Trước khi ký tên và đóng dấu trên sổ tiết kiệm, Kiểm soát viên kiểm tra lại sự khớp đúng giữa thẻ TK đang cầm và số thẻ cập nhật trên hệ thống, đảm bảo chính
83
xác, nếu có sai sót, phải có phương hướng xử lý kịp thời trước khi giao sổ cho khách hàng. 4 Phát hành sổ, thẻ tiết kiệm cho khách hàng Giao dịch viên, Kiểm soát viên
Cuối ngày in báo cáo: FD019-DANH SÁCH TK FD MỚI MỞ để chấm và lưu cùng tập chứng từ
5 Lưu trữ ấn chỉ
quan trọng Giao dịch viên
Cuối ngày in báo cáo IV004- BÁO CÁO ẤN CHỈ XUẤT NHẬP TRONG NGÀY để kiểm tra số lượng ẩn chỉ quan trọng 6 Giới thiệu về tính năng của từng sản phẩm tiền gửi Chi nhánh
Thông báo công khai các loại sản phẩm huy động tiền gửi, cùng lãi suất,.. các dịch vụ đi kèm liên quan cho khách hàng nắm bắt, giải thích đầy đủ cho khách hàng hiểu về sản phẩm dịch vụ trước khi thực hiện giao dịch cho khách hàng. 7 Quản lý bảo mật thông tin của khách hàng Giao dịch viên, Kiểm soát viên,..
Mỗi cán bộ trong ngân hàng được cấp một mã truy cập vào hệ thống, chỉ khi nhập
84
đúng user với pass của mình thì hệ thống mới cho phép truy cập, thời gian truy cập, dữ liệu truy cập đều được hệ thống ghi nhận lại lịch sử. Bản thân user đó phải chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về dữ liệu, và mục đích truy cập dữ liệu của mình.
8 Xử lý dữ liệu Hệ Thống
Cơng tác hạch tốn các giao dịch huy động vốn tại chi nhánh đều thông qua hệ thống phần mềm điện tử đó là chương trình Core Flexcube hệ thống tài khoản chi tiết và hệ thống sổ sách của ngân hàng được chuẩn hóa thống nhất, mỗi giao dịch nhập vào chương trình đều được tự động hạch tốn ghi Nợ/Có các tài khoản liên quan và tính năng chương trình cho phép in chứng từ điện tử, chiết xuất các báo cáo tài chính tự động. Nhờ
85
chức năng hỗ trợ của công nghệ hiện đại hóa, các bút tốn hạch toán được thực hiện đơn giản, đảm bảo chính xác trong việc tính tốn, ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản, ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách đồng thời có thể tra cứu vấn tin nhanh chóng
9
Thực hiện giao dịch rút tiền gửi theo yêu cầu khách hàng
Giao dịch viên, Kiểm
soát viên
Toàn bộ chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên được đóng thành tập, in kèm báo cáo GL021 - LIET KE GIAO DICH NGAY HIEN TAI để chuyển về bộ phận hậu kiểm của chi nhánh vào cuối ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu ngày làm việc tiếp theo, để bộ phận hậu kiểm kiểm tra sau toàn bộ các chứng từ giao dịch, trong đó chú trọng các giao dịch rút tiền gửi, đảm bảo đúng hồ sơ pháp lý và chữ
86
ký yêu cầu đúng với chữ ký đã lưu trên hệ thống.
10
Quản lý hồ sơ tiền gửi của khách hàng
Giao dịch viên
Hồ sơ tiền gửi được lưu theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015, và tiêu chuẩn 5S của TPBank, định kỳ hàng tháng: Kiểm soát viên kiểm tra lại cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ của Giao dịch viên, định kỳ 6 tháng, Phòng Tổng Hợp chi nhánh và đoàn ISO của ngân hàng sẽ về chọn mẫu kiểm tra và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm.
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ các quy trình đang áp dụng tại Chi nhánh)
Bên cạnh các hình thức kiểm sốt như trên, cịn có nhiều cách kiểm sốt như để đăng nhập vào chương trình của hệ thống TPBank, mỗi nhân viên được cấp một user và password. Đồng thời, để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, chương trình của hệ thống TPBank được phân quyền sử dụng các chức năng khác nhau tùy theo vị trí nhân viên. Đối với giao dịch viên thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng tại quầy, chương trình chỉ cho phép nhập giao dịch và vấn tin các giao dịch đã thực hiện. Các bút tốn chỉ được hạch tốn trên chương trình sau khi các giao dịch nhập được phê duyệt bởi các user kiểm sốt viên theo đúng hạn mức được cấp, vì vậy, mọi nghiệp vụ xảy ra đều phải được phê chuẩn hợp lý. Nhân viên có trách nhiệm tự bảo quản user của mình, nghiêm cấm cho người khác mượn user của mình để thực
87
hiện các giao dịch nhằm tránh rủi ro phát sinh các giao dịch ảo, khơng có thực. Mặt khác, nhằm nâng cao tính bảo mật, chương trình yêu cầu người sử dụng thay đổi password đăng nhập định kỳ, tối thiểu 30 ngày thay đổi một lần.
Toàn bộ chứng từ và báo cáo hàng ngày của mỗi giao dịch viên được tổng hợp cuối ngày và lưu giữ, kiểm tra, quản lý chung tại kho chứng từ của phòng Hậu kiểm và phải bảo đảm các thủ tục kí nhận giữa hai bên. Tập chứng từ sẽ được sắp xếp gồm có: báo cáo giao dịch tiền mặt tại chi nhánh, báo cáo giao dịch tiền mặt tại máy chủ, báo cáo các giao dịch chưa hoàn thành trong ngày, Liệt kê chứng từ cuối ngày được in trên chương trình TPSS và kèm thứ tự tồn bộ các chứng từ đã giao dịch với khách hàng theo thứ tự của liệt kê do Giao dịch viên trực tiếp thực hiện đã cập nhật vào hệ thống
Bộ phận hậu kiểm: được cấp mã bảo mật có quyền truy cập vào hệ thống
theo cấp độ quy định để thực hiện nhiệm vụ thuộc thẩm quyền (kể cả việc in, xem các loại liệt kê, báo cáo, kiểm tra đối chiếu mẫu dấu, chữ kí của khách hàng trên hệ thống phục vụ cho công tác hậu kiểm).
Tiếp nhận đối chiếu kiểm sốt lại tồn bộ tài liệu kế tốn phát sinh sau mỗi ngày giao dịch từ các cá nhân, phòng ban đã cập nhật vào hệ thống đảm bảo khớp đúng giữa số liệu hạch toán chi tiết trên liệt kê, báo cáo tại các phân hệ nghiệp vụ với số liệu hạch toán tổng hợp trên bảng cân đối tài khoản kế tốn hàng ngày và hồn thành việc kiểm tra, đối chiếu ngày vào ngày làm việc kế tiếp.
Được quyền yêu cầu các cá nhân, phịng ban bổ sung hồn tất kịp thời các tập chứng từ chưa đầy đủ và sắp xếp chưa đúng trình tự quy định, sắp xếp đóng, bảo quản và lưu trữ hồ sơ, chứng từ đúng quy định.
Nhận và quản lý mẫu chữ ký của cá nhân có thẩm quyền, trách nhiệm tham gia xử lý các giao dịch kế toán (giao dịch viên, kiểm soát viên,...) để làm căn cứ kiểm sốt tính chính xác và trách nhiệm của từng cán bộ liên quan.
88
Phải tuyệt đối giữ bí mật các thơng tin, tài liệu kế tốn của đơn vị, khơng tiết lộ mã khóa bí mật, cung cấp các số liệu, thơng tin, tài liệu kế toán khi chưa được lãnh đạo đơn vị chấp thuận
Bộ phận hậu kiểm hằng ngày thực hiện kiểm tra các báo cáo:
GL021 LIET KE GIAO DICH NGAY HIEN TAI FD019 DANH SÁCH TK FD MỚI MỞ
IV004 BÁO CÁO ẤN CHỈ XUẤT NHẬP TRONG NGÀY
GL020 SỔ QUỸ TIỀN MẶT GL023 SỔ PHỤ KẾ TOÁN
Kiểm tra giữa chứng từ thực tế với liệt kê chứng từ cuối ngày trên chương trình nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số lượng giao dịch thực tế với giao dịch đã được thực hiện trên máy.
Kiểm tra đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, đặc biệt là số tài khoản khách hàng, số tiền giao dịch, loại tiền tệ giao dịch.
Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ: chữ ký khách hàng, chữ ký giao dịch viên, chữ ký kiểm sốt và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền đối với các giao dịch vượt hạn mức của kiểm sốt viên
Kiểm sốt tính đầy đủ, hợp lệ hợp pháp các nội dung, yếu tố ghi trên chứng từ… theo đúng quy định nhằm phát hiện kịp thời các sai sót trong xử lí giao dịch, hạch tốn kế toán, các chênh lệch giữa số liệu tại phân hệ nghiệp vụ và tài khoản kế toán tổng hợp đảm bảo chống mọi biểu hiện tiêu cực, sai chế độ, lãng phí, tham nhũng. Bộ phận hậu kiểm kiểm tra đầy đủ theo quy trình, đó là mơi trường kiểm sốt tốt để tăng tính hữu hiệu của kiểm tra KSNB trong đơn vị.
89