8. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2. Khái quát về hoạt động huy động vốn trong các ngân hàng thương mại
1.2.3. Quy trình hoạt động huy động vốn theo quy định của Ngân hành Nhà
nước
Dựa vào tính chất hoạt động và KSNB mà mỗi NHTM sẽ có những quy định về hoạt động huy động vốn là khác nhau, tuy nhiên về cơ bản hoạt động huy động vốn của các NHTM sẽ được thực hiện thông qua các bước tương đối giống nhau, nó tuỳ thuộc vào việc huy động nguồn tiền gửi có kỳ hạn (tiền gửi tiết kiệm) hay tiền gửi khơng kỳ hạn (tiền gửi từ tài khoản thanh tốn) mà có những bước cụ thể khác nhau về quy trình, cụ thể như sau:
(i) Đối với tài khoản thanh toán (đây là nguồn vốn không kỳ hạn, cũng
chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng nguồn vốn của NHTM) quy trình mở thường bao gồm 5 bước [7], [8]:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ và chứng từ của giao dịch nộp tiền (trừ trường hợp khách hàng yêu cầu nộp tiền vào tài khoản mở mới bằng chuyển khoản từ tài khoản khác cùng chủ sở hữu)
- Tiếp nhận bộ hồ sơ mở tài khoản của khách hàng bao gồm 2 liên giấy đề nghị mở tài khoản, hai bản hợp đồng mở, sử dụng tài khoản theo quy định hiện hành và các giấy tờ đi kèm theo quy định, phù hợp với đối tượng khách hàng mở tài khoản là cá nhân/tổ chức/đồng chủ sở hữu.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ: nếu hợp lệ, hợp pháp, chuyển bộ hồ sơ cho người phê duyệt để kiểm soát và phê duyệt. Nếu không hợp lệ, hợp pháp trả lại khách hàng và nêu rõ lý do.
27
Tiếp nhận bộ hồ sơ từ người phê duyệt, tìm kiếm khách hàng trên hệ thống, nếu khách hàng chưa có CIF, thực hiện tạo CIF cho tất cả khách hàng trong mối quan hệ đồng chủ sở hữu/giám hộ... theo quy trình tạo CIF. Nếu khách hàng đã có CIF, thực hiện mở tài khoản cho khách hàng.
Bước 3: In thông tin tài khoản và chứng từ nộp tiền nếu có.
- In hoặc ghi số hồ sơ thơng tin khách hàng, số tài khoản khách hàng và ngày mở tài khoản lên giấy đề nghị mở tài khoản.
- In chứng từ giao dịch nộp tiền
- Ký tên lên giấy đề nghị mở tài khoản, chứng từ giao dịch nộp tiền và chuyển cho người phê duyệt ký kiểm soát và xác nhận lên giấy đề nghị mở tài khoản và chứng từ giao dịch nộp tiền nêu trên.
Bước 4: Nộp tiền vào tài khoản.
Thực hiện nộp tiền vào tài khoản khách hàng số tiền yêu cầu, tuỳ vào nhu cầu nộp của khách, có thể là tiền mặt vật lý, hay tiền chuyển khoản từ tài khoản thanh toán khác cùng chủ sở hữu, hay khác chủ sở hữu mà giao dịch viên thực hiện tác nghiệp tại các màn hình tương ứng.
Bước 5: Trả chứng từ cho khách hàng, luân chuyển chứng từ.
- Trả khách hàng bộ chứng từ đã được ký và đóng dấu bao gồm 1 liên giấy đề nghị mở tài khoản, 1 liên hợp đồng mở và sử dụng tài khoản, một liên giấy nộp tiền.
- Duy trì mẫu dấu, chữ ký theo đúng quy trình duy trì mẫu dấu.
- Cuối ngày chuyển 1 liên hợp đồng mở tài khoản, chứng từ nộp tiền và các giấy tờ khác có liên quan cho bộ phận kiểm sốt sau (hậu kiểm) để kiểm soát và lưu trữ.
28
(ii) Đối với tài khoản tiền gửi có kỳ hạn và tài khoản tiết kiệm (đây là nguồn
vốn có kỳ hạn, chiếm trên 2/3 tỷ trọng trong tổng nguồn huy động của các NHTM) quy trình thường bao gồm 6 bước [7], [8], [13], [15]:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ, chứng từ. - Đối với khách hàng cá nhân: Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị mở tài khoản
tiết kiệm, các giấy tờ tuỳ thân còn hiệu lực và chứng từ giao dịch nộp tiền.
- Đối với khách hàng là tổ chức: Hồ sơ, hợp đồng/thoả thuận ký kết giữa
khách hàng và ngân hàng theo quy định hiện hành, và chứng từ giao dịch nộp tiền. Tiếp đến kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ, nếu hợp lệ, hợp pháp chuyển bộ hồ sơ cho người phê duyệt để kiểm soát và phê duyệt, nếu không hợp lệ và hợp pháp, trả lại khách hàng và nêu rõ lý do.
Bước 2: Mở tài khoản:
Tiếp nhận bộ hồ sơ từ người phê duyệt, tìm kiếm khách hàng trên hệ thống, nếu khách hàng chưa có CIF, thực hiện tạo CIF cho tấc cả khách hàng trong mối quan hệ đồng chủ sở hữu/giám hộ... theo quy trình tạo CIF. Nếu khách hàng đã có CIF, thực hiện mở tài khoản cho khách hàng.
Bước 3: In chứng từ
- In giấy đăng ký thông tin khách hàng cá nhân/ tổ chức (trường hợp chưa có số CIF);
- In chứng từ giao dịch nộp tiền;
- In thông tin khách hàng và thông tin tài khoản lên mẫu thông tin tài khoản; - Ký các giấy tờ liên quan chuyển kiểm soát viên ký, và tiếp tục thực hiện bước nộp tiền vào tài khoản tiền gửi.
29
Bước 4: Nộp tiền vào tài khoản.
Thực hiện nộp tiền vào tài khoản khách hàng số tiền yêu cầu, tuỳ vào nhu cầu nộp của khách, có thể là tiền mặt vật lý, hay tiền chuyển khoản từ tài khoản thanh toán khác cùng chủ sở hữu, hay khác chủ sở hữu mà giao dịch viên thực hiện tác nghiệp tại các màn hình tương ứng.
Bước 5: In thẻ tiền gửi.
- Vào màn hình “duy trì thẻ tiền gửi” chọn loại giao dịch “phát hành” nhập các thông tin theo yêu cầu, in phần thông tin chung về khách hàng và tài khoản lên thẻ tiền gửi.
- Trường hợp đã nộp tiền ngay vào màn hình mở tài khoản, vào màn hình “duy trì thẻ tiền gửi” chọn loại giao dịch “cập nhật” các thông tin theo yêu cầu, kiểm tra khớp đúng số sê-ri của thẻ tiền gửi, in thông tin giao dịch lên thẻ tiền gửi. - Chuyển thẻ tiền gửi, chứng từ giao dịch nộp tiền cho người phê duyệt để kiểm soát và phê duyệt
Bước 6: Trả chứng từ cho khách hàng, luân chuyển chứng từ.
- Phô tô giấy tờ định danh lưu cùng bộ hồ sơ mở tài khoản
- Trả khách hàng bộ chứng từ đã được ký và đóng dấu bao gồm: Thẻ tiền gửi, một liên giấy nộp tiền,1 liên hợp đồng tiền gửi (nếu có)
- Duy trì mẫu dấu, chữ ký theo đúng quy trình duy trì mẫu dấu
- Cuối ngày chuyển cho bộ phận kiểm soát sau (hậu kiểm) để kiểm soát và lưu trữ.
(iii) Đối với q trình rút tiền gửi thanh tốn, tiền gửi có kỳ hạn, hợp đồng tiền gửi, sổ tiết kiệm,.. thường được thực hiện theo một quy trình gồm 6 bước [7],
[8], [14]:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
30
- Thẻ căn cước/chứng minh nhân dân/hộ chiếu còn thời hạn của chủ tài khoản (đối với khách hàng cá nhân), giấy tờ liên quan chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của chủ tài khoản (đối với khách hàng là tổ chức);
- Hai liên chứng từ giao dịch “Giấy lĩnh tiền” (trường hợp giao dịch là khách hàng tổ chức) và khách hàng cá nhân đã lập sẵn chứng từ rút tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán/ tiền gửi tiết kiệm;
- Thẻ tiền gửi, hoặc hợp đồng tiền gửi, thoả thuận ký kết giữa khách hàng và ngân hàng;
- Đối với trường hợp chi trả tiết kiệm theo thừa kế, theo uỷ quyền, người giám hộ, người đại diện theo pháp luật,.. giao dịch viên u cầu xuất trình các giấy tờ có liên quan theo quy định hiện hành;
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ: nếu không hợp lệ trả lại khách hàng và nêu rõ lý do, nếu hợp lệ thực hiện tiếp bước 2.
Bước 2: Nhập thông tin giao dịch
- Thực hiện tại màn hình “rút tiền”, lựa chọn tài khoản tiền gửi cần rút: (tiền gửi không kỳ hạn, tiết kiệm không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn);
- Trường hợp giao dịch với tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn hoặc tiền gửi có kỳ hạn, giao dịch viên kiểm tra đối chiếu sêri thẻ tiền gửi hiển thị trên màn hình giao dịch với số sêri trên thẻ tiền gửi xuất trình đảm bảo khớp đúng;
- Nếu khách hàng có nhu cầu rút lãi tiền gửi có kỳ hạn thì chọn nút “rút lãi” - Trường hợp khách hàng rút trước hạn, tài khoản bị thu hồi khuyến mãi, giao dịch viên thông báo cho khách hàng số tiền bị thu hồi;
- In hỗ trợ chứng từ rút tiền, rồi chuyển cho khách hàng, yêu cầu kiểm tra lại thông tin khách hàng cần rút, số tiền cần rút,... rồi mời khách hàng ký ghi rõ họ tên chỗ người lĩnh tiền và chủ tài khoản.
31
Thực hiện kiểm tra, đối chiếu chữ ký, mẫu dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ với chữ ký và mẫu dấu (nếu có) được lưu giữ trên hệ thống:
- Nếu chữ ký, mẫu dấu hợp lệ: ký chứng từ rồi chuyển chứng từ và giao dịch cho người phê duyệt.
- Nếu chữ ký, mẫu dấu không hợp lệ: thông báo cho khách hàng và từ chối giao dịch.
Bước 4: In chứng từ
- Nhận lại bộ hồ sơ chứng từ đã được phê duyệt từ người phê duyệt; - In thông tin giao dịch lên “chứng từ giao dịch-giấy lĩnh tiền”; - Chuyển chứng từ cho khách hàng, ký và ghi rõ họ tên;
- Nếu giao dịch với tài khoản không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn in thơng tin giao dịch lên thẻ tiền gửi.
Bước 5: Chi tiền cho khách hàng
Chi tiền mặt cho khách hàng, thực hiện kiểm đếm trước sự chứng kiến của khách hàng theo đúng nguyên tắc trong giao dịch chi tiền mặt.
Bước 6: Xử lý chứng từ
- Trả khách hàng thẻ căn cước/ chứng minh nhân dân/hộ chiếu và các giấy tờ tương đương, liên 2 chứng từ, thẻ tiền gửi (nếu có), các giấy tờ liên quan (nếu có)
- Lưu chứng từ: cuối ngày giao dịch, chấm, kiểm tra, đối chứng từ với báo cáo liên quan, chuyển liên 1 “chứng từ giao dịch-giấy lĩnh tiền”, thẻ tiền gửi cho bộ phận hậu kiểm để kiểm soát và lưu trữ theo quy định hiện hành.
Như vậy, quá trình tìm kiếm khách hàng, mở tài khoản theo yêu cầu khách
hàng, theo dõi và chăm sóc khách hàng, rút tiền cho khách hàng khi có nhu cầu tạo nên một chu trình khép kín của q trình huy động vốn, mỗi giai đoạn khác nhau có một số đặc điểm khác nhau mà người thực hiện cần phải lưu ý để vừa đáp
32
ứng được nhu cầu cao nhất của khách hàng, nhưng vừa tuân thủ được quy trình nghiệp vụ.