hàng TMCP Công thƣơng Việt Nam
3.3.2.4 Xây dựng hệ thống giấy tờ làm việc cho kiểm toán viên
Giấy tờ lꢀm viꢀc cꢀa KTV hay sổ tay cꢀa KTV lꢀ phương tiꢀn vật chất để cho
KTV nội bộ ghi chép lꢀi kꢀt quả kiểm toꢀn, thꢀc hiꢀn tổng hợp bằng chứng cũng như
lꢀ đꢀ xuất cꢀc phương ꢀn giải quyꢀt, cải thiꢀn tình hình. Ngoꢀi ý nghĩa như vậy, giấy
tờ lꢀm viꢀc cꢀa KTV còn lꢀ cơ sở chứng minh vꢀ những nội dung vꢀ cꢀch thức kiểm
toꢀn đã được thꢀc hiꢀn. Như vậy, ý nghĩa cꢀa giấy tờ lꢀm viꢀc cꢀa KTV không chỉ lꢀ
để ghi chép cꢀc phꢀt hiꢀn thuꢀn túy nó cịn có ý nghĩa đối với viꢀc thꢀc hiꢀn đối
chiꢀu, kiểm soꢀt vꢀ lưu trữ đối với toꢀn bộ cuộc kiểm toꢀn đồng thời lꢀ cơ sở cho
kiểm soꢀt chất lượng KTNB.
Hiꢀn tꢀi, cꢀc ghi chép cꢀa KTV trong quꢀ trình thꢀc hiꢀn kiểm toꢀn tꢀi cꢀc chi
nhꢀnh vꢀ công ty thꢀnh viên do bộ phận KTNB thꢀc hiꢀn cũng đã được lưu lꢀi trên
giấy tờ lꢀm viꢀc. Tuy nhiên, cꢀc giấy tờ lꢀm viꢀc cꢀa KTV còn đơn giản, khả năng
thꢀc hiꢀn đối chiꢀu, liên kꢀt cꢀc nội dung còn nhiꢀu hꢀn chꢀ vꢀ không nhất quꢀn giữa
cꢀc đợt kiểm toꢀn khꢀc nhau. Giấy lꢀm viꢀc hiꢀn tꢀi chꢀ yꢀu sử dꢀ ng để ghi chép cꢀc
phꢀt hiꢀn sai phꢀm cꢀa đơn vị hay có trường hợp mang tꢀnh mơ tả lꢀi cꢀc cơng viꢀc
đã lꢀm. Trong khi đó, KTNB phải ghi chép nhiꢀu hơn vì cꢀc phꢀt hiꢀn từ KTNB lꢀ rất
đa dꢀng gồm cả kiểm toꢀn tꢀi chꢀnh, kiểm toꢀn hoꢀt động. Vì vậy, theo tꢀc giả khi
xây dꢀng hꢀ thống giấy tờ lꢀm viꢀc cho KTV cꢀn phải thống nhất cꢀc vấn đꢀ sau:
Một lꢀ, Mẫu giấy lꢀm viꢀc thống nhất: Mẫu giấy lꢀm viꢀc phải thể hiꢀn những
nội dung cơ bản như tên bộ phận cꢀa phòng ban, chi nhꢀnh hay đơn vị thꢀnh viên
được kiểm toꢀn; Tên cꢀa khoản mꢀc, chức năng hay hoꢀt động được kiểm toꢀn; Bước
công viꢀc kiểm tra; Tham chiꢀu với tꢀi liꢀu theo ký hiꢀu nꢀo; Năm tꢀi chꢀnh thꢀc hiꢀn
kiểm toꢀn; KTV thꢀc hiꢀn; Ngꢀy thꢀc hiꢀn; Phꢀn nội dung đối chiꢀu, kiểm tra, phꢀt
hiꢀn cꢀa KTV; Kꢀt luận cꢀa KTV kể cả cꢀc điꢀu chỉnh cꢀa KTV; Hai lꢀ, Thống nhất cꢀc ký hiꢀu được sử dꢀng trong quꢀ trình kiểm tra, đối chiꢀu:
Khi xây dꢀng hꢀ thống tham chiꢀu phải đảm bảo có thẻ kiểm soꢀt được số lượng giấy
lꢀm viꢀc, nội dung giấy lꢀm viꢀc, dễ tìm kiꢀm, đối chiꢀu, lưu trữ vꢀ phải mang tꢀnh
gợi nhớ.
Ba lꢀ, Giấy lꢀm viꢀc phải phù hợp: Giấy lꢀm viꢀc phải phù hợp với cꢀc cơng viꢀc
khꢀc nhau trong quꢀ trình KTNB, cꢀc lĩnh vꢀc kiểm toꢀn khꢀc nhau. Vì vậy, khi thiꢀt
kꢀ phꢀn nội dung ghi chép cꢀc phꢀt hiꢀn, cơ sở đối chiꢀu,... phải mang tꢀnh “mở”.
KTV vừa có thể ghi chép cꢀc số liꢀu đối chiꢀu, tình toꢀn tăng, giảm, so sꢀnh số liꢀu,...
Vừa có thẻ ghi chép được những phꢀt hiꢀn từ kiểm tra hꢀ thống kiểm soꢀt, kꢀt quả
cꢀa phỏng vấn, quan sꢀt, phꢀt hiꢀn vꢀ những dꢀ đoꢀn cꢀa KTV vꢀ xu hướng, khả
năng sai phꢀm,...