4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.2.2.7.Thiết lập quy trình khắc phục/phòng ngừa
*Mục ựắch
đưa ra quy ựịnh thống nhất việc phát hiện, xử lý các sự không phù hợp, thực hiện hoạt ựộng khắc phục phòng ngừa bao gồm:
- Xác ựịnh và xem xét sự không phù hợp hiện hữu/không phù hợp tiềm ẩn - Xác ựịnh nguyên nhân
- Xem xét nhu cầu hành ựộng khắc phục/phòng ngừa - Thực hiện hành ựộng khắc phục/phòng ngừa
Mục ựắch ựể loại bỏ nguyên nhân/nguyên nhân tiềm ẩn của sự không phù hợp tránh sự tái diễn của chúng với mục ựắch hoàn thiện và liên tục cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng của Khoa khám bệnh Bệnh viện đa khoa tỉnh.
*Phạm vi
Tài liệu này áp dụng cho tất cả bộ phận, phòng ban chức năng của Khoa Khám bệnh ựối với việc xử lý các sự không phù hợp, thực hiện các hành ựộng khắc phục, phòng ngừa.
* Tài liệu liên quan
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng Ờ Các yêu cầu, mục 8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp, mục 8.5.2 Hành ựộng khắc phục, mục 8.5.3 Hành ựộng phòng ngừa.
- STCL (Sổ tay chất lượng)
- Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan hiện hành. * Trách nhiệm
- Mọi cán bộ, nhân viên y tế trong Bệnh viện ựều có trách nhiệm tuân thủ và góp ý cải tiến quy trình này.
- đại diện lãnh ựạo về chất lượng và Trưởng khoa Khám bệnh có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ và hoàn thiện ựể quy trình này luôn phù hợp với hoạt ựộng của Bệnh viện.
- Ban Giám ựốc có trách nhiệm phê duyệt và ban hành áp dụng quy trình này.
* định nghĩa, chữ viết tắt
Sự không phù hợp: Sự không ựáp ứng một yêu cầu
Bao gồm yêu cầu của người bệnh, yêu cầu của các bên liên quan, hoặc các yêu cầu khác phải tuân thủ. Sự không phù hợp này bao gồm các trường hợp sau:
+ Sự không tuân thủ yêu cầu về quy trình và phương pháp làm việc. + Quy trình trong quá trình thực hiện không phù hợp với ựiều kiện thực tế. + Việc ựáp ứng nhu cầu cùa người bệnh không phù hợp.
Sự không phù hợp tiềm ẩn: Là sự không phù hợp chưa xảy ra nhưng có nguy cơ xảy ra nếu không có hành ựộng thắch hợp.
Việc khắc phục: Hành ựộng ựược tiến hành ựể loại bỏ sự không phù hợp ựã ựược phát hiện, bao gồm việc sửa chữa và loại bỏ.
Hành ựộng khắc phục: Hành ựộng ựược tiến hành ựể loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp ựã ựược phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác.
Hành ựộng phòng ngừa: Hành ựộng ựược tiến hành ựể loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn (có khả năng dẫn ựến sự không phù hợp) hay tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác.
HđKP/PN: Hành ựộng khắc phục/phòng ngừa KP/PN: khắc phục/phòng ngừa
TK: Trưởng khoa PK: Phó Khoa * Nội dung
Lưu ựồ 4.7. Quy trình khắc phục/phòng ngừa
tt Lưu ựồ Trách nhiệm Biểu mẫu Yêu cầu
1 TK/PK/BISO BM-05- 01 BM-05- 02
Báo cáo sự không phù hợp (xem ựịnh nghĩa trong cuộc giao ban hàng tuần).
- Các sự không phù hợp thông thường, ghi chép thông tin theo BM-05-01;
- Các trường hợp nghiêm trọng, cần xử lý triệt ựể, theo dõi sát sao, nghiêm ngặt hơn ghi chép vào BM- 05-01 2 TK/PK/BISO/ NV BM-05- 01 BM-05- 02
- Xem xét từng nội dung không ựáp ứng yêu cầu, ựưa ra lý do hoặc nguyên nhân gốc rễ. - Trả lời theo nguyên tắc Ộ5 câu hỏi tại sao: ựể tìm ra nguyên nhân gốc rễ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ghi chép vào 1 trong 2 biểu trên.
3 TK/PK/BISO/
BGđ BM-05-
01 BM-05- 02
- Chỉ ra yêu cầu cần thực hiện tiếp theo với 2 nội dung:
+ Khắc phục sự không phù hợp xảy ra + hành ựộng KP/PN ựể không tái phạm - Ghi chép vào 1 trong 2 biểu trên
4 BISO/BGđ BM-05-
01 BM-05- 02
Xem xét ựể các hành ựộng khắc phục cần ựược thực hiện phù hợp với mức ựộ không phù hợp ựa nêu
5 TK/VT Thư ký Ban ISO copy các yêu cầu ựã ựược phê
duyệt, chuyển tới phụ trách các bộ phận, yêu cầu xác nhận. 6 TK/PK/BISO/ BGđ BM-05- 01 BM-05- 02
- Thực hiện các hành ựộng khắc phục theo yêu cầu ựã ựược duyệt bởi BGđ
- Xác nhận vào biểu sau khi ựạt yêu cầu.
7 TK/PK/BISO/
BGđ BM-05-
01 BM-05- 02
Trước cuộc họp giao ban hàng tuần, Ban ISO cắt cử người kiểm tra việc thực hiện hành ựộng khắc phục, ghi lại kết quả vào 1 trong 2 biểu bên. Báo cáo với BGđ và phụ trách bộ phận có sự không phù hợp.
BGđ và các trưởng khoa xem xét HđKP/PN: + đạt yêu cầu, xác nhận, chuyển ựể QMR theo dõi tiếp khả năng tái diễn.
+ Không ựạt yêu cầu: Quay lại bước 2, xem xét lại nguyên nhân và tuần tự các bước tiếp theo.
+ Trong trường hợp không lặp lại nhiều lần, chuyển sang sử dụng phiếu BM-05-02 Phát hiện và báo cáo sự không phù hợp/tiềm ẩn Xem xét nguyên nhân sự không phù hợp/tiềm ẩn Phê duyệt
Phân phối yêu cầu khắc phục
kiểm tra việc thực hiện HđKP/PN
lưu hồ sơ đưa ra các yêu cầu
KP/PN
Thực hiện HđKP/PN
QMR/Các bộ
phận BM-05-01
BM-05-02
QMR lưu lại bản gốc
Các bộ phận lưu lại bản pho to các ựiểm KPH liên quan ựến bộ phận mình (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
*đánh giá hiệu quả của việc thực hiện hành ựộng khắc phục/phòng ngừa
- Mức ựộ ựầy ựủ, chắnh xác của các báo cáo phát hiện sự không phù hợp hiện hữu/tiềm ẩn.
- Thời gian khắc phục theo yêu cầu - Hiệu quả của các hành ựộng khắc phục
* Hồ sơ (xem chi tiết từ trang 16 - 17 phần phụ lục II) Bảng 4.7. Hồ sơ quy trình khắc phục/phòng ngừa
TT Tên Mã hiệu Nơi lưu Thời hạn lưu
1 Sổ theo dõi thực hiện hành ựộng khắc phục phòng ngừa
BM-05-01 Các bộ phận 3 năm
2 Phiếu yêu cầu hành ựộng khắc phục BM-05-02 Các bộ phận 3 năm
4.3. Dự kiến những thuận lợi và khó khăn trong việc xây dựng ISO 9001:20008 tại khoa Khám bệnh Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang