4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.2.2.6.Thiết lập quy trình xem xét hệ thống chất lượng nội bộ
*Mục ựắch
Quy trình này quy ựịnh về ựịnh kỳ, cách thức tiến hành và nội dung của việc xem xét Hệ thống QLCL. Nhằm khẳng ựịnh về sự tuân thủ, sự phù hợp của Hệ thống QLCL ựối với TCVN 9001:2008, với Chắnh sách chất lượng, Mục tiêu Chất lượng và tắnh hiệu lực của Hệ thống.
*Phạm vi
Thủ tục này áp dụng cho tất cả các cuộc họp giao ban hàng tháng cũng như các cuộc xem xét của lãnh ựạo về Hệ thống QLCL của Bệnh viện đa khoa tỉnh.
*Tham khảo
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng Ờ Các yêu cầu, mục 8.2.2. Ờ đánh giá nội bộ.
- STCL Sổ tay chất lượng
- Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành ựộng khắc phục, phòng ngừa. - Các văn bản quy phạm phạm luật liên quan hiện hành.
*Trách nhiệm
Trưởng các bộ phận có trách nhiệm tuẩn thủ và góp ý cải tiến quy trình này. đại diện lãnh ựạo về chất lượng có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ và hoàn thiện ựể quy trình này luôn phù hợp với hoạt ựộng của Bệnh viện.
Ban Giám ựốc có trách nhiệm phê duyệt và ban hành áp dụng quy trình này. *định nghĩa/chữ viết tắt
Họp ựột xuất: Là các cuộc họp ựược tiến hành không theo ựịnh kỳ.
Họp giao ban tuần: là cuộc họp hàng tuần ựể ựánh giá hoạt ựộng tuần trước và hoạch ựịnh cho các hoạt ựộng của tuần tiếp theo.
Họp giao ban tháng: là cuộc họp hàng tháng ựể ựánh giá hoạt ựộng tháng trước và hoạch ựịnh cho các hoạt ựộng của tháng tiếp theo.
Họp tổng kết năm: Là cuộc họp sau một năm hoạt ựộng nhằm xem xét ựánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ của cả năm cũng như ựưa ra các phương hướng, nhiệm vụ cho một năm mới.
Họp xem xét Hệ thống quản lý chất lượng: Là cuộc họp gồm những người có trách nhiệm trong HTQLCL ựể xem xét, phân tắch ựánh giá kết quả hoạt ựộng của HTQLCL và ựưa ra các quyết ựịnh nhằm ựảm bảo HTQLCL luôn ựạt hiệu lực và hiệu quả.
Chữ viết tắt
XXHTQLCL: Xem xét hệ thống quản lý chất lượng HđKP/PN: Hoạt ựộng khắc phục/phòng ngừa KP/PN: khắc phục/phòng ngừa
TK: Thư ký
NVYT: Nhân viên y tế YBS: Y bác sỹ.
TK: Trưởng khoa PK: Phó Khoa *Nội dung
Lưu ựồ 4.6. Quy trình xem xét hệ thống chất lượng nội bộ
TT Lưu ựồ Trách nhiệm Biểu
mẫu Yêu cầu
1 đại diện lãnh
ựạo về chất
lượng/Trưởng khoa Khám bệnh
Họp giao bàn tháng ựược tiến hành trong khoảng thời gian từ 01- 05 hàng tháng. Họp xem xét HTQLCL sẽ ựược đánh giá 4 lần/năm vào cuối mỗi quý ựược ban giám ựốc quyết ựịnh
2 Phụ trách các bộ
phận
Các bộ phận chuyên môn báo cáo gửi về Thư ký ISO trước ngày 28 hàng tháng
3 Thư ký
ISO/QRM
- Tổng hợp nội dung báo cáo tháng của các bộ phận ựể báo cáo trưởng Ban ISO trong cuộc họp giao ban hàng tuần.
- Thông báo trên bảng tin hoặc bảng sổ mời họp giao ban tuần cho các bộ phận thời gian trước một ngày.
- Lập Chương trình họp XXHTQLCL báo cáo trưởng ban ISO ký và gửi tới trưởng các bộ phận trước 2 ngày.
4 BGđ/TK/PK/phụ
trách các bộ phận
Các bộ phận:
- báo cáo tình hình thực hiện và khó khăn vướng mắc, bao gồm cả công việc tồn ựọng của tuần trước nêu trong Sổ yêu cầu hành ựộng khắc phục phòng ngừa BM 05-01 - Giải trình các sự không phù hợp trong công việc - đưa ra nguyên nhân và cách khắc phục theo quy trình 05. Tham gia ý kiến vào chương trình kế hoạch tuần tiếp theo Hội nghị Phân tóch hoạt ựộng của HTQLC; ựánh giá kết quả thực hiện chắnh sách, mục tiêu chất lượng và tham gia các ý kiến cải tiến HTQLCL.
Trưởng ban ISO kết luận các vấn ựề, ựưa ra các quyết ựịnh có tắnh nghị quyết
5
Thư ký ISO
Ghi chép quá trình hợp vào sổ hợp giao ban có xác nhận của thư ký và trưởng ban ISO sau khi họp.
- Dự thảo kết luận của trưởng ban ISO của cuộc họp giao ban
- Viết biên bản họp XXHTQLCL
6 Trưởng Ban ISO Kiểm tra các nội dung theo sổ họp. phê
duyệt thông báo kết luận họp giao ban, biên bản họp XXHTQLCL nếu ựạt yêu cầu. Thông báo kết luận cuộc họp
7 Văn phòng/Thư
ký Sao chụp: Thông báo kết luận của trưỏng ban
ISO (về các quyết ựịnh của họp giao ban), biên biển họp (XXHTQLCL) gủi tới các bộ phận. Việc phân phối kết luận, biên bản ựược ghi vào sổ theo dõi công văn ựi ựến.
Lập kế hoạch họp
Các bộ phận báo cáo
Tổng hợp báo cáo, thông báo chương
trình xem xét HTQLCL Tiến hành họp giao ban/họp xem xét HTQLCL Tổng hợp nội dung và các quyết ựịnh
Kiểm tra/phê duyệt
*Tiêu chắ ựánh giá hoạt ựộng xem xét Hệ thống quản lý chất lượng
- Thực hiện ựủ 07 yêu cầu của ựầu vào và 03 ựầu ra ựược quy ựịnh tài ựiều 5.6. của TCVN ISO 9001:2008
- Quy ựịnh ựược thời hạn cũng như trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra giám sát việc thực hiện các nghị quyết của hội nghị
*Hồ sơ (xem chi tiết từ trang 7 - 15 phần phụ lục II)
Bảng 4.6. Hồ sơ quy trình xem xét chất lượng nội bộ
TT Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời hạn lưu
1 Báo cáo họp giao ban của của các bộ phận về kết quả thực hiện công việc
BM-04-01 Các bộ phận 03 năm
2 Tổng hợp báo cáo tháng của toàn khoa khám bệnh
BM-04-02 Văn phòng, Ban
ISO
03 năm
3 Báo cáo của các bộ phận về hội nghị xem xét HTQLCL
BM-04-03 QMR/văn phòng
ban ISO
03 năm
4 Chương trình họp xem xét HTQLCL BM-04-04 Các bộ phận 03 năm
5 Báo cáo tổng hợp của QMR ựể trình
tại cuộc họp xem xét HTQLCL
BM-04-05 QMR 03 năm
6 Biên bản họp xem xét HTQLCL BM-04-06 QMR/các bộ phận 03 năm
7 Sổ nghị quyết của Ban ISO BM-04-07 Văn phòng ban ISO 03 năm