2. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
2.1.2.6. Các bước xây dựng HTQLCL TCVN ISO9001:2008
- Bước 1: Chuẩn bị
+ Cam kết của lãnh ựạo cao nhất của Cơ quan về xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 (Thể hiện ở Lãnh ựạo Tổ chức ựã hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng TCVN ISO
9001:2008; kiên ựịnh chủ trương và sẽ ựề ra chắnh sách, mục tiêu chất lượng, sẽ ựảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết, sẽ cử đại diện Lãnh ựạo và sẽ thực hiện việc xem xét ựịnh kỳ của Lãnh ựạo ựể ựánh giá kịp thời tình hình và ựưa ra các quyết ựịnh cần thiếtẦ).
+ Thành lập Ban Chỉ ựạo giúp Lãnh ựạo Cơ quan xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Ban Chỉ ựạo gồm đại diện Lãnh ựạo làm Trưởng Ban và các Ủy viên là những Trưởng (hoặc Phó) các bộ phận trực tiếp có liên quan.
+ Phổ biến TCVN ISO 9001:2008
Phổ biến kiến thức chung về TCVN ISO9001:2008 cho tất cả Cán bộ Công chức trong Cơ quan. Việc phổ biến này sẽ ựược lặp lại gắn liền với nội dung cụ thể ở các bước sau ựể nâng cao nhận thức và thu hút họ tham gia một cách tự nguyện vào các việc cần thiết.
+ đánh giá thực trạng
Yêu cầu chắnh là nắm tình hình, ựánh giá thực trạng so với các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2008 áp dụng trong hoạt ựộng cơ quan hành chắnh nhà nước ựể thấy rõ mặt mạnh, mặt yếu của Cơ quan; xác ựịnh các quá trình chắnh của Cơ quan ựể trên cơ sở ựó chọn lựa phạm vi áp dụng và các yêu cầu của Hệ thống.
+ Lập kế hoạch thực hiện
Trên cơ sở ựánh giá thực trạng, lập Kế hoạch thực hiện gồm những nội dung: Ớ Mục tiêu, yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng cần xây dựng; Ớ Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng;
Ớ Những văn bản cần xây dựng của Hệ thống quản lý chất lượng (Chắnh sách và mục tiêu chất lượng; Sổ tay chất lượng; Các Qui trình, Hướng dẫn cần thiếtẦ);
Ớ Các yêu cầu liên quan tới: Quyết ựịnh của Lãnh ựạo; phân công trách nhiệm; ựào tạo; cung cấp nguồn lựcẦ;
Ớ Thời gian và tiến ựộ thực hiện.
- Bước 2: Xây dựng hệ thống các văn bản
+ Hướng dẫn phương pháp thiết lập các văn bản: Ớ Chắnh sách và mục tiêu chất lượng của Cơ quan
Ớ Sổ tay chất lượng Ờ Văn bản mô tả mô hình quản lý chất lượng các cách thức kiểm soát chất lượng các hoạt ựộng cung cấp dịch vụ công của Cơ quan.
Ớ Các văn bản bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Ớ Các văn bản, quy trình quy ựịnh các hoạt ựộng tác nghiệp của Cơ quan Ớ Các hướng dẫn thực hiện công việc (nếu có)
+ Xem xét và phê duyệt tài liệu
Tài liệu sau khi ựược soạn thảo sẽ ựược chuyển cấp có thẩm quyền xem xét và chuyển tới lãnh ựạo cao nhất của Cơ quan ựể phê duyệt trước khi ban hành
- Bước 3. Thực hiện Hệ thống Quản lý chất lượng
+ Chắnh thức công bố áp dụng các Văn bản ựã ựược xây dựng, xét duyệt (bằng Quyết ựịnh của Lãnh ựạo cao nhất của Cơ quan). để tranh thủ thời gian và tránh dồn nhiều việc ựối với các đơn vị và cá nhân thực hiện, có thể công bố áp dụng cho từng Văn bản hay một số Văn bản ựã ựược xét duyệt, không nhất thiết phải chờ công bố một lần cho tất cả các Văn bản.
+ Ban chỉ ựạo tổ chức phổ biến các Văn bản ựã ban hành nhất là các văn bản liên quan tới nhiều đơn vị và cá nhân (như Chắnh sách, mục tiêu chất lượng chung của Cơ quan; các Qui trình bắt buộc của TCVN ISO9 001:2008,Ầ); nhắc nhở các đơn vị, cá nhân những ựiều cần lưu tâm khi thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Từng ựơn vị phổ biến, hướng dẫn ựầy ựủ các Văn bản do mình trực tiếp thực hiện, chủ trì hay phải thực hiện những phần liên quan (như mục tiêu chất lượng ựược cụ thể hóa của đơn vị; Qui trình và hướng dẫn ứng với việc chắnh của mình; phần liên quan phải thực hiện ở các Qui trình, Hướng dẫn bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 và các Qui trình, Hướng dẫn khác).
+ Ban Chỉ ựạo và từng đơn vị rà soát, ựiều chỉnh về phân công, trách nhiệm, quyền hạn ựối với cán bộ - công chức tương thắch với các qui ựịnh phải thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng. Lập sổ theo dõi ở Ban Chỉ ựạo và ở từng đơn vị ựể ghi chép tình hình thực hiện; những sai lỗi cần khắc phục; những bất hợp lý cần xem xét bổ sung, ựiều chỉnhẦ Các ghi chép này ựược cập nhập hàng tuần và báo cáo hàng tháng với Ban Chỉ ựạo ựể xem xét xử lý.
+ đào tạo ựánh giá viên (chọn một số Cán bộ từ các đơn vị ựể các Chuyên gia Tư vấn ựào tạo). Các đánh giá viên này sẽ là cộng tác viên giúp Ban Chỉ ựạo theo dõi qua trình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng và sẽ là thành viên của các Nhóm ựánh giá chất lượng nội bộ.
+ đánh giá chất lượng nội bộ
Sau một thời gian thực hiện khoảng 3 - 4 tháng, tiến hành ựánh giá nội bộ theo Qui trình bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 ựể xem xét có phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn hay không; hiệu lực và hiệu quả như thế nào; những gì cần ựược xem xét, ựiều chỉnh cho thắch hợp hơn. đánh giá chất lượng nội bộ do Cơ quan chủ trì với sự phối hợp, hỗ trợ của các Chuyên gia Tư vấn. Sau mỗi lần ựánh giá chất lượng nội bộ, cần tổ chức họp xem xét của Lãnh ựạo. Việc ựánh giá chất lượng nội bộ sẽ ựược tiếp tục lần 2, lần 3Ầ sau lần ựánh giá trước khoảng 1-2 tháng cho tới khi Cơ quan tự xác nhận là Hệ thống quản lý chất lượng ựã ựược thực hiện trong thực tế, ựưa lại hiệu lực và hiệu quả rõ rệt, không còn sai lỗi lớn.
- Bước 4: đánh giá, chứng nhận
Cơ quan tiến hành xin ựánh giá, chứng nhận theo các bước sau:
+ đề nghị 1 tổ chức chứng nhận ựược ựã ựăng ký hoạt ựộng tại Bộ Khoa học và Công nghệ tiến hành ựánh giá hệ thống quản lý chất lượng ựã xây dựng và triển khai trong cơ quan.
+ Căn cứ theo kết quả ựánh giá của tổ chức chứng nhận ựộc lập, cơ quan nộp hồ sơ ựăng ký xét và cấp giấy chứng nhận tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường Chất lượng.