Hình 2 .1 Hình logo của iVina
Hình 2.2 Hình sơ sồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phòng Kinh doanh) - Chức năng, nhiệm vụ các phịng ban
Hiện tại, nhìn vào sơ đồ có thể thấy Phòng Kinh doanh đang thực hiện nhiều nhiệm vụ nhất của cơng ty vì phải thực hiện quản lý cả bộ phận Marketing. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban nhƣ:
+ Hội đồng quản trị
Vì iVina đƣợc thành lập bởi 4 cổ đông là lãnh đạo khoa tiếng Việt, khoa Việt Nam học của các trƣờng Đại học uy tín tại Hà Nội nhƣ nên các cổ đơng trong hội đồng quản trị của iVina khơng chỉ tham gia góp vốn, mà cịn trực tiếp tham gia giảng dạy các khóa học tiếng Việt ơn thi lấy chứng chỉ, tiếng Việt chuyên ngành: Chính trị, xã hội, kinh tế,… theo yêu cầu của các đối tác.
Ngoài ra, 4 cổ đơng cịn có nhiệm vụ là Giám đốc, Phó Giám đốc, trưởng
phòng Kinh doanh và trưởng phòng Đào tạo. Nhiệm vụ của họ nhƣ sau:
Tham gia các hoạt động đối ngoại với chính quyền các cấp liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty; xây dựng mối quan hệ với các đại sứ quán nƣớc ngoài tại
Ứng dụng mơ hình truyền thơng hội tụ (PESO) cho hoạt động quan hệ công chúng tại công ty Cổ phần Đầu tư Giáo dục & Đào tạo Quốc tế iVina
Việt Nam, các đối tác của các tập đoàn nƣớc ngoài: Samsung, Sony, Honda, các ngân hàng quốc tế, các trƣờng đại học có chƣơng trình đào tạo quốc tế,… Đặc biệt, các cổ đơng cịn tham gia biên soạn giáo trình riêng cho iVina mà giúp cho học viên học nhanh hơn trong các trƣờng đại học đào tạo.
+ Giám đốc
Vì đặc thù của cơng ty đào tạo về giáo dục nên giám đốc iVina ngoài việc quản lý chung các phịng ban thì chịu trách nhiệm chính trong chất lƣợng đào tạo, công việc của giám đốc bao gồm các hoạt động:
Chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động của công ty; Điều hành gián tiếp các phòng ban, quản lý các trƣởng phòng: Kinh doanh, Hành chính – Nhân sự, Kế tốn, và phịng Đào tạo. Tổ chức triển khai, giao việc, kiểm soát và cải tiến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phịng ban cho phó giám đốc đã đƣợc quy định trong bản mơ tả chức năng, nhiệm vụ của phịng;
Tổ chức quản lý và điều hành chung tồn bộ hoạt động của cơng ty bao gồm việc hoạch định, tổ chức, triển khai, lãnh đạo, kiểm soát và cải tiến các hoạt động, quá trình, hệ thống và nguồn lực,… của các phòng ban;
Trực tiếp chỉ đạo chung, thiết kế, và xin cấp phép các giáo trình đào tạo lên Viện ngôn ngữ, Unesco, Hội đồng thẩm định liên quan,…Quản lý sát chất lƣợng đào tạo giảng viên và chất lƣợng dịch vụ của phòng đào tạo; Tham gia hoạt động đối ngoại với các cấp chính quyền, đối tác, cùng các thành viên trong hội đồng quản trị.
+ Phó Giám đốc
Phó giám đốc của công ty không chỉ nắm vực hoạt động kinh doanh mà còn là một ngƣời thành thạo về vấn đề pháp lý. Nhiệm vụ của phó giám đốc bao gồm:
Trực tiếp điều hành các phòng ban và các trƣởng phịng: Kinh doanh, Hành chính – Nhân sự, Kế tốn, và phịng Đào tạo; Thiết lập mạng lƣới quản trị, thu thập thông tin thị trƣờng;
Xây dựng chiến lƣợc quản trị, kinh doanh định kì; Quản trị tài chính kinh doanh, trợ lý, tham mƣu cho giám đốc trong lĩnh vực truyền thông, tƣ vấn cho giám đốc về pháp lý.
Lập kế hoạch kinh doanh, hỗ trợ và thay giám đốc giao dịch cũng nhƣ gặp gỡ với đối tác; Rà sốt, kiểm tra tính pháp lý của tất cả các văn bản trƣớc khi trình giám đốc phê duyệt.
Xây dựng và kiểm soát về mặt pháp lý các tài liệu nội bộ, các hợp đồng mẫu, các hợp đồng kinh tế đảm bảo tính tuân thủ đối với các quy định pháp luật hiện hành (bao gồm cả "Sở hữu trí tuệ"); Báo cáo hoạt động kinh doanh tới Giám đốc; Hỗ trợ giám đốc trong các công việc liên quan khác...
+ Phòng Kinh doanh
Ngồi trƣởng phịng thì phịng kinh doanh bao gồm 6 người: 3 người phụ trách kinh doanh và marketing, 1 người phụ trách marketing online, 2 nhân viên chăm sóc khách hàng. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh bao gồm:
Tham mƣu, giúp việc cho Tổng giám đốc và phó giám đốc về cơng tác bán các dịch vụ của công ty, công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trƣờng, công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng;
Ứng dụng mơ hình truyền thơng hội tụ (PESO) cho hoạt động quan hệ công chúng tại công ty Cổ phần Đầu tư Giáo dục & Đào tạo Quốc tế iVina
Tham mƣu cho phó Giám đốc về các hoạt động kinh doanh; Chịu trách nhiệm mọi hoạt động Kinh doanh – Marketing của công ty; Đƣa ra các chiến lƣợc, thực thi nhằm quảng bá công ty tốt nhất., đạt đƣợc KPI đƣợc giao;
Tham mƣu cho lãnh đạo về đối ngoại, và kỹ năng về truyền thông; Đƣa ra chiến lƣợc, thực hiện kế hoạch để hợp tác, quan hệ với doanh nghiệp đối tác, lãnh đạo, cơ quan quản lý doanh nghiệp.
Đồng thời, đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Tổng giám đốc và thực hiện theo chính sách đƣợc phê duyệt;
Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Tổng giám đốc phê duyệt định kỳ, thực hiện tổ chức triển khai bán các khóa học thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã đƣợc phê duyệt; Tuân thủ các quy định của công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khác hàng khi cung cấp các khóa học thuộc chức năng nhiệm vụ; Thực hiện triển khai các chiến dịch Marketing trực tiếp và digital để thúc đẩy doanh số.
+ Phịng Hành chính & Nhân sự
Ngồi trƣởng phịng thì phịng hành chính gồm 3 nhân sự. Nhiệm vụ của
phòng nhân sự:
Quản lý nhân sự của công ty, đƣa ra các cơ chế, qui trình hoạt động, khen thƣởng cho từng bộ phận, cá nhân;
Tham mƣu cho Giám đốc về quản lý nhân sự. Xây dựng qui trình quản lý nhân sự, chế độ lƣơng/ thƣởng cạnh tranh.
Tuyển dụng nhân viên, thực hiện một số hoạt động truyền thông nội bộ nhƣ: Xây dựng chƣơng trình, triển khai các sự kiện, đánh giá các hoạt động cho nhân viên: Du lịch, thƣởng, bằng khen, đào tạo chứng chỉ,…
+ Phịng Kế tốn
Phịng kế toán gồm 2 nhân sự. Phịng kế tốn có nhiệm vụ:
Tham mƣu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: hạch tốn kế tốn kịp thời, đầy đủ tồn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị.
Tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế tốn…Quản lý việc đầu tƣ cơ sở vật chất của công ty.
Đàm phán với nhà cung ứng để công ty đƣợc giá tốt nhất; Phối hợp các phòng ban, ban điều hành, nhà cung cấp, đối tác thực hiện chi phí các chƣơng trình đào tạo hiệu quả.
Báo cáo thu chi hàng tuần, tháng cho Giám đốc; Kiểm tra và xác nhận các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế; Lập báo cáo đề Giám đốc trình các cổ đơng.
+ Phòng Đào tạo
Ngồi trƣởng phịng Đào tạo thì phịng Đào tạo gồm 3 nhân sự hành chính và
40 giảng viên trực tiếp giảng dạy. Nhiệm vụ của phòng nhƣ sau:
Quản lý khối giảng viên ở trung tâm. Tham mƣu, đề xuất cho lãnh đạo về chất lƣợng, kế hoạch đào tạo giảng viên.
Ứng dụng mơ hình truyền thơng hội tụ (PESO) cho hoạt động quan hệ công chúng tại công ty Cổ phần Đầu tư Giáo dục & Đào tạo Quốc tế iVina
Phối hợp với phòng nhân sự để tuyển giáo viên cho trung tâm. Hoạch định, phân công lớp dạy cho giảng viên, triển khai các chƣơng trình đào tạo ở trung tâm, đánh giá chất lƣợng đào tạo.
Thƣờng xuyên khảo sát ý kiếm của học viên về chất lƣợng lớp học. Phối hợp với phòng nhân sự tuyển dụng giáo viên, xây dựng chế độ cho giáo viên với mức đãi ngộ xứng đáng. Đảm bảo chất lƣợng đào tạo của trung tâm theo tiêu chuẩn đề ra.
Theo dõi, đề xuất những chƣơng trình đào tạo mới cho lãnh đạo. Trực tiếp cùng giám đốc tham gia các hoạt động giao lƣu giảng dạy ở các trƣờng đại học, cơ quan ban ngành, đối tác.
2.1.4. Sự phát triển và những thành tựu đạt đƣợc
Trải qua 4 năm hình thành và phát triển, iVina đã nhận đƣợc sự tin tƣởng và nhiều cơ hội hợp tác với các tổ chức và doanh nghiệp nƣớc ngoài. iVina hiện nay đang sở hữu một đội ngũ giảng viên đông đảo gồm trên 40 giảng viên đã và đang tham gia giảng dạy tiếng Việt cho ngƣời nƣớc ngồi, có trình độ từ thạc sĩ trở lên, đủ sức đào tạo các chƣơng trình lấy chứng chỉ của Bộ mà thời điểm đó các đối thủ khơng có. Những thành tựu tiêu biểu mà iVina đạt đƣợc trong 4 năm qua bao gồm:
- Năm 2016, iVina xuất bản giáo trình chun ngành riêng của cơng ty biên soạn đƣợc Hội đồng xây dựng Bộ “Tiêu chí đánh giá năng lực tiếng Việt của ngƣời nƣớc ngoài” của Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam, thành viên của Hội đồng thi cấp chứng chỉ Tiếng Việt, cố vấn chuyên môn và đƣợc Hội Ngôn ngữ học Hà Nội chứng nhận.
- Năm 2017, Hiệp hội Unesco Việt Nam chứng nhận là trung tâm đào tạo Tiếng Việt hàng đầu Việt Nam
- Từ tháng 8/2018 – tháng 12/2019, iVina đƣợc mời để thiết kế nội dung và giáo trình riêng cho chƣơng trình "Dạy tiếng Việt trên truyền hình" của Kênh truyền hình kỹ thuật số dành cho ngƣời Việt Nam ở nƣớc ngoài VTC10 - Netviet TV.
2.1.5. Định hƣớng phát triển của công ty iVina
Là một ngôn ngữ đào tạo Tiếng Việt cho ngƣời nƣớc ngoài. Với khát vọng đƣa iVina trở thành trung tâm kết nối văn hóa, ngơn ngữ Việt đến với bạn bè quốc tế. iVina đã hoạch định những mục tiêu và chiến lƣợc trong 5 năm tới nhƣ sau:
2.1.5.1. Mục tiêu phát triển
- Năm 2020: iVina sẽ trở thành tổ chức đào tạo tiếng Việt số 1 tại Việt Nam. - Năm 2022: iVina sẽ trở thành tổ chức đào tạo tiếng Việt số 1 trên Thế Giới. - Năm 2025: iVina sẽ trở thành sứ giả mang ngơn ngữ và văn hóa Việt đến với bạn bè Quốc tế.
2.1.5.2. Chiến lược phát triển
Trải qua 4 năm phát triển, iVina đã định vị đƣợc là một đơn vị số 1 tại Việt Nam về luyện thi chứng chỉ nhanh nhất, đồng thời trung tâm duy nhất đã xuất bản đƣợc giáo trình Tiếng Việt chuyên ngành ở tất cả các lĩnh vực (các trung tâm khác chỉ xuất bản đƣợc giáo trình tiếng Việt giao tiếp). Để thực hiện các mục tiêu lớn đến năm 2022 và 2025, công ty đƣa ra những chiến lƣợc cơ bản nhƣ:
- Gia tăng khoảng cách đối với đối thủ cạnh tranh bằng cách: Mở rộng thị trƣờng ở khu vực miền Bắc, chi nhánh miền Trung và miền Nam.
Ứng dụng mơ hình truyền thơng hội tụ (PESO) cho hoạt động quan hệ công chúng tại công ty Cổ phần Đầu tư Giáo dục & Đào tạo Quốc tế iVina
- Mở rộng thị trƣờng khách hàng quốc tế có nhu cầu học tiếng Việt giao tiếp, đặc biệt là các Kiều bào Việt thơng qua các chƣơng trình xúc tiến văn hóa của nhà nƣớc, các kênh báo chí quốc tế, các KOLS,…
- Phát triển và mở rộng thị phần khách hàng học tiếng Việt chuyên ngành và tiếng Việt giao tiếp cho các khách hàng lẻ bằng chiến lƣợc marketing truyền miệng, các chiến dịch truyền thông.
- Củng cố và tăng cƣờng quảng bá thƣơng hiệu iVina không chỉ là số 1 về đào tạo tiếng Việt mà cịn là đơn vị uy tín kết nối văn hóa Việt Nam với bạn bè quốc tế.
2.1.5.3. Phương hướng phát triển
Trong xu thế chung Đảng và Nhà nƣớc đang đẩy mạnh các đề án nhƣ: Đề án “Quảng bá xuất bản phẩm Việt Nam ra nƣớc ngoài giai đoạn 2016 - 2020”, Đề án “Nâng cao chất lƣợng ấn phẩm, báo chí đối ngoại bằng tiếng nƣớc ngồi”,… để tăng cƣờng thơng tin phục vụ ngƣời Việt Nam ở nƣớc ngoài, cùng với tình hình dịch bệnh Covid 19 trên thế giới đang diễn ra phức tạp thì ban giám đốc đã đƣa ra định hƣớng phát triển nhƣ sau:
- Tập trung nâng cấp tất cả các giáo trình tiếng Việt chuyên ngành thành giáo trình điện tử nhƣ giáo trình tiếng Việt giao tiếp đã thành cơng, hình ảnh 2D hoặc 3D để tăng sự trực quan sinh động cho bài học thông qua Internet.
- Đẩy mạnh quảng bá các lớp học trực tuyến có chất lƣợng không kém các lớp học trực tiếp để học viên đăng kí học trực tuyến nhiều hơn.
- Ƣu tiên tài trợ cho các chƣơng trình quảng bá văn hóa Việt Nam với Unesco Việt Nam, các chƣơng trình xúc tiến văn hóa, du lịch của Chính phủ để xây dựng hình ảnh thƣơng hiệu iVina là cơng ty số 1 về đào tạo ngơn ngữ và văn hóa Việt.
- Đẩy mạnh hợp tác đào tạo tiếng Việt cho các giảng viên, sinh viên quốc tế làm việc, và học tập tại các trƣờng đại học trên toàn quốc.
2.2. PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG PR CỦA IVINA 2.2.1. Phân tích các nguồn lực của của cơng ty iVina 2.2.1. Phân tích các nguồn lực của của cơng ty iVina
2.2.1.1. Vị trí địa lý và cơ sở vật chất
Cơng ty có hai trung tâm ở hai địa điểm thuận tiện cho việc dạy tiếng Việt đó là: Hà Nội và Bắc Ninh. iVina tọa lạc ngay trung tâm thành phố Hà Nội, khu vực quận Nam Từ Liêm là khu vực có nhiều ngƣời nƣớc ngồi sinh sống đặc biệt là ngƣời Hàn, Trung,…Ở Bắc Ninh, cơng ty có cơ sở gần nhiều khu cơng nghiệp của ba thành phố là Bắc Ninh, Vĩnh Phúc và Thái Nguyên nhƣ: Samsung, King Power, Pepsi Co,…
Ở cả hai trung tâm của công ty đều đƣợc đầu tƣ cơ sở vật chất, phịng học hiện đại. Ngồi ra, lợi thế của hai vị trí iVina chọn đều thuận tiện cho các chƣơng trình học thực nghiệm, kết nối ngƣời nƣớc ngồi với văn hóa, lịch sử Việt Nam vì gần nhiều di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh.
Cơ sở vật chất tại cả 2 chi nhánh này đều đƣợc công ty trang bị hiện đại, thiết kế không gian lớp học theo hƣớng mở, ấm cúng.
Mỗi chi nhánh với diện tích gần 100m2 chia thành 4 phòng học, 3 phòng làm việc, mỗi phòng học đủ sức chứa từ 10 - 20 học viên theo số lƣợng chuẩn công ty đƣa ra cho khóa học để đảm bảo chất lƣợng giảng dạy.
Văn phịng đủ các thiết bị: Ti vi, máy tính, máy chiếu, bảng trắng, flipchart, bản đồ, quạt, điều hòa, bàn ghế,…
Ứng dụng mơ hình truyền thơng hội tụ (PESO) cho hoạt động quan hệ công chúng tại công ty Cổ phần Đầu tư Giáo dục & Đào tạo Quốc tế iVina
Hình 2.3. Hình ảnh lớp học của cơng ty
- Ngồi việc đầu tƣ địa điểm, iVina cịn là đơn vị duy nhất xuất bản đƣợc sách tiếng Việt chun ngành nhƣ: Chính trị, văn hóa, xã hội,.. mà đƣợc UNSESCO chứng nhận, Viện Ngôn ngữ học Hà Nội thẩm định nội dung và cố vấn.
- Công ty cũng đầu tƣ nhiều phƣơng pháp giảng dạy mới nhất không qua ngôn ngữ thứ ba mà sử dụng cơng nghệ hiện đại về âm thanh, hình ảnh, game trực quan sinh động trên giáo trình điện tử để học viên có thể học trực tiếp qua Skype, so với đối thủ vẫn đang giảng dạy bằng ebook.
- Bên cạnh đó, việc sử dụng giáo trình từ cơ bản đến nâng cao của Đại học Quốc gia Hà Nội, đại học Sƣ phạm Hà Nội, cơng ty cũng có những sách thiết kế riêng: Tiếng Việt giao tiếp, tiếng Việt chuyên ngành kinh tế, chính trị,… đã qua sự thẩm định chất lƣợng bởi Viện Ngôn ngữ học Hà Nội, Hiệp hội Unesco Việt Nam,.. nên iVina hiện tại