1. Vị trí, chức năng và đặc tính nghề nghiệp của nhà quản trị Vị trí
2.5.5. Những phƣơng pháp kiểm tra đánh giá việc thực hiện quyết định
a) Kiểm tra: Kiểm tra việc thực hiện quyết định có ý nghĩa rất quan trọng. Nhờ kiểm tra, nhà quản trị biết được tính đúng đắn của quyết định mà mình đưa ra, biết được quyết định đó thực hiện đến đâu, cần bổ sung, điều chỉnh như thế nào. Việc kiểm tra còn tác động tới hành vi của con người, nâng cao trách nhiệm của họ và động viên họ thực hiện tốt công việc.
Để việc kiểm tra mang tính tích cực, nhà quản trị cần chú ý: - Phải đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng.
- Phải kiểm tra thường xuyên và có hệ thống.
- Cơng tác kiểm tra phải được tiến hành trên tất cả các mặt hoạt động dù là mặt thứ yếu, theo một kế hoạch thống nhất, tránh tình trạng chất quan tâm tiến hành kiểm tra những yếu tố nhất định làm cho người thừa hành chỉ quan tâm chú ý vào yếu tố đó mà lãng quên những yếu tố khác.
- Phải phân cơng những người có thẩm quyền, có uy tín và có nghiệp vụ chuyên môn để kiểm tra.
- Khi kiểm tra phải làm sao cho người thừa hành coi kiểm tra là hình thức giúp đỡ về nghiệp vụ và là sự nâng đỡ tinh thần cho họ, từ đó xây dựng mối quan hệ hiểu biết và thông cảm lẫn nhau giữa người kiểm tra và người bị kiểm tra.
Đi đôi với việc kiểm tra là sự đánh giá kết quả thực hiện quyết định. Việc đánh giá cũng tác động rất mạnh đến từng cá nhân và cả tập thể. Nó thường tạo nên một trạng thái cảm xúc nhất định chi phối toàn bộ hành vi của mọi người làm cho hành vi đó trở nên mạnh mẽ, tích cực, hay yếu đuối tiêu cực. Việc đánh giá đúng sẽ kích thích tính tích cực, nâng cao hiệu quả lao động của người được danh giá và tạo ra bầu khơng khí tâm lý tốt đẹp trong tập thể. Ngược lại sự đánh giá thiếu chính xác, sai lệch sẽ gây ra hiệu quả không tốt, làm mọi người bất bình, xơn xao bàn tán, nghi ngờ, tự ái... và ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của tập thể.
45
Để động viên, kích thích mọi người, khi đánh giá người dưới quyền cần chú ý:
Tâm lý con người là ai cũng muốn khen, vì vậy nên dùng cách đánh giá tốt là chủ yếu; còn khi đánh giá xấu cần thận trọng, tế nhị, cần chính xác, rõ ràng và nêu được nguyên nhân khắc phục.
- Cần đánh giá đúng sự cố gắng của mọi người, phải so sánh năng lực với kết quả thực hiện và cần lưu ý tới những điều kiện khách quan ảnh hưởng đến kết quả đó.
- Phải chú ý động viên tất cả mọi người, có sự quan tâm đánh giá tới tất cả, khơng nên để qn, để sót.
- Phải đánh giá một cách khách quan, loại bỏ những yếu tố chủ quan khi đánh giá (như tâm trạng, ấn tượng, thiện cảm, ác cảm...).
Những dạng đánh giá đặc biệt đó là khen, chê, thưởng, phạt. Có thể nói rằng bất kỳ cán bộ to hay nhỏ, người công nhân làm việc lâu năm cho đến người mới được tuyển mộ đều thích được khen và không muốn bị chê. Quả là như vậy, nhưng khen, chê như thế nào thì có tác dụng tốt hoặc ngược lại?
Khen như thế nào?: Khen thưởng bất cứ với hình thức nào, cá nhân hay tập thể đều có tác dụng kích thích rất lớn. Mỗi con người đều có cố gắng làm cho mọi người trong tập thể thừa nhận nhân cách của mình. Cho nên đối với nhân viên, bất cứ sự khen thưởng nào cũng đều là phương tiện để khẳng định mình trước những người xung quanh. Thực tiễn cho thấy rằng, đối với những người có thành tích thì thích được đánh giá và khen trực diện và cơng khai trước mọi người. Ngày nay có những ý kiến cho rằng không cần phải thi đua, khen thưởng gì hết, chỉ cần trả lương cao cho nhân viên thì khắc họ sẽ làm việc tốt hơn. Điều đó mới chỉ đáp ứng một mặt ("yếu tố vệ sinh tinh thần" trong mơ hình của Herzberg) mà thơi, chứ chưa có "yếu tố động viên". Ơng cha ta đã có câu "một nén tiền cơng khơng bằng một đồng tiền thưởng" quả đúng vậy. Thực tế cho thấy rằng tiền thưởng khơng đáng là bao, nhưng nó kích thích rất lớn, làm cho người được khen thưởng phấn chấn trong công tác hơn, tự hào và hãnh diện hơn nhiều.
Nhà quản trị chớ nên quên rằng khen thưởng chỉ có tác dụng tích cực thật sự nếu khen một cách khách quan, đúng lúc với từng đối tượng và sự cống hiến của họ. Nếu chúng ta đánh giá cao công lao của người này, mà lại hạ thấp thành
46
tích của người khác thì sẽ mất tác dụng động viên. Người được khen quá mức sẽ tự mãn, dễ dãi với bản thân, còn người có cố gắng, có thành tích mà khơng được biểu dương kịp thời thì sẽ sinh chán nản, tính tích cực và ý chí phấn đấu sẽ giảm sút.
Chê như thế nào?: Chê trách, phê phán là cả một nghệ thuật của nhà quản trị. Làm sao cho người dưới quyền có khuyết điểm nhận ra lỗi và thiếu sót của mình, khơng tự ái, khơng tức tối, không đau khổ là những việc không dễ dàng. Cho nên sự phê bình của nhà quản trị phải ln ln xuất phát từ sự chân tình, thân ái với động cơ trong sáng, với mục đích là làm cho người có khuyết điểm tiếp thu được ý kiến phê bình một cách thoải mái, để trong cơng tác và việc làm tốt hơn, tiến bộ hơn.
Nhà quản trị cần nhớ rằng, đối với những người có sai lầm, có khuyết điểm thì khơng nên phê bình họ trước mặt người thứ ba. Vì như vậy họ sẽ dễ mặc cảm bị hạ thấp. Cho nên tốt nhất là nên gặp gỡ và trao đổi góp ý riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ thích hợp với tâm trạng của người góp ý và người bị góp ý. Khơng bao giờ được tỏ thái độ thơ bạo, lăng nhục và xúc phạm với người có khuyết điểm hoặc thiếu sót. Việc phê trách hay phê bình một người chỉ có hiệu quả nếu nhà quản trị biết bắt đầu bằng việc chỉ ra những ưu điểm của người đó, tiếp sau đó là những sai lầm đã mắc phải và cuối cùng là hãy động viên bày tỏ sự tin tưởng của mình vào việc khắc phục và sửa chữa thiếu sót của họ.
47