Chương I : Cơ sở lý luận về thẩm định dự án đầu tư tại NHTM
2.1 Lịch sử ra đời và quá trình phát triển của Ngân hàng đầu tư và
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Hình 3: Sơ đồ khối quản lý nội b
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban2.1.3.2.1 Ban giám đốc: 2.1.3.2.1 Ban giám đốc:
Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với mọi hoạt động của ngân hàng, điều hành hoạt động chung của chi nhánh, ra quyết định cuối cùng đối với kế hoạch của chi nhánh, trực tiếp chỉ đạo cơng việc cho các phó giám
đốc, các trưởng phòng chức năng, trực tiếp quản lý phòng kiểm tra kiểm tốn nội bộ.
Phó giám đốc 1: phụ trách mảng kế hoạch kinh doanh, tín dụng, thẩm định, kinh doanh ngoại hối.
Phó giám đốc 2: phụ trách mảng kế tốn, cơng tác hành chính nhân sự, marketing.
2.1.3.2.2 Khối quan hệ khách hàng:
Thực hiện nhiệm vụ phát triển mối quan hệ với khách hàng theo nhóm đối tượng khách hàng được giám đốc chi nhánh giao nhiệm vụ bằng văn bản cụ thể trong từng thời kì.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Đầu mối tham mưu đề xuất với ban giám đốc trong việc triển khai áp dụng các chủ trương chính sách của nhà nước, của ngành và của địa phương.
- Đánh giá và tham gia đánh giá danh mục cung cấp các sản phẩm dịch vụ đối với các khách hàng thuộc nhóm đối tượng khách hàng được phân cơng quản lý.
- Chủ động lập và triển khai các chương trinhg, kế hoạch công tác, kế hoạch kinh doanh cũng như các giải pháp phát triển thị trường, thị phần, quảng bá thương hiệu.
- Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng, và đề xuất tín dụng. - Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi ( kể cả các khoản nợ đã chuyển ngoài bảng). Đề xuất cơ cấu lại thời hạn trả nợ, theo dõi thu đủ nợ gốc, lãi, phí (nếu có) đến khi tất tốn hợp đồng tín dụng. Xử lý khách hàng khơng đáp ứng được các điều kiện tín dụng. Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất sử lý.
- Quản lý hồ sơ, đầu mối thu thập tổng hợp, phân tích, bảo mật thơng tin và chịu trách nhiệm về chất lượng thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi quản lý.
Cung cấp thông tin cho các bên liên quan trong thẩm quyền và phạm vi quản lý.
- Phối hợp, hỗ trợ các đơn vị liên quan trong phạm vi quản lý nghiệp vụ (tín dụng, phát triển sản phẩm, marketing, phát triển thương hiệu...)
2.1.3.2.3 Khối quản lý rủi ro:
- Tham mưu, đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng tín dụng.
- Quản lý, giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn với danh mục tín dụng của chi nhánh, duy trì và áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng vào việc quản lý danh mục.
- Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro, tổng hợp kết quả, phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro gửi phịng tài chính kế tốn để lập cân đối kế toán theo quy định.
- Tham mưu, đề xuất các biện pháp quản lý rủi ro tín dụng, phối hợp, hỗ trợ phòng quan hệ khách hàng để phát hiện, xử lý các khoản nợ có vấn đề.
- Áp dụng hệ thống quản lý, đo lường rủi ro để đo lường và đánh giá các rủi ro tác nghiệp rủi ro tại chi nhánh và đề xuất giải pháp xử lý các sự cố rủi ro phát hiện được.
- Tiếp thu, phổ biến các văn bản quy định về phòng chống rửa tiền của nhà nước và của BIDV. Tham mưu cho giám đốc chi nhánh về việc hướng dẫn thực hiện trong chi nhánh.
- Phối hợp các tổ chức để đánh giá cấp chứng nhận duy trì hệ thống quản lý chất lượng, tổng hợp kết quả đánh giá hệ thống chất lượng của chi nhánh.
- Đầu mối phối hợp với đồn kiểm tra của BIDV và các cơ quan có thẩm quyền để tổ chức các cuộc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán lại chi nhánh theo quy định. Tiếp nhận, tham mưu cho giám đốc chi nhánh xử lý các đơn
thư khiếu nại, tố cáo phát sinh tại đơn vị liên quan đến sự việc và cán bộ thuộc thẩm quyền xử lý của giám đốc chi nhánh theo quy định của pháp luật và BIDV.
- Đề xuất, trình lãnh đạo phê duyệt các hạn mức trong kinh doanh, hạn mức giao dịch đối với từng nghiệp vụ, từng cấp độ, từng phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc. Giám sát độc lập việc tuân thủ các hạn mức trong hoạt động, đảm bảo vận hành hệ thống quản lý rủi ro ( Đề xuất, phê duyệt, cài đặt và tuân thủ các quy trình và hạn mức hoạt động).
2.1.3.2.4 Khối tác nghiệp:
Phịng quản trị tín dụng:
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị nghiệp vụ tín dụng ( cho vay, mở L/C, chiết khẩu, bảo lãnh) đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và chi nhánh.
Tiếp nhận từ phịng quan hệ khách hàng hồ sơ giải ngân, cấp bảo lãnh và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp các điều kiện giải ngân, cấp bảo lãnh so với nội dung hợp đồng tín dụng đã kí và các quy định về tín dụng của ngân hàng nhà nước, BIDV và chi nhánh, chịu trách nhiệm kiểm tra, rà sốt đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ tín dụng theo đúng quy định.
Nhập dữ liệu đầy đủ chính xác các thơng tin liên quan đến khoản vay ( tạo hồ sơ, cài đặt hạn mức, gia hạn tài sản đảm bảo, lãi suất...) vào phân hệ tín dụng, phân hệ tài trợ thương mại. Quản lý A/A của các khách hàng tại chi nhánh. Định kì rà sốt phân loại nợ.
Quản lý kế hoạch giải ngân, theo dõi thu nợ và thông báo các khoản nợ đến hạn và chuyển giao cho phòng quan hệ khách hàng xử lý. Giám sát khách hàng thực hiện đúng các điều khoản hợp đồng tín dụng, bảo lãnh và đảm bảo nợ vay.
Trực tiếp bán sản phẩm, dịch vụ tại quầy, giao dịch với khách hàng và thực hiện tác nghiệp theo quy định (từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán, chuyển tiền....).
Quản lý tài khoản, nhập thơng tin khách hàng và hạch tốn kế toán các giao dịch với khách hàng (mở tài khoản tiền gửi và xử lý giao dịch tài khoản theo yêu cầu của khách hàng, các giao dịch nhận tiền gửi, rút tiền, thanh toán, chuyển tiền trong nước và quốc tế trong hạn mức được giao, ngân quỹ, thẻ tín dụng, thẻ thanh toán, thu đổi, mua bán ngoại tệ, đối chiếu, xác nhận số dư tiền gửi, tiền vay...) và các dịch vụ khác.
Thực hiện giải ngân vốn vay cho khách hàng trên cơ sở hồ sơ giải ngân được phê duyệt. Thực hiện thu nợ, thu lãi theo u cầu của Phịng Quản trị tín dụng.
Trực tiếp thực hiện các giao dịch về thẻ: Tiếp nhận, hướng dẫn thủ tục, xử lý tác nghiệp; thực hiện các báo cáo theo quy định.
Trực tiếp chi trả kiều hối đối với khách hàng (khơng có tài khoản ở ngân hàng), thơng báo và in chứng từ cho khách hàng. Tiếp nhận hồ sơ khách hàng chuyển tiền quốc tế (đi) từ khách hàng hoặc từ các phịng có liên quan tại Chi nhánh để chuyển về Trụ sở chính (đối với các Chi nhánh khơng được giao hạn mức chuyển tiền quốc tế).
Tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, thủ tục, phong cách giao dịch... để phản ảnh với lãnh đạo. Tiếp thu, cải tiến phong cách phục vụ để khơng ngừng đáp ứng sự hài lịng của khách hàng.
Thực hiện cơng tác phịng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát sinh theo quy định của Nhà nước và của BIDV; phát hiện, báo cáo và xử lý kịp thời các giao dịch có dầu hiệu đáng ngờ trong tình huống khẩn cấp.
Trực tiếp quản lý tài khoản và thực hiện giao dịch với khách hàng cá nhân. Trực tiếp bán sản phẩm dịch vụ tại quầy, giao dịch với khách hàng cá nhân thực hiện tác nghiệp theo quy định. Quản lý tài khoản, nhập thơng tin khách hàng và hạch tốn kế tốn các giao dịch với các khách hàng cá nhân (mở tài khoản tiền gửi và xử lý giao dịch tài khoản theo yêu cầu khách hàng, các giao dịch nhận tiền gửi, rút tiền, thanh toán, chuyển tiền,..) và các dịch vụ khác.
Thực hiện giải ngân vốn vay cho khách hàng trên cơ sở hồ sơ giải ngân được phê duyệt. Thực hiện thu nợ, thu lãi theo yêu cầu của Phòng Quản trị tín dụng.
Trực tiếp thực hiện các giao dịch về thẻ: Tiếp nhận, hướng dẫn thủ tục, xử lý tác nghiệp; thực hiện các báo cáo theo quy định.
Trực tiếp chi trả kiều hối đối với khách hàng (khơng có tài khoản ở ngân hàng), thông báo và in chứng từ cho khách hàng. Tiếp nhận hồ sơ khách hàng chuyển tiền quốc tế (đi) từ khách hàng hoặc từ các phịng có liên quan tại Chi nhánh để chuyển về Trụ sở chính (đối với các Chi nhánh không được giao hạn mức chuyển tiền quốc tế).
Tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, thủ tục, phong cách giao dịch... để phản ảnh với lãnh đạo. Tiếp thu, cải tiến phong cách phục vụ để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.
Thực hiện cơng tác phịng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát sinh theo quy định của Nhà nước và của BIDV; phát hiện, báo cáo và xử lý kịp thời các giao dịch có dầu hiệu đáng ngờ trong tình huống khẩn cấp.
- Kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ, đúng đắn của các chứng từ giao dịch;
- Thực hiện đúng các quy định, quy trình nghiệp vụ, thẩm quyền và các quy định về bảo mật trong mọi hoạt động giao dịch với khách hàng;
- Thực hiện đầy đủ các biện pháp kiểm sốt nội bộ trước khi hồn tất một giao dịch với khách hàng;
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc tự kiểm tra tính tuân thủ các quy định của Nhà nước và của BIDV trong hoạt động tác nghiệp của Phịng, đảm bảo an tồn về tiền và tài sản của ngân hàng và khách hàng.
Các nhiệm vụ khác:
Quản lý, lưu trữ hồ sơ, thông tin (thu thập, lưu trữ, bảo mật, phân tích, xử lý và cung cấp) thuộc nhiệm vụ của Phòng và lập các loại báo cáo, thống kê nghiệp vụ phục vụ quản trị điều hành theo quy định;
Khởi tạo hồ sơ thông tin khách hàng (tạo số CIF) và tiếp nhận các yêu cầu thay đổi thông tin từ khách hàng (thay đổi chủ tài khoản, Kế toán trưởng, người giao dịch...) để chuyển bộ phận quản lý thông tin khách hàng cập nhật vào phân hệ CIF.
Đề xuất với Giám đốc chi nhánh về: Chính sách phát triển; Cải tiến sản phẩm, dịch vụ ngân hàng, quy trình giao dịch, phương thức phục vụ khách hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu Giám đốc chi nhánh.
Phòng dịch vụ khách hàng doanh nghiệp:
Trực tiếp quản lý tài khoản và thực hiện giao dịch với khách hàng doanh nghiệp. Trực tiếp bán sản phẩm tại quầy, giao dịch với khách hàng doanh
nghiệp thực hiện các tác nghiệp theo quy định. Quản lý tài khoản, nhập thơng tin khách hàng và hạch tốn kế tốn các giao dịch với khách hàng doanh nghiệp (mở tài khoản tiền gửi và xử lý giao dịch tài khoản theo yêu cầu khách hàng, các giao dịch nhận tiền gửi, rút tiền, thanh toán, chuyển tiền..) và các dịch vụ khác.
Chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ, đúng đắn của các chứng từ giao dịch. Thực hiện đúng các quy định, quy trình, nghiệp vụ, thẩm quyền và các quy định về bảo mật trong mọi hoạt động giao dịch với khách hàng. Thực hiện đầy đủ các biện pháp kiểm soát nội bộ trước khi hoàn tất một giao dịch với khách hàng. Chịu trách nhiệm hồn tồn về việc tự kiểm tra tính tuân thủ các quy định của Nhà nước và BIDV trong hoạt động tác nghiệp của phịng, đảm bảo an tồn về tiền và tài sản của khách hàng và ngân hàng.
Phòng quản lý và dịch vụ kho quỹ:
Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ về quản lý kho và xuất, nhập quỹ. Quản lý kho tiền và quỹ nghiệp vụ của ngân hàng và khách hàng. Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ về quản lý kho tiền và quỹ nghiệp vụ của chi nhánh, thu chi tiền mặt bao gồm cả tiền mặt ngoại tệ. Trong thời gian giao dịch, nghỉ giao dịch, bảo quản trong kho tất cả những tiền mặt, giấy tờ có giá...phải được đảm bảo an toàn, sắp xếp gọn gàng và khoa học.
Chịu trách nhiệm đề xuất, tham mưu với giám đốc chi nhánh về các biện pháp bảo đảm an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc bảo đảm an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, đảm bảo an toàn tài sản của chi nhánh và của khách hàng.
Phòng kế hoạch tổng hợp
Thu thập thông tin phục vụ công tác kế hoạch - tổng hợp:
Thu thập, tổng hợp, phân tích, đánh giá các thơng tin về tình hình kinh tế, chính trị - xã hội của địa phương, về đối tác, đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng đến hoạt động của Chi nhánh.
Thu thập, tổng hợp tình hình lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch của Chi nhánh qua từng thời kỳ.
Lập hồ sơ, kho dữ liệu thông tin về những vấn đề trên.
Tham mưu, xây dựng kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh: Đánh giá thuận lợi, khó khăn trong hoạt động của Chi nhánh. Tham mưu, đề xuất, xác định định hướng hoạt động của chi nhánh trong từng thời kỳ.
Nghiên cứu xây dựng đề án phát triển mạng lưới các kênh phân phối sản phẩm.
Xây dựng các chính sách, biện pháp phát triển khách hàng, sản phẩm, dịch vụ phù hợp với tình hình thực tế của địa phương và định hướng của BIDV.
d. Phối hợp với các phòng, đơn vị trực thuộc trong Chi nhánh để tổng hợp xây dựng một hệ thống kế hoạch các mặt hoạt động và kế hoạch biện pháp làm công cụ điều hành:
-Xác định hệ thống các chỉ tiêu kinh doanh (chỉ tiêu bắt buộc và chỉ tiêu tham chiếu) về quy mô, doanh số, cơ cấu, tốc độ tăng trưởng, chất lượng, hiệu quả...
- Xây dựng các kế hoạch nghiệp vụ (tín dụng, bản lẻ, huy động vốn, tài trợ thương mại, thanh toán...) gắn với kế hoạch thu-chi tài chính từng đơn vị.
- Kế hoạch tài chính.
- Các kế hoạch bộ phận/biện pháp hỗ trợ (kế hoạch phát triển khách hàng, kế hoạch gia tăng bán các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng mới và đang có, kế hoạch phát triển mạng lưới và các kênh bán hàng, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch marketing, tiếp thị, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, kế hoạch bán chéo sản phẩm, kế hoạch liên kết, hợp tác;...).
Tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh:
Tham mưu về việc giao kế hoạch cho các đơn vị trong Chi nhánh và tổ chức cho các đơn vị bảo vệ kế hoạch với Ban giám đốc.
Xây dựng chương trình và biện pháp triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh tháng/quý/năm của Chi nhánh làm cơ sở cho các đơn vị xây dựng kế hoạch và triển khai cụ thể.
Tham mưu xây dựng các văn bản chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các đơn vị thuộc Chi nhánh.
Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh:
Đầu mối tổng hợp báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, đánh giá kết quả hoàn thành kế hoạch kinh doanh và kết quả quản trị điều hành của Chi nhánh (tháng/quý/năm); lập báo cáo phục vụ giao ban cụm/khu vực.
Hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ các đơn vị trong Chi nhánh chuẩn bị báo cáo kết quả hoàn thành kế hoạch trên từng mặt nghiệp vụ.