2.2 Thực trạng hoạt động marketing của Trung tâm Thông tin – Thƣ
2.2.1 Nguồn lực marketing của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học
viện Đại học Quốc gia Hà Nội và khả năng áp dụng kinh nghiệm mới
2.2.1 Nguồn lực marketing của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội học Quốc gia Hà Nội
2.2.1.1 Bộ phận marketing và nhân sự
Hiện LIC đã xây dựng đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng cao với 90,4% cán bộ có trình độ từ đại học trở lên. Về cơ cấu, khối các phòng chức năng 24 cán bộ; khối các phịng chun mơn, nghiệp vụ 38 cán bộ; khối các phòng phục vụ bạn đọc 74 cán bộ.
Hiện nay, tại Trung tâm TT – TV ĐQHGHN, Phịng Thơng tin – Nghiệp vụ đang là phòng đƣợc giao phần lớn các hoạt động liên quan đến marketing. Phịng hiện có 6 cán bộ đều có trình độ đại học trở lên trong đó có 3 Thạc sĩ (một cán bộ đƣợc đào tạo ở nƣớc ngoài), tuổi đời từ 23 đến 39.
Ngoài ra, nhiệm vụ này cũng đƣợc Ban Giám đốc giao cho các phòng ban khác tùy từng trƣờng hợp cụ thể.
VD: Dịch vụ hỗ trợ trực tuyến Online Chat và hỗ trợ trả lời qua email hiện do Phòng Tin học đảm nhiệm; các hoạt động triển lãm, giới thiệu thƣờng do các Phòng Phục vụ tổ chức...
Nhƣ vậy, nguồn nhân lực thực hiện hoạt động marketing tại LIC hiện đang phân tán, chƣa tập trung, bất kể bộ phận nào cũng có thể nhận nhiệm vụ marketing trong mỗi trƣờng hợp với những mục đích xác định.
2.2.1.2 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến công tác marketing. Ngân sách marketing thƣờng đƣợc phân bổ theo năm, hoặc cho một/một nhóm sản phẩm, dịch vụ theo từng giai đoạn. Chi phí cho các hoạt động marketing hàng năm hoặc cho từng chiến dịch thƣờng phụ thuộc vào chính sách phát triển, tầm nhìn và phƣơng thức hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó.
Tại LIC, nguồn kinh phí thƣờng niên đƣợc ĐHQGHN cấp trung bình là 10 tỉ đồng, chi trả cho tất cả các hoạt động của tồn Trung tâm. Nguồn kinh phí này đƣợc lên kế hoạch sử dụng từ đầu năm và sẽ có quyết tốn vào cuối năm. Các hoạt động marketing của Trung tâm lẩn khuất trong rất nhiều hạng mục công việc và rất nhiều hoạt động tƣơng đối nhỏ lẻ nên khó có thể tổng kết đƣợc con số chính xác. Tuy nhiên, có thể khẳng định kinh phí chi cho các hoạt động này một năm khoảng 200.000.000đ, bao gồm các hoạt động quảng bá, đào tạo…
Ngồi ra, Trung tâm cịn đƣợc đầu tƣ khá lớn cho mỗi dự án phát triển: Dự án Ebooks đƣợc đầu tƣ 50 tỉ đồng đã nghiệm thu năm 2013, hay trong thời gian tới là Dự án Thƣ viện số 2.0 đƣợc đầu tƣ tới 95 tỉ đồng, nghiệm thu giai đoạn 1 trong tháng 11/2015 với các hạng mục về phần cứng trang thiết bị, phần mềm phục vụ tra cứu và phát triển nguồn lực thơng tin số hóa.
So với những dự án nhƣ trên và kết quả to lớn đã đạt đƣợc, việc chi trả cho các hoạt động marketing cịn rất ít, thậm chí nguồn kinh phí trong mỗi dự án
chƣa tính đến hạng mục quảng bá, tuyên truyền. Các hoạt động này khơng đƣợc tính tới trong q trình dự tốn. Với ý nghĩa và mục tiêu của các dự án nhƣ vậy cùng với số vốn đầu tƣ khá lớn, việc xây dựng đƣợc một thƣ viện số hiện đại với cơ sở vật chất khang trang, các trang thiết bị tối tân, nguồn lực thông tin phong phú, có kết nối với hệ thống thơng tin tồn cầu thực hiện nhiệm vụ “Thƣ viện phục vụ nghiên cứu”, cần phải đƣợc tiến hành quảng bá sâu rộng tới toàn thể NDT trong ĐHQGHN và nâng cao hình ảnh Trung tâm với bên ngồi. Mục đích là làm cho NDT biết, hiểu họ đang sở hữu những tiện ích nào từ thƣ viện, làm cho họ cảm thấy việc sử dụng thƣ viện là cần thiết đến mức nào. Việc này đòi hỏi Trung tâm phải chi trả một con số lớn hơn khá nhiều so với mức chi hiện tại.
2.2.1.3 Cơ sở vật chất
Tồn bộ diện tích sử dụng của LIC hiện là 4.790 m², Trung tâm hiện có 4 cơ sở tại các khu vực:
- Trụ sở chính
- Phịng PVBĐ Ngoại ngữ
- Phịng PVBĐ Thƣợng Đình
- Phịng PVBĐ Mễ trì
Các cơ sở này tạo điều kiện thuận lợi để có thể dễ dàng tƣơng tác và tiếp cận với NDT. Nằm trên các khu vực khác nhau, mỗi cơ sở sẽ biết rõ tập quán, đặc điểm của NDT và NCT ở từng khu vực đó.
Về cơ sở hạ tầng thông tin để triển khai các hoạt động marketing: Trung tâm hiện đã có đƣợc một hạ tầng cơ sở thơng tin khá hồn thiện, gồm 5 mạng cục bộ với 10 máy chủ, 250 máy trạm phục vụ làm việc và tra cứu. Mạng LAN hoàn chỉnh tại trụ sở chính và các khu vực Thƣợng Đình, Ngoại ngữ, Mễ trì đƣợc kết nối Intranet ĐHQGHN và kết nối Internet. Ngồi ra, nhờ có hệ thống email nội bộ trong ĐHQGHN, Trung tâm có thể dễ dàng tiếp cận đến NDT trong toàn hệ thống ĐHQGHN và thực hiện các nhiệm vụ marketing, quảng bá. Hạ tầng cơ sở thông tin này là một trong những yếu tố tiên quyết cho việc tin học
hóa hoạt động thơng tin – thƣ viện cũng nhƣ phát triển các hình thức marketing và mở rộng các loại hình dịch vụ phục vụ nhu cầu của bạn đọc. Trung tâm cũng đã xây dựng và sở hữu một website hiện đại, cùng trang mạng xã hội Facebook, Twitter. Đó là mơi trƣờng tốt để thực hiện các nhiệm vụ quảng bá và giao lƣu, tiếp cận NDT.