3.2 Nhóm các giải pháp về hoạt động
3.2.5 Đẩy mạnh hoạt động tìm kiếm nguồn tài trợ
Trong các chiến dịch marketing nói chung, vận động tài trợ là một cơng việc quen thuộc, từ những chƣơng trình mang tính cộng đồng, xã hội cho đến cả những chiến dịch mang tính thƣơng mại. Đối với các Thƣ viện, với tình trạng chung là nguồn ngân sách eo hẹp, kinh phí để tổ chức các hoạt động marketing càng trở nên thiếu thốn, việc xin tài trợ là một giải pháp hữu ích để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, muốn chƣơng trình của mình nhận đƣợc sự chú ý của đơn vị tài trợ không phải điều dễ dàng. Nhất là trong bối cảnh kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đều phải cắt giảm chi tiêu và chỉ ƣu tiên chi tiền cho những việc liên quan đến sự sống cịn của đơn vị mình.
Quy trình xin tài trợ:
- Xây dựng gói tài trợ: Ƣớc chừng về kinh phí của chƣơng trình và soạn các gói tài trợ phù hợp.
- Viết một bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ: Thƣờng thì cách tốt nhất để tiếp cận các nhà tài trợ tiềm năng là viết bản kế hoạch sơ bộ ngắn gọn nêu bật những điểm cốt yếu, ấn tƣợng nhất, đối tƣợng khách tham dự sẽ tham dự, những cơ hội quảng bá tại sự kiện và cơ hội cho các nhà tài trợ tiềm năng qua các gói tài trợ ấn tƣợng.
- Xác định nhà tài trợ tiềm năng và xác định các sự kiện họ đã từng tài trợ trong quá khứ. Hiểu đƣợc mục tiêu định vị sản phẩm của họ, bởi vì đây là những điểm bạn sẽ muốn tập trung vào khi soạn gói tài trợ hoặc thƣ mời tham gia tài trợ.
- Tiếp cận các nhà tài trợ: Thông qua qua danh sách các nhà tài trợ tiềm năng, tìm ra những ngƣời chịu trách nhiệm cho việc tài trợ. Các đơn vị lớn có thể có một ngƣời dành riêng cho nhiệm vụ này. Các đơn vị cỡ trung bình thƣờng sẽ có một ngƣời quản lý tiếp thị, quảng cáo, họ có quyền quyết định tài trợ. Trong các đơn vị nhỏ, quyết định có thể sẽ đƣợc thực hiện bởi chủ sở hữu hoặc chủ tịch.
- Đàm phán và ký kết: Khi nhà tài trợ đã xác định các gói tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của họ hãy lập văn bản chi tiết hơn. Thêm vào các chi tiết nhƣ điều khoản thanh tốn, vị trí đặt logo, thanh tốn cho quảng cáo, lợi ích cho ngƣời tham dự từ các công ty tài trợ. Tùy thuộc vào kích thƣớc của gói tài trợ. Những việc này đảm bảo quyền lợi của các bên sau khi ký kết.
- Thực hiện và theo dõi: Nếu các nhà tài trợ tham dự các sự kiện, chắc chắn rằng họ sẽ ấn tƣợng với dịch vụ chăm sóc khách hàng và sự nghiêm túc trong thỏa thuận. Sau sự kiện, cần chuẩn bị để cung cấp cho mỗi nhà tài trợ bằng chứng cho thấy Thƣ viện đã hoàn thành các cam kết của mình. Điều này có thể đƣợc thực hiện bằng cách chụp ảnh hoặc video của sự kiện, giám sát phƣơng tiện truyền thông, bằng chứng là chƣơng trình đã thành cơng nhƣ ƣớc tính trong đề xuất. Sau chƣơng trình, khơng đƣợc qn gửi thƣ cảm ơn họ.
Những lƣu ý khi xin tài trợ:
Khi sử dụng biện pháp này, LIC cần chú ý tới những vấn đề sau, để đảm bảo việc xin tài trợ diễn ra sn sẻ và có kết quả:
- Việc mời tài trợ nên có trọng tâm, hƣớng tới một số đơn vị nhất định có chung đối tƣợng khách hàng, chung một hoặc nhiều yếu tố thị trƣờng hoặc là đơn vị cung cấp sản phẩm dịch vụ cho Trung tâm, từ đó, thiết kế nội dung chƣơng trình có gắn yếu tố phù hợp với các hoạt động mà đơn vị tài trợ đang marketing. Vì lợi ích gắn liền nên sẽ dễ để thu hút sự quan tâm của họ.
- Chƣơng trình marketing phải gắn với quyền lợi và đảm bảo lợi ích thiết thực của đơn vị tài trợ. Khi quyết định tài trợ, đơn vị tài trợ quan tâm trên hết là quyền lợi của họ có đƣợc đảm bảo hay khơng, và mang lại lợi ích gì từ đó? - Chƣơng trình đó phải có các hoạt động hấp dẫn, cuốn hút đông đảo ngƣời quan tâm và tham gia, đảm bảo tính khả thi, thực tế.
- Đối tƣợng đƣợc tuyên truyền và tham gia phải là đối tƣợng khách hàng tiềm năng của họ
- Chuẩn bị hồ sơ xin tài trợ một cách kỹ lƣỡng, làm nổi lên những thông tin quan trọng: Quyền lợi nhà tài trợ, kế hoạch chƣơng trình, kế hoạch tuyên truyền, dự trù kinh phí…
- Bản dự trù kinh phí phải minh bạch, dễ nhìn. Khơng nhà tài trợ nào muốn tiền của họ bị sử dụng không rõ ràng và không mang lại lợi nhuận.
Ngƣời đi xin tài trợ cần phải có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, thƣơng lƣợng và đặc biệt là đặt và dẫn dắt vấn đề theo hƣớng mong muốn muốn mà đôi bên đều cảm thấy thoải mái. Ngƣời đi xin tài trợ tốt nhất nên bao gồm:
- Ngƣời vận động tài trợ: Có vai trị làm cầu nối giữa Thƣ viện và nhà tài trợ
- Ngƣời lập ý tƣởng, viết chƣơng trình: Họ là ngƣời nắm rõ nhất linh hồn của chƣơng trình, họ hiểu thơng điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chƣơng trình hơn tất cả những ngƣời khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất.
- Ngƣời trực tiếp tổ chức sự kiện: Nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết về q trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá, ngƣời tổ chức sự kiện với kinh nghiệm và hiểu biết của mình có thể giải đáp thỏa đáng cho họ.
Vận động tài trợ hiện nay là một cơng việc khá khó khăn trong hồn cảnh nền kinh tế bấp bênh. Tuy nhiên, tài trợ đã đƣợc xem nhƣ một công cụ marketing và đem lại hiệu quả cao hơn hẳn về nhiều mặt so với việc thiết lập sự nhận biết thƣơng hiệu thông qua quảng cáo, nên các doanh nghiệp sẽ vẫn sẵn lòng bỏ tiền ra nếu nhƣ trong quá trình xin tài trợ, Trung tâm cho họ thấy họ có lợi ích trong đó.
Với những giải pháp trên, Trung tâm có thể xem xét áp dụng để hoạt động marketing ngày một hoàn thiện và phát triển, mang lại hiệu quả cao. Với sự quan tâm và đầu tƣ đúng mức, hy vọng trong thời gian tới Trung tâm có thể trở thành ngƣời bạn đồng hành, ngƣời trợ thủ đắc lực trong hoạt động quản lý, đào tạo, học tập, nghiên cứu cho NDT, góp phần vào sự phát triển vƣợt bậc của ĐHQGHN.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Để áp dụng có hiệu quả các kinh nghiệm marketing của NUI Lib, Luận văn đƣa ra các giải pháp mà LIC cần triển khai thực hiện nhƣ sau:
Về mặt tổ chức, quản lý: Cần tập trung hoạt động marketing vào một bộ phận, nâng cao kỹ năng marketing cho cán bộ, tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất và tài chính, đồng thời khai thác, mở rộng các mối quan hệ hợp tác để phát triển marketing
Trong quá trình triển khai, cần chú ý đến các vấn đề: ứng dụng CNTT trong nghiên cứu và triển khai, thƣờng xuyên nghiên cứu thị trƣờng và thực hiện phân đoạn thị trƣờng, lập kế hoạch cho mỗi chiến dịch marketing, đa dạng hóa các hình thức tổ chức, đẩy mạnh tìm kiếm các nguồn tài trợ.
Thực hiện tốt các giải pháp này, tác giả tin tƣởng hiệu quả áp dụng các kinh nghiệm marketing của NUI Lib tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN sẽ đƣợc nâng cao, góp phần phát triển chất lƣợng hoạt động marketing.
KẾT LUẬN
Thuật ngữ marketing xuất hiện lần đầu tiên năm 1902 tại Mỹ và nhanh chóng đƣợc quốc tế hóa trở thành khái niệm đƣợc chấp nhận trên toàn cầu. Hoạt động marketing đang ngày càng chứng tỏ đƣợc vai trị của to lớn của mình trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong hoạt động thông tin – thƣ viện, marketing cũng rất nhanh chóng trở thành hoạt động đƣợc quan tâm phát triển. Thƣ viện James Hardiman và Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN đều là hai đơn vị chính thức cung cấp các SPDV thông tin phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu và triển khai của cộng đồng Đại học Quốc gia, cùng sử dụng marketing nhƣ một công cụ để thúc đẩy phát triển hoạt động của mình.
Thƣ viện James Hardiman đã song hành cùng trong sự nghiệp đào tạo tại NUI Galway từ những ngày đầu thành lập và chứng tỏ đƣợc vị trí, vai trị to lớn của mình. Với lịch sử lâu đời, NUI Lib đã từng bƣớc xây dựng, phát triển và hoàn thiện qua các thời kỳ lịch sử. Đến nay, Thƣ viện đã có đƣợc cơ ngơi khang trang, cơ sở vật chất hiện đại, nguồn lực thông tin phong phú, một đội ngũ cán bộ chất lƣợng cao phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy tại NUI Galway. Cùng với các mục tiêu giáo dục và xu hƣớng phát triển của ngành thƣ viện trên thế giới, NUI Lib đã vạch ra cho mình con đƣờng phát triển đúng đắn, đƣợc kiểm nghiệm và chứng minh qua các thành quả mà Thƣ viện đã đạt đƣợc trong thời gian qua.
Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN đƣợc thành lập năm 1997 theo Quyết định số 66/TCCB ngày 14/02/1997 của Giám đốc ĐHQGHN với chức năng thông tin và thƣ viện, phục vụ các công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN. Đứng trƣớc những yêu cầu khách quan của xã hội, ĐHQGHN đang từng bƣớc cải cách và thay đổi các phƣơng pháp dạy và học. Theo đó, Trung tâm Thơng tin – Thƣ viện ĐHQGHN đang từng bƣớc hồn thiện mình để làm tốt chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Với
những nội lực sẵn có, Trung tâm cần hồn thiện và phát triển cơng tác marketing nhằm thu hút NDT đến với mình, biến Trung tâm trở thành địa chỉ đầu tiên tìm đến mỗi khi họ cần hỗ trợ về thông tin và nguồn học liệu và các kỹ năng học tập, nghiên cứu. Tuy cịn gặp nhiều khó khăn trong các vấn đề nhân lực, vật lực, tài lực, trí lực cùng với việc thiếu kinh nghiệm trong công tác marketing mới mẻ, nhƣng bù lại Trung tâm có thể học hỏi kinh nghiệm của các mơ hình thƣ viện thành cơng và phát triển hơn để tự hồn thiện mình. Dù hoạt động marketing tại LIC chỉ mới bƣớc đầu đƣợc thực hiện, nhƣng Trung tâm đã thể hiện nhiều khả năng tiếp thu kinh nghiệm mới
Với cơ cấu NDT, chức năng, nhiệm vụ tƣơng tự nhƣ LIC, Thƣ viện James Hardiman - ĐHQG Ireland, Galway đã khai thác nguồn lực, tổ chức tốt cơng tác marketing, đa dạng hóa các hoạt động, thu hút NDT đến với Thƣ viện, đƣa Thƣ viện trở thành một địa chỉ quen thuộc, tin cậy, không thể thiếu của NDT. Từ những kinh nghiệm đƣợc đúc kết, LIC có thể tham khảo, nghiên cứu, áp dụng mơ hình này cho cơng tác marketing của mình biến Trung tâm trở thành giảng đƣờng thứ hai không thể thiếu của cộng đồng NDT. Để những kinh nghiệm này phát huy hiệu quả tại LIC, Trung tâm cần triển khai một số giải pháp trong các vấn đề tổ chức, quản lý, thực hiện. Thực hiện đồng bộ những giải pháp này cùng với việc áp dụng linh hoạt những kinh nghiệm đƣợc đúc kết sau một thời gian dài thực hiện tại NUI Lib, tác giả tin tƣởng hoạt động marketing nói riêng và hiệu quả hoạt động của Trung tâm nói chung sẽ tăng cao, gặt hái đƣợc nhiều thành cơng, ngày càng khẳng định đƣợc vai trị to lớn của mình trong sự nghiệp đào tạo của ĐHQGHN.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu Tiếng Việt
1. ALA (1996), Từ điển giải nghĩa Thư viện học và Tin học Anh – Việt,
Galen Pres, Ltd.
2. Nguyễn Hồng Anh (2005), Nghiên cứu ứng dụng marketing ở một số cơ quan thư viện thông tin lớn ở Hà nội hiện nay, Luận văn Thạc sĩ Khoa học
Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà nội.
3. Nguyễn Hữu Hùng (1995), Áp dụng nguyên lý marketing để cải biến hoạt động thông tin tƣ liệu, Tạp chí Thơng tin Tư liệu, (Số 4), tr.9-15
4. Philip Kotler (1994), Marketing căn bản, Thống kê, Hà Nội.
5. Nguyễn Thị Phƣơng Lê (2009), Các hình thức quảng bá hoạt động thơng tin – thư viện trên Internet tại Thư viện Đại học Queensland và khả năng áp dụng tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội,
Niên luận ngành Thông tin – Thƣ viện, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Hà Nội.
6. Trƣơng Đại Lƣợng (2010), Marketing trong hoạt động thông tin – thƣ viện, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (số 1), tr. 20-22.
7. Phan Thị Thu Nga (2005), Chiến lƣợc marketing đối với hoạt động thông tin thƣ viện, Bản tin Thư viện - Công nghệ thông tin, (số 3), tr. 15-25. 8. Nguyễn Hữu Nghĩa (2007), Tiếp thị thƣ viện qua mạng internet, Tạp chí
Thư viện Việt Nam, tập 2 (số 10), tr. 29-33.
9. Nguyễn Hữu Nghĩa (2010), Marketing trong hoạt động thông tin – thƣ viện, kỷ yếu Hội thảo Văn hóa trong thế giới hội nhập, Trƣờng Đại học
Văn hóa, Hà Nội.
10. Nguyễn Hữu Nghĩa (2010), Tiếp thị thƣ viện thời chấm com, Tạp chí Thư
11. Vũ Quỳnh Nhung (2010), “Hoạt động marketing của Thư viện Trường Đại học Công nghệ Nanyang Singapore và khả năng áp dụng cho Thư viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Khoa
học Thƣ viện, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội, Hà Nội.
12. Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Marketing trong quản lý thƣ viện và trung tâm thơng tin, Tạp chí Văn hóa Nghệ thuật, (số 4), tr. 97-100.
13. Nguyễn Thị Lan Thanh (2013), Chiến lƣợc marketing trong thƣ viện và cơ quan thông tin, Tạp chí Thơng tin và Tư liệu, (số 3), tr. 23-28
14. Nguyễn Thị Lan Thanh (2013), Xây dựng chiến lƣợc marketing trong thƣ viện và cơ quan thông tin, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (số 1), tr. 16-20 15. Nguyễn Thị Lan Thanh (2014), Vai trị của văn hóa trong hoạt động
marketing tại các tổ chức văn hóa nghệ thuật, Tạp chí Nghiên cứu Văn hóa.
16. Bùi Thanh Thủy (2008), Marketing – hoạt động thiết yếu của các thƣ viện đại học Việt Nam, Tạp chí Khoa học ĐHQGHN: Khoa học Xã hội và Nhân văn, (số 24), tr. 119-123.
17. Bùi Thanh Thủy (2009), Marketing thông tin – thư viện, Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
18. Bùi Thanh Thủy (2012), Nghiên cứu ứng dụng marketing hỗn hợp trong hoạt động thông tin – thư viện ở các trường đại học Việt Nam, Luận án
Tiến sĩ, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội
19. Bế Quỳnh Trang (2008), Chiến lược marketing của Thư viện Đại học Yale
qua mạng xã hội Facebook, Đề tài nghiên cứu khoa học, Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
20. Trung tâm Thông tin – Thƣ viện ĐHQGHN, Chiến lược phát triển 2020 tầm nhìn 2050
21. Trần Mạnh Tuấn (2005), Marketing trong hoạt động thông tin – thư viện, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
22. Trần Mạnh Tuấn (2007), Các quan điểm marketing và vấn đề áp dụng trong hoạt động thơng tin, thƣ viện, Tạp chí Thơng tin và Tư liệu, (số 1),
tr. 8-14.
23. Nguyễn Hoàng Vĩnh Vƣơng (2007), Nghiên cứu và triển khai thử nghiệm
chiến lược marketing Trung tâm Học liệu Đại học Cần Thơ, Luận văn
Thạc sĩ Khoa học Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội
Website
24. Loan Vũ Thị Kiều Loan (2011), Đẩy mạnh công tác truyền thông marketing nhằm phát triển bền vững các hoạt động dịch vụ,
http://www.lrc.ctu.edu.vn/bantin7/chuyen-de/15-ay-manh-cong-tac- truyen-thong-marketing-nhm-phat-trien-ben-vng-cac-hoat-ong-dich- vu.html, 15/07/2015
25. Phân tích SWOT, http://vi.wikipedia.org/wiki/Ph%C3%A2n_t%
C3%ADch_SWOT, 20/07/2015
Tài liệu Tiếng Anh
26. Josh Boyer; Joseph Ryan (2009), “Considering Facebook in the library”. 27. Neil O. Brien (2009), “Rolling out Ebooks at NUI Galway”, James
Hardiman Library, Ireland.
28. Monica Crump (2011), “Doing more with less by going „e‟”, James