3.1.1 Tổ chức bộ phận marketing chuyên trách
Bộ phận marketing là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm dịch vụ và NDT, giữa thuộc tính của SPDV và nhu cầu của NDT, với các nhiệm vụ:
- Nghiên cứu tiếp thị và thơng tin, tìm hiểu NCT của NDT - Lập hồ sơ thị trƣờng
- Khảo sát hành vi ứng sử của NDT tiềm năng
- Phân khúc thị trƣờng, xác định mục tiêu, định vị thƣơng hiệu - Phát triển sản phẩm, hồn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trƣờng mong muốn
- Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hịa, suy thối, từ đó duy trì sản phẩm, dịch vụ
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lƣợc marketing Chức năng:
- Tạo hình ảnh, phát triển thƣơng hiệu.
- Nghiên cứu thị trƣờng, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trƣờng. - Thực hiện các chƣơng trình marketing do Ban Giám đốc duyệt. - Tham mƣu cho Giám đốc về các chiến lƣợc marketing, sản phẩm dịch vụ, NDT.
- Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quản lý và phát triển nhân sự.
Với tình trạng phân tán trong công tác marketing nhƣ hiện tại, LIC cần trao quyền chuyên trách cho một bộ phận đảm nhiệm để dễ quản lý, hoạt động hiệu quả hơn. Cần có quy chế hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban để có thể phân cơng cơng việc một cách khoa học, tránh chồng chéo. Với thực tế hiện nay, Phịng Thơng tin – Nghiệp vụ có thể phụ trách cơng tác này. Phịng sẽ chịu trách nhiệm từ việc lên kế hoạch, tổ chức nghiên cứu thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu NDT, lên kế hoạch phát triển các sản phẩm dịch vụ và quảng bá hình ảnh, nguồn tin của Trung tâm.
Trong tình hình đó, việc bổ sung cán bộ có chuyên môn, đƣợc đào tạo bài bản về marketing chuyên nghiệp cũng cần đƣợc tiến hành. Với một hoạt động mới chỉ hình thành khá sơ khai và thiếu kinh nghiệm, vai trị của ít nhất một cán bộ có chun mơn, tâm huyết, sáng tạo là vô cùng quan trọng. Trên cơ sở đó, trong q trình triển khai hoạt động sẽ kết hợp với các phòng ban chức năng khác để công việc đƣợc tiến hành thuận lợi hơn, tất cả công việc chịu sự quản lý về chun mơn trực tiếp từ Phịng Thông tin – Nghiệp vụ, quản lý một mối giúp công tác này đƣợc thực hiện bài bản, hiệu quả và tránh chồng chéo. Đây là việc làm cần thiết có thể quản lý tập trung theo một đầu mối và chun nghiệp hóa cơng tác này.
3.1.2 Đào tạo kỹ năng marketing cho cán bộ thƣ viện
Công tác marketing tại LIC hiện đang thiếu cán bộ đƣợc đào tạo bài bản, đúng chuyên môn. Việc bổ sung cán bộ có trình độ chun mơn là việc làm quan trọng. Tuy nhiên, đó chƣa phải là tất cả. Để làm tốt công tác marketing, việc đào tạo cán bộ là một trong những yếu tố tiên quyết. Công tác đào tạo không chỉ dừng lại với những cán bộ trực tiếp làm cơng tác marketing mà cịn cho tất cả cán bộ trong Trung tâm. Một số kỹ năng cần thiết trong công tác marketing cụ thể là:
Kỹ năng chuyên môn
Kỹ năng tổ chức và quản lý hoạt động marketing, sự kiện Kỹ năng viết, lập kế hoạch, báo cáo
Kỹ năng tính tốn và phân tích, tổng hợp thơng tin Kỹ năng làm việc theo nhóm
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán Kỹ năng công nghệ thông tin Kỹ năng quản lý tài chính
Kỹ năng tạo dựng và duy trì quan hệ khách hàng
Bên cạnh các kỹ năng đƣợc đào tạo và các kiến thức chuyên môn về thƣ viện, sự năng động, nhạy bén, sự sáng tạo và trí tƣởng tƣợng cũng là những yếu tố quan trọng đối với mỗi cán bộ thực hiện công tác marketing. Trong quá trình làm việc, các kinh nghiệm thực tế sẽ dần dần hình thành và ngƣời cán bộ cần chủ động đúc rút, tiếp thu các kinh nghiệm này để hoàn thiện các kỹ năng của bản thân.
Trung tâm phải tiến hành thƣờng xuyên các hoạt động đào tạo và đào tạo lại cho nhân viên. Nhƣng trên hết, bản thân mỗi cán bộ phải tự ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc học tập, trau dồi các kỹ năng, liên tục đúc rút kinh nghiệm thực tế để hồn thành cơng việc một cách tốt nhất, luôn thấm nhuần ý nghĩa của marketing trong từng hành động của mình.
3.1.3 Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất và tài chính
Trong vài năm trở lại đây, LIC đã nhận đƣợc sự đầu tƣ khá lớn về kinh phí cho các dự án thƣ viện điện tử, thƣ viện số và đã đem lại những kết quả khả quan. Tuy nhiên, cơ sở vật chất, trang thiết bị lại bộc lộ nhiều điểm bất cập, chƣa đáp ứng đƣợc đầy đủ nhu cầu của NDT khi đến với Trung tâm. Không những thế, tình trạng bị thu hẹp dần diện tích sử dụng dẫn đến việc thiếu không gian để làm việc và phục vụ. Trung tâm cần làm việc với các đơn vị liên quan trong ĐHQGHN để có đƣợc sự đầu tƣ đúng mức với vị trí, vai trị và sự phát triển của mình. Cần quan tâm hơn đến việc đầu tƣ phát triển cơ sở vật chất, mở rộng diện tích phục vụ, bổ sung, thay thế các trang thiết bị còn thiếu và lỗi thời, để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong sự nghiệp đào tạo.
Bên cạnh việc đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị, Trung tâm cần phải có nguồn kinh phí nhất định cho cơng tác marketing. Hoạt động marketing phải có sự đầu tƣ xứng đáng mới có thể phát huy đƣợc hiệu quả. Nguồn kinh phí đƣợc sử dụng để:
- Nghiên cứu thị trƣờng
- Tổ chức và thực hiện các chiến dịch marketing - Các hoạt động quảng bá và tiếp cận cộng đồng - Chi trả cho các yếu tố: Con ngƣời, công nghệ…
Đứng trƣớc những khó khăn về mặt tài chính, Trung tâm có thể vận động các nguồn kinh phí xã hội hóa từ các doanh nghiệp, các tổ chức văn hóa – xã hội, các quỹ tài chợ… Hiện có rất nhiều các tổ chức sẵn sàng tài chợ, thậm chí là tài chợ dài hạn cho các hoạt động giáo dục, phát triển. Ngồi ra, có thể kết hợp với các cơ quan, đơn vị khác để tổ chức các hoạt động marketing nhằm tiết kiệm chi phí. VD: Kết hợp với các nhà xuất bản, nhà cung cấp để quảng bá các sản phẩm mới, các CSDL đã mua, tổ chức hƣớng dẫn, sử dụng… Những biện pháp này giúp Trung tâm tiết kiệm đáng kể và luôn duy trì một nguồn kinh phí nhất định cho hoạt động marketing trong thời kỳ khó khăn.
3.1.4 Khai thác và mở rộng các mối quan hệ hợp tác để phát triển marketing
Hiện tại, LIC đã có một vị trí nhất định trong các hiệp hội ngành và trong các bảng xếp hạng trong nƣớc, khu vực và thế giới. Cùng với đó là các mối quan hệ với các trƣờng đại học, thƣ viện, hiệp hội, tổ chức… trong nƣớc và nƣớc ngoài. Việc mở rộng và khai thác các mối quan hệ này là cần thiết để phát triển Trung tâm nói chung và cơng tác marketing nói riêng. Đẩy mạnh hợp tác trong nƣớc, khu vực và trên thế giới đem đến cho LIC những cơ hội mới để phát triển và quảng bá hình ảnh, nâng tầm vị thế của mình. Trung tâm có thể:
- Hợp tác với các thƣ viện khác để học hỏi kinh nghiệm marketing, phối hợp thực hiện các hoạt động quảng bá.
- Hợp tác với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, nhà cung cấp, nhà xuất bản để tổ chức các hoạt động định hƣớng, quảng bá sản phẩm – dịch vụ, triển lãm…
- Hợp tác với các trƣờng đại học trong nƣớc và thế giới để học hỏi kinh nghiệm, trao đổi cán bộ, đƣa cán bộ đi đào tạo, học tập ở nƣớc ngồi.
Cần có những hoạt động thiết thực để tạo dựng và phát triển các mối quan hệ hợp tác. Mục đích của hoạt động marketing và các chƣơng trình hành động, tiếp cận cộng đồng cũng không nên dừng lại ở việc hƣớng đến đối tƣợng NDT mà cịn phải nâng cao hình ảnh của mình để đƣa hình ảnh của Trung tâm vƣơn rộng ra, tạo điều kiện cho việc mở rộng các quan hệ hợp tác. Trong bất kỳ hoạt động nào, việc hợp tác, mở rộng và khai thác các mối quan hệ sẽ luôn đem lại những lợi ích thiết thực trong việc tiết kiệm chi phí, học hỏi kinh nghiệm và nâng cao vị thế.