CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.3. Vai trò của hội nghị, hội họp
1.3.1. Vai trị tổng kết cơng việc
Đây là vai trò rất quan trọng của hội họp và hội nghị. Thông qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, họp báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các cơng việc đã diễn ra, hồn thành, những việc chưa làm được, từ đó nhận xét, đánh giá, rút kinh nghiệm, đồng thời đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải thiện cơng việc. Phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lý một cách công khai minh bạch thơng qua tổ chức các cuộc hội họp.
Họp có vai trị trao đổi thơng tin, cung cấp thông tin, thu thập thơng tin và trao
11
đổi thơng tin.
Bên cạnh đó, thơng qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thơng tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành cơng việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Thơng qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thơng tin về công việc, cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những thông tin đột xuất.
Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong cơ quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thơng tin và chủ động trong giải quyết công việc.
1.3.2. Vai trị kiểm sốt cơng việc
Các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong việc giúp lãnh đạo cơ quan kiểm sốt được cơng việc. Thơng qua cuộc họp sẽ xác định những hoạt động cần thiết và cần thực hiện của cơ quan, đơn vị, từ đó thiết lập những kế hoạch, lịch trình, kịch bản để thực hiện các công việc đã đề ra.
Khơng chỉ có vậy, vai trị kiểm sốt cơng việc trong hội họp hay hội nghị cịn giúp cho Thủ trưởng và lãnh đạo đơn vị cũng như người được phân công thực hiện nhiệm vụ có thể lường trước những tình huống phát sinh và bước đầu phác họa cách giải quyết. Như vậy, hoạt động của cơ quan, tổ chức được diễn ra một cách hiệu quả, hoàn thành tốt yêu cầu cấp trên đề ra.