CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.1.11. Chuẩn bị các yếu tố khác
Bên cạnh sự chuẩn bị về kế hoạch, chương trình nghị sự, địa điểm tổ chức, kinh phí tổ chức,... thì trong một cuộc hội họp cần chuẩn bị những nhiệm vụ khác, bao gồm:
- Soạn thảo kịch bản cuộc họp:
Cán bộ chuyên môn được phân công nhiệm vụ phụ trách soạn thảo kế hoạch tổ chức cuộc họp phải xây dựng thêm kịch bản cho cuộc họp. Trong kịch bản này cần chỉ rõ sự phối kết hợp về nội dung và cơng tác cần tiến hành trong q trình tổ chức cuộc họp. Thông thường, một kịch bản thường được bao gồm các nội dung sau:
+ Số thứ tự công việc;
+ Thời gian thực hiện công việc; + Nôi dung công việc;
41
+Người thực hiện; + Lời dẫn;
+ Âm thanh, ánh sáng.
Căn cứ vào kịch bản cuộc họp, cán bộ tham gia điều hành cuộc họp theo thứ tự các công việc đã được sắp xếp theo thứ tự trong bản chương trình nghị sự cơng khai.
- Sắp xếp các dịch vụ khác:
Các dịch vụ khác liên quan đến việc chuẩn bị các bữa tiệc, nhà ăn có đủ sức chứa hay không?, thời gian phục vụ cho một bữa tiệc, thực đơn của bữa tiệc,...
Sắp xếp bàn ghế theo hình trịn hay hình vng, khu vực phục vụ được chia thành các khu vực cho từng lãnh đạo, đại biểu, khách mời,...
- Sắp xếp các tài liệu
Thông báo cho các thành viên tham dự cuộc họp về các thơng tin có liên quan đến cuộc họp. Có thể gửi kèm chương trình nghị sự cho các khách mời và bản đồ chỉ dẫn tới địa điểm diễn ra cuộc họp với những đại biểu ở xa.
Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự chương trình, có thể sự dụng ghim, bìa hồ sơ, túi clean bag để đựng tài liệu gửi đến từng đại biểu. Một tập tài liệu được gửi đến đại biểu bao gồm: chương trình nghị sự, các bài báo cáo, tham luận, giấy bút, sơ đồ chỗ ngồi (nếu có), ...
Từ cơng tác chuẩn bị cho một cuộc họp đúng quy trình, khoa học sẽ giúp cho việc tiến hành cuộc hội họp mang lại kết quả cao, góp phần cho việc hồn thành nhiệm vụ được giao của phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.