CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.1.2. Công tác chuẩn bị nội dung hội nghị
Công tác chuẩn bị cho cuộc họp được tiến hành sau khi phân công các công
31
việc cho các đơn vị hay các cá nhân có liên quan. Tùy thuộc vào nội dung, tính chất của cuộc họp mà việc chuẩn bị cho các báo cáo hay các tài liệu có liên quan đến tổ chức cuộc họp cũng sẽ được phân cơng cho các cá nhân có liên quan thực hiện. Chẳng hạn như các cuộc họp có nội dung về các chế độ chính sách cho trẻ em khuyết tật sẽ giao cho bà Mai Phúc Phượng chuẩn bị tài liệu, hay các cuộc họp liên quan đến giải quyết các chính sách cho liệt sĩ, người có cơng với cách mạng sẽ giao cho bà Nguyễn Thị Thanh Nhàn. Ngoài ra, các cuộc họp liên quan đến báo cáo, thống kê, tổng hợp tình hình hoạt động và phát triển của Phòng sẽ được giao cho bà Vy Thị Hồng Hạnh thực hiện.
Việc chuẩn bị nội dung cuộc họp sẽ được giao trực tiếp cho các cá nhân hay đơn vị chủ trì hoặc giao cho các đơn vị có liên quan để phối hợp và chuẩn bị, trình lãnh đạo phê duyệt. Tại cuộc họp tổng kết công tác năm 2018 và triển khai các phương hướng nhiệm vụ cơng tác năm 2019 thì việc chuẩn bị nội dung báo cáo được giao cho tất cả các cá nhân đang cơng tác tại Phịng và sau đó gửi đến cho phịng Tổng hợp trình lãnh đạo phê duyệt.
Việc in ấn tài liệu, các bài báo cáo phục vụ cho cuộc họp phải căn cứ vào danh sách khách mời và thành phần tham dự để tiến hành in ấn sao cho phù hợp, tránh trường hợp lãng phí hoặc thiếu tài liệu cho người tham dự cuộc họp. Việc in ấn tài liệu cần phải hoàn thành trước khi hội nghị được diễn ra.
Bên cạnh chuẩn bị các tài liệu, báo cáo cho ngưởi tham dự cuộc họp thì cần chuẩn bị văn phịng phẩm và các thiết bị cần thiết như: bút, giấy, cặp đựng tài liệu, túi, máy tính, máy chiếu, bảng, ... Do đó, tùy thuộc vào quy mơ của cuộc họp mà chuẩn bị văn phòng phẩm và các thiết bị phục vụ sao cho cần thiết. Tại các cuộc họp sơ kết, tổng kết thì cần chuẩn bị tài liệu để đựng tài liệu và chương trình nghị sự, cịn đối với các cuộc họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ thì cần chuẩn bị giấy, bút gửi các thành viên tham dự.