CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
3.3. Tăng cường các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp
Hiện nay, do điều kiện vật chất chưa đáp ứng được, phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đang sử dụng Hội trường của UBND quận là chủ yếu, ngồi ra cịn tiến hành thuê hoặc mượn một số địa điểm bên ngồi khác nhằm đáp ứng được u cầu, tính chất của cuộc họp đó. Theo kế hoạch xây dựng UBND quận Cầu Giấy năm 2023, diện ích các phịng sẽ được nâng lên, cơ sở vật chất được đồng bộ, đảm bảo phục vụ tốt hất cho cơng tác hội họp khơng chỉ của phịng LĐ - TBXH tổ chức mà còn làm tốt công tác tổ chức của các đơn vị trực thuộc UBND quận Cầu Giấy.
Bên cạnh đó cịn một số hạn chế chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy là tình trạng máy chiếu, máy tính, hệ thống đèn, hệ thống điện tại Hội trường đang chưa đáp ứng được. Máy chiếu do bị ẩm, công tác bảo quản khơng được tốt nên thường xun có hiện tượng giật, mất màn hình. Hệ thống đèn dù đã được tu sửa vào năm 2017 nhưng đến này đã bị cháy một số bóng, các ổ điên nằm trong chỗ khuất, gây khó khăn cho việc kết nối và mất thời gian cho việc tìm ổ điện. Do vậy, tác giả đề xuất phịng LĐ - TBXH có văn bản đề xuất với Văn phòng và phòng Quản trị thiết bị của UBND quận
61
xin ý kiển chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận với những nội dung:
- Đầu tư, mua mới hoặc tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên các phương
tiện, kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức hội nghị như: micro không dây, micro để bàn, máy chiếu, hạn chế sự hỏng hóc của các thiết bị và tiến hành xử lý kịp thời để phục vụ cho các hội nghị tiếp theo.
- Lập kế hoạch cụ thể cho việc bảo trì các thiết bị và kế hoạch mua mới các thiết bị phục vụ công tác tổ chức hội nghị tại quận. Kinh phí bỏ ra cho việc bảo trì, sửa chữa các thiết bị phục vụ hội nghị tại quận còn hạn hẹp nên việc mua mới các trang thiết bị phục vụ hội nghị cũng bị hạn chế theo, chính vì vậy mà Lãnh đạo Văn phịng cần có kế hoạch mua mới các trang thiết bị phục vụ hội nghị một cách chi tiết. Trong hai năm tới sẽ mua những phương tiện, trang thiết bị nào ? Tổng số tiền phải chỉ là bao nhiêu? Số tiền bỏ ra để bảo dưỡng các trang thiết bị là bao nhiêu năm? Ví dụ trong năm tới sẽ đầu tư mua mới 02 máy chiếu, đường truyền mạng phục vụ hội nghị trực tuyến. Còn các trang thiết bị khác tiến hành bảo trì hàng năm.