CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.1.1. Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Thực tế đã chứng minh rằng, một cuộc họp, cuộc hội nghị hay một sự kiện diễn ra trung bình trong khoảng từ 1,5 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch có thể phải lấy đi của chúng ta từ 15 đến 30 giờ lập kế hoạch, có những cuộc họp hay sự kiện quy mô lớn mang tầm quốc tế, nó có thể diễn ra trong từ vài tuần đến hàng tháng. Như vậy, nếu chỉ máy móc rằng có cuộc họp nào thì phải mất thời gian cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và cơng sức; do đó, cơng tác tổ chức các cuộc họp của phòng đã được tiến hành xây dựng thành một nguyên tắc và đã được quy định sẵn. Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mơ và mục đích mà Trưởng phòng đặt ra khi tổ chức các cuộc họp mà việc lập kế hoạch tổ chức cuộc họp có thể được tiến hành hay khơng.
24
Các cuộc họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần và địa điểm, thời gian tổ chức cuộc họp đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được quy định trong quy chế làm việc của phịng thì việc lập kế hoạch tổ chức là khơng bắt buộc và khơng cần thiết. Đây có thể là các cuộc họp phổ biến công tác tuần, công tác tháng hay các cuộc họp giao ban tuần, giao ban tháng và tổng kết tháng, quý, năm.
Họp giao ban tuần được của phòng được tiến hành vào sáng thứ hai hàng tuần, giap ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong tháng; các cuộc họp hay hội nghị tổng kết công tác tháng, quý, năm của phòng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần đầu tiền trong tháng tiếp theo và tổng kết công tác năm được tổ chức vào sáng thứ hai của tuần đầu tiên tháng một năm sau, trừ khi có các quyết định khác của Trưởng phịng hoặc Phó Trưởng phịng có đủ thẩm quyền và nhiệm vụ. Thành phần họp giao ban tuần, tháng của phòng do Trưởng phòng quyết định.
Các cá nhân của phòng trong thành phần giao ban tuần, tháng hay các đơn vị hoặc cá nhân khác được mời tham dự có trách nhiệm tham gia đầy đủ các cuộc họp, khi có trường hợp vắng mặt cần thông báo và báo cáo lại cho chuyên viên phụ trách cơng tác văn phịng của phòng.
Như vậy, những quy định trong quy chế họp của phịng đã quy định đầy đủ về những cuộc họp có tính chất thường xuyên nên việc lập kế hoạch để tổ chức các cuộc họp này được xem như là khơng mang tính bắt buộc và khơng thực sự cần thiết. Các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp như thời gian, địa điểm, thành phần của các cuộc họp này đã được quy định. Chun viên thực hiện cơng tác văn phịng của phịng có trách nhiệm tổ chức triển khai các quy định này đến các chuyên viên trong phịng, các đơn vị hay cá nhân có liên quan để thực hiện đúng các quy định này. Chẳng hạn, trong cuộc họp giao ban tuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì trong ngày làm việc cuối cùng của tuần trước (ngày thứ sáu), chuyên viên phụ trách sẽ xin
ý kiến chỉ đạo về việc tổ chức cuộc họp giao ban sáng thứ hai tuần sau và thông báo cho các chuyên viên khác nắm được tình hình. Thơng thường, địa điểm tổ chức của cuộc họp giao ban tuần sẽ được tổ chức tại phòng của Trưởng phòng, do điều kiện cơ sở vật chất cịn hạn chế chưa có phịng họp riêng cho từng phòng ban và khi chuyển địa điểm lên hội trường của quận quá rộng so với thành viên tham dự. Trước khi cuộc
25
họp diễn ra, chuyên viên phụ trách cần chuẩn bị bàn ghế, nước uống, sắp xếp lại vị trí chỗ ngồi, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho cuộc họp. Với những công việc và cũng như các bước chuẩn bị đơn giản, các cuộc họp có quy mơ nhỏ và mang tính chất thường xun như họp giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tíến hành được ngay khi đó.
Cịn đối với những cuộc họp có tính chất và quy mơ lớn hơn, mang nặng tính nghi thức nhà nước thì cơng tác lập kế hoạch lại mang tính bắt buộc và rất cần thiết. Tuy nhiên, tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, số lượng các cuộc họp mang tính nghi thức này thường diễn ra khơng nhiều. Các cuộc họp đó bao gồm Trưởng phịng chủ trì, các cuộc họp mang tính chất chiến lược hay các hội nghị giao ban vùng, giao ban khối, tổ chức làm việc với các phường trong quận. Việc lập kế hoạch tổ chức hội họp đó có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của phòng. Chẳng hạn như “Tập huấn về xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ” hay “Tổng kết về việc giải quyết chính sách đối với người có cơng với cách mạng năm 2017 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2018”.
Tuy nhiên, có thể thấy rằng, việc lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp hay các cuộc hội nghị mang tính nghi thức là một vấn đề gặp nhiều khó khăn và vướng mắc bởi nó phải trải qua nhiều bước vô cùng phức tạp. Thông thường, chuyên viên của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy phải thực hiện những công đoạn sau:
Sơ đồ: Các bước lập kế hoạch tổ chức cuộc họp của PLĐ - TBXH quận Cầu Giấy
Bước 1: Xác định mục đích chủ trương Bước 2: Xây dựng tờ trình, lập kế hoạch cho cuộc họp Bước 3: Trình Trưởng phịng hoặc Phó Trưởng phịng xem xét và phê duyệt
Bước 5: Phân cơng nhiệm vụ cụ thể
Bước 4: G ửi tờ trình, kế hoạch được duyệt cho các cá
nhân, đơn vị có liên quan
26
Bước 1: Xác định mục đích, chủ trương
Lãnh đạo phịng căn cứ và kế hoạch cơng tác năm của phịng, sự chỉ đạo của UBND Quận Cầu Giấy, của Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội để đề ra chủ trương, mục đích, mục tiêu của cuộc họp. Chẳng hạn, việc tổ chức cuộc họp triển khai thực hiện Quyết định số 54/QĐ - LĐTBXH ngày 17/01/2018 của Bộ Lao động - Thương binh Xã hội về Chương trình cơng tác lĩnh vực lao động, người có cơng với cách mạng năm 2018. Có thể thấy, đây là một chương trình sẽ được triển khai thực hiện trong năm 2018 trong lĩnh vực Lao động - tiền lương. Do đó, đây là một chương trình mới, có ý nghĩa to lớn và đặc biệt quan trọng trong việc hoàn thành thắng lợi các nhiệm vụ được giao của năm 2018.
Tuy nhiên, bên cạnh việc tự tổ chức thực hiện thì các cuộc họp này cũng có thể do đề xuất của thủ trưởng các đơn vị có liên quan. Ví dụ như căn cứ vào tình hình hoạt động của Văn phịng UBND quận và giải quyết các vấn đề liên quan đến phịng LĐ - TBXH thì có thể xây dựng một cuộc họp để giải quyết vấn đề thực hiện tốt cơng việc được giao.
Bước 2: Xây dựng tờ trình, lập kế hoạch tổ chức cuộc họp
Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, các cán bộ chuyên môn được phân cơng tổ chức các cuộc họp thì cần làm tờ trình để trình Trưởng phịng hoặc Phó trưởng phịng. Trong tờ trình đó phải đề cập đến các khía canh sau: nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức cuộc họp đó. Đồng thời, phân cơng nhiệm vụ cho từng cá nhân hoặc đơn vị có liên quan để chuẩn bị nội dung và phối hợp tổ chức cuộc họp. Người thực hiện nhiệm vụ xây dựng và lập kế hoạch tổ chức cuộc họp bên cạnh việc nắm vững chuyên môn để đảm bảo thông tin và nội dung của cuộc họp thì cần chú ý những yếu tố:
Về thể thức của văn bản: Các văn bản đáp ứng yêu cầu về thể thưc và kĩ thuật trình bày văn bản. Trước đây, các văn bản cần đáp ứng các quy định của Thông tư số 01/2011/TT - BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011. Tuy nhiên, hiện nay, tại các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và Phịng LĐ - TBXH nói riêng đang áp dụng và thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư.
27
Về tính cấp thiết và khả thi: Đó là các vấn đề được nhắc đến trong nội dung của kế hoạch có mang tính cấp thiết và thực tế hay khơng? Có phù hợp với tình hình thực tiễn hay khơng?
Về thời gian chuẩn bị tổ chức thực hiện: Cán bộ chuyên môn hay các chuyên viên ở phòng cần xác định một cách tương đối chính xác về khoảng thời gian thực hiện các cơng việc: thời gian nào là hợp lý? thời gian đề chuẩn bị là bao lâu?... Từ đó giúp cho các cơng việc được thực hiện một cách hợp lý và thành cơng.
Về các thơng tin có bản được đề cập trong kế hoạch:
Ngồi phần mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức cuộc họp thì thơng thường các thơng tin sẽ được đề cập đến, bao gồm:
- Tên cuộc họp:
Tên cuộc họp được coi như là linh hồn của cuộc họp bởi nó gắn liền với mục tiêu và nội dung của cuộc họp đó. Đồng thời, nó giúp cho người tham dự có một cái nhìn tổng quan và phần nào hiểu được mục đích của cuộc họp là gì. Chẳng hạn như “Hội nghị triển khai cơng tác Bình đẳng giới và Vì sự tiến bộ của phụ nữ năm 2018”. Thông qua tên gọi này, người tham dự có thể phỏng đốn được nội dung chung của cuộc họp, từ đó cũng giúp cho người chủ trì hay ban tổ chức thực hiện cơng tác chuẩn bị đạt hiệu quả tốt nhất, gắn liền với mục đích hướng đến.
- Thời gian tổ chức cuộc họp:
Qua thực tế khảo sát cho thấy, ở phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy cịn bố trí và sắp xếp thời gian các cuộc họp chưa thực sự khoa học. Bởi việc xác định thời gian họp vô cùng quan trọng, nhằm đánh giá nó đã hợp lý hay chưa? Có phù hơp với hồn cảnh thực tế hay khơng? Có tác động như thế nào đối với các cá nhân và đơn vị có liên quan... Ví dụ như cuộc họp tổng kết năm 2019 của phòng diễn ra vào tuần đầu tiên của tháng một năm sau là hợp lý, khi năm cũ vừa kết thúc thì sẽ tiến hành tổng kết cơng tác năm cũ và triển khai phương hướng, nhiệm vụ và thực hiện mục tiêu của năm 2020.
- Địa điểm tổ chức cuộc họp:
Do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế, nên một số cuộc họp diễn ra trong quy mơ của phịng thường được tổ chức tại phịng làm việc của Trưởng phòng. Ở đây
28
trang bị đầy đủ các phương tiên vật chất và kĩ thuật cho các chuyên viên. Tuy nhiên, đối với một số hội nghị hay các cuộc họp có quy mơ lớn thì địa điểm được chọn là Hội trường UBND quận Cầu Giấy. Đây là nơi có sức chứa từ 300 - 400 người. Bên cạnh đó, các cuộc họp có quy mơ nhỏ hơn sẽ được ban tổ chức tiến hành liên hệ với UBND các phường để mượn hội trường, nhà văn hóa của phường đó để tổ chức. Do vậy, việc lựa chọn địa điểm cuộc họp vơ cùng quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến việc xây dựng danh sách các đại biểu và nhữung người tham dự. Số cuộc họp hay cuộc hội nghị của phịng có số lượng tham dự từ 700 người trở lên hầu như khơng có nên việc tổ chức tại ngồi cơ quan hầu như không diễn ra [Phụ lục 5].
- Thành phần tham dự cuộc họp:
Người lập kế hoạch căn cứ vào các ý kiển chi đạo của Trưởng phòng và lãnh đạo cơ quan để tiến hành xác định đầy đủ số lượng, thành phần tham gia cuộc họp. Ở các cuộc họp như “Tổng kết công tác tập huấn về Luật trẻ em năm 2016 và hướng dẫn thực hiện các văn bản có liên quan”. Người lập danh sách khách mời cần căn cứ vào nội dung để tiến hành xác định đến những đơn vị, phịng ban có liên quan. Đối với cuộc họp trên thì xác định thành phần tham dự gồm: Ban lãnh đạo Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy, phòng Giáo dục và Đào tạo quận Cầu Giấy, lãnh đạo và chuyên viên phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy.
- Nội dung chính của cuộc họp:
Nội dung của cuộc họp sẽ bao gồm nội dung chính và nội dung phụ. Chính vì vậy cần xác định được nội dung chính của cuộc họp là gì? Nội dung phụ là gì? Các hoạt động diễn ra trong cuộc họp? Nội dung được tiển hành theo một trình tự như thế nào? Tuy nhiên, đây là bản tờ trình và kế hoạch nên chỉ cần nêu khái quát nội dung chính của cuộc họp và khơng kể liệt kê chi tiết các hoạt động nhằm tiết kiêm công sức, thời gian, thể hiện được sự chun nghiệp và chun mơn cao. Cịn nội dung chi tiết sẽ được thể hiện và quy định trong chương trình nghị sự của cuộc họp. Do đó, phần nội dung của cuộc họp khơng cần đi chi tiết từng vấn đề.
Kinh phí tổ chức các cuộc hội họp: nguồn kinh phí này được lấy từ nguồn ngân sách của UBND quận Cầu Giấy hoặc lấy từ nguồn ngân sách của đơn vị. Dự toán tổng số các nguồn chi cho tổ chức hội nghị, hội họp thành một số tiền phù hợp để
29
trình và xin ý kiến lãnh đạo của Trưởng phòng và của ban lãnh đạo UBND quận. - Phân cơng tổ chức thực hiện
Đó là việc xác định: Ai là ngưởi chịu trách nhiệm toàn bộ cuộc họp? Nhiệm vụ của từng cá nhân trước, trong và sau khi cuộc họp được tổ chức là gì? Việc tổ chức phối hợp thực hiện với các đơn vị có liên quan được diễn ra như thế nào?
Như vậy, khi các các bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ tổ chức lập kế hoạch tổ chức cuộc họp thì cần xác định được nội dung các vấn đề trên khi tiến hành lập tờ trình kế hoặc hồn chỉnh, đúng thể thức và mang tờ trình kế hoạch tổ chức cuộc họp đó trình lên Trưởng phịng kí phê duyệt và trình lên lãnh đạo UBND quận cho ý kiến chỉ đạo và trình ký.
Bước 3: Trình Trưởng phịng hoặc Phó Trưởng phịng xem xét và phê duyệt Qua thực tế khảo sát, tại quy chế làm việc của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, việc quyết định các cuộc họp được phân công như sau:
-Trưởng phòng quyết định các cuộc họp sau: + Các cuộc họp tham mưu, tư vấn;
+ Các cuộc họp, hội nghị chuyên đề, tập huấn;
+ Họp giao ban hàng tuần, hàng tháng, tổng kết công tác quý, cơng tác năm của Phịng;
+ Các cuộc họp khác để giải quyết cơng việc. - Phó Trưởng phịng quyết định các cuộc họp sau:
+ Cuộc họp, hội nghị làm việc với các đơn vị, các phường trên địa bàn quận;
+ Các cuộc họp, hội nghị chuyên đề, tập huấn;
+ Các cuộc họp đề giải quyết cơng việc thuộc lĩnh vực do Phó Trưởng phịng
chủ trì.
Cán bộ lập kế hoạch căn cứ vào quy chế làm việc của phịng để trình ký đúng thẩm quyền được phân cơng phụ trách và sau đó trình lên lãnh đạo UBND quận để xin ý kiến chỉ đạo. Trong cơng tác về bình đẳng giới thuộc lĩnh vực phụ trách của Phó Trưởng phòng, do vậy việc tổ chức các cuộc họp liên quan đến bình đẳng giới Phó Trưởng phịng quyết định.
Bước 4: Gửi tờ trình được duyệt cho các cá nhân, đơn vị có liên quan
Sau khi tờ trình được lãnh đạo UBND quận phê duyệt, các bộ phụ trách sẽ mang tờ trình tổ chức cuộc họp hoặc cuộc hội nghị xuống phòng Tổng hợp của