CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.1.3. Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ chức ghi chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách khác, nó đề cập đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội
32
nghị. Khi được hỏi yêu cầu để xây dựng một chương trình nghị sự thì cán bộ phụ trách cần đảm bảo những câu hỏi sau:
Tra trước, sự kiện nào diễn ra sau, các sự kiện nào diễn ra song song. Việc sắp xếp hợp lý tất cả các sự kiện trong cuộc họp sẽ giúp cho cuộc họp tăng tính thu hút, giúp cho người tham dự không lơ là, chú ý đến cuộc họp nhiều hơn và tăng tính lịch sự cho cuộc họp.
- Có khả năng hỗ trợ điều hành kiểm sốt diễn biến tồn bộ cuộc họp. Trong chương trình nghị sự có sự phân cơng rõ ràng các vấn đề, chỉ rõ thời gian cũng như ngưởi thực hiện các vấn đề đó, chính vì vậy tạo cho người chủ trì cuộc họp có thể kiểm sốt được tồn bộ quy trình tổ chức cơng việc được diễn ra theo đúng lịch trình đã được định sẵn từ trước. Đồng thời, chương trình nghị sự địi hỏi về nội dung và tính logic khoa học nhằm thể hiện khái quát các vấn đề của cuộc họp.
Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, việc xây dựng chương trình nghị sự được giao cho các cán bộ chuyên môn, tức là người làm lĩnh vực nào sẽ tiến hành lập chương trình nghị sự cho cuộc họp đó. Chương trình nghị sự được phân thành 2 mẫu khác nhau, một mẫu cho Ban tổ chức cuộc họp hoặc những người tham gia điều hành cuộc họp để nắm bắt được các nội dung cụ thể. Bản chương trình nghị sự này cần có những chú ý, xây dựng và phỏng đốn các tình huống phát sinh để từ đó đưa ra cách giải quyết những khó khăn phát sinh đó.
Bên cạnh chương trình nghị sự cho người chủ trì và những người điều hành cuộc họp thì cần có chương trình nghị sự cơng khai để thông báo cho những người đến tham dự cuộc họp nắm được lịch trình cụ thể của cuộc họp hay của hội nghị đó.
Các nội dung cần được thể hiện tại bản chương trình nghị sự, bao gồm: - Thứ tự các vấn đề trình bày;
- Thời gian thực hiện;
- Nội dung các vấn đề (khái quát);
Tuy nhiên, đối với bản chương trình nghị sự dành cho ban tổ chức thì cần thêm thơng tin sau:
- Người thực hiện;
- Người giới thiệu cuộc họp;
33
- Người phát biểu/ Các cá nhân, đơn vị thực hiện; - Các phương tiện hỗ trợ cho cuộc họp;
- Các vấn đề rủi ro có thể xảy ra; - Các phương án hỗ trợ dự phòng;
Cuộc họp về Tuyên truyền phòng chống tại nạn đuối nước năm 2020 do phòng LĐ - TBXH thuộc phụ trách của chuyên viên Nguyễn Thị Cẩm. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy bản chương trình nghị sự của cuộc họp tương đối đầy đủ, được trình bày một các khoa học, rõ ràng và thể hiện khái quát các vấn đề trong cuộc họp, từ đó, thơng qua chương trình nghị sự này sẽ giúp cho khơng chỉ ban tổ chức mà người tham dự theo dõi cuộc họp đầy đủ và nắm bắt được mục tiêu, yêu cầu của cuộc họp.