CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.5. Quy trình tổ chức một hội nghị, hội họp
1.5.3.2. Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể có những đặc điểm chung, hình thành trong qúa trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Như vậy, hồ sơ cuộc họp, cuộc hội nghị là tồn bộ những văn bản, tài liệu có liên quan đến cuộc họp đó,bao gồm: Tờ trình; kế hoạch; quyết định; giấy mời tham dự cuộc họp; danh sách các đại biểu và khách mời tham gia; lời khai mạc; chương trình nghị sự; các báo cáo tham luận, nghị quyết của cuộc họp; bản dự trù kinh phí; biên bản cuộc họp; lời bế mạc; các văn bản liên quan khác (nếu có). Người lập hồ sơ có trách nhiệm thực hiện việc mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tài liệu và hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ. Đồng thời, sau khi hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
kiểm tra đầy đủ các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng lặp, săp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ; xem xét lại thời điểm bảo quản hồ sơ và hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ trong trường hợp cần thiết để hoàn thành thủ tục nộp lưu.
1.5.3.3. Thanh tốn các chi phí
Trên cơ sở bản dự trù kinh phí trong giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, cuộc hội nghị và các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí cuộc họp, bộ phận được giao nhiệm vụ cần lập danh sách chi phí cần thanh tốn đến gửi đến bộ phận tài chính - kế tốn của cơ quan và trình thủ trưởng đơn vị hoặc lãnh đạo phê duyệt. Trong một số trường hợp cần thiết cần soạn thảo bản tường trình các chi phí.
1.5.3.4. Rút kinh nghiệm tổ chức
Hội nghị, cuộc họp nào dù diễn ra nghiêm trang, đúng nguyên tắc, tổ chức theo điều lệ và nội quy của cơ quan tổ chức nhưng sẽ tồn tại những điểm hạn chế nhất định. Do đó, bộ phận chuyên trách được giao nhiệm vụ cần tổng kết, đánh giá các mặt đã làm được và những điểm còn tồn tại để rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức tiếp theo. Thơng thường, một số điểm hạn chế cịn tồn tại trong việc tổ chức hội họp chủ yếu là về các trang thiết bị gặp sự cố, nội dung đơi khi cịn chưa bám sát.... Từ
đó, giúp cho ban lãnh đạo và các cá nhân thực hiện nhận thức và hoàn thành tốt hơn trong những lần tổ chức tiếp theo.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1:
Tại chương 1, tơi đã trình bày khái qt về cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội nghị, hội họp trong các cơ quan hiện nay. Đây là những thông tin cần thiết để tơi tiến hành phân tích thực trạng về cơng tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội tại chương 2.
20
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY
2.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy và phòng LĐ - TBXHquận Cầu Giấy quận Cầu Giấy
2.1.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy
2.1.1.1. Vị trí địa lý
Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 của Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997; phía Đơng giáp quận Đống Đa và quận Ba Đình, phía Tây giáp hai quận NamTừ Liêm và Bắc Từ Liêm, phía Nam giáp quận Thanh Xuân và phía Bắc giáp quận Tây Hồ. Khi mới thành lập Quận Cầu Giấy có 7 đơn vị hành chính bao gồm tồn bộ diện tích đất tự nhiên và dân số của 4 thị trấn: Cầu Giấy, Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịch và 3 xã: Dịch Vọng, Yên Hòa, Trung Hòa thuộc huyện Từ Liêm; diện tích đất tự nhiên của Quận là 1.210,07ha, với 82.900 người.
Ngày 05/01/2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 02/2005/NĐ-CP về việc điều chỉnh địa giới hành chính, phường Dịch Vọng Hậu được thành lập trên cơ sở điều chỉnh địa giới hành chính và dân số của hai phường Quan Hoa và Dịch Vọng, từ ngày 01/4/2005, phường Dịch Vọng Hậu chính thức đi vào hoạt động. Từ đó đến nay quận có 8 phường: Phường Dịch Vọng, phường Mai Dịch, phường Nghĩa Đô, phường Nghĩa Tân, phường Quan Hoa, phường Trung Hòa, phường Yên Hịa, phường Dịch Vọng Hậu.
Tính đến tháng 01/2018 dân số của Quận là 269.637 người.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của PLĐ - TBXHquận Cầu Giấy quận Cầu Giấy
a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được
phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội được giao; theo dẽi thi hành pháp luật.
- Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với các cơ sở bảo trợ
xã hội, nhà xã hội, cơ sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở cai nghiện tự nguyện, cơ sở quản lý sau cai nghiện, cơ sở hỗ trợ nạn nhân, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn quận theo phân cấp, ủy quyền.
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý các cơng trình ghi cơng liệt sĩ.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội đối với cỏn bộ Lao động TB&XH phường.
- Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào tồn dân chăm sóc, giúp đỡ người có cơng với cách mạng và các đối tượng chính sách xã hội.
- Theo dõi, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện cỏc quy định của pháp luật về lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phịng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân quận.
- Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có cơng và xã hội trên địa bàn.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân quận và Sở LĐ - TBXH - Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân phường.
- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân quận.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân quận giao hoặc theo quy định của pháp luật [Phụ lục 1].
b. Cơ cấu tổ chức
Theo Điều của Quy chế tổ chức và hoạt động của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy có quy định về cơ cấu tổ chức của của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, tác giả khái quát như sau:
Trưởng phòng: Người đứng đầu của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, là người lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của của phòng LĐ - TBXH và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy và lãnh đạo Sở LĐ -TBXH thành phố Hà Nội về họat động của phịng.
Các Phó Trưởng phịng (02 người) giúp Trưởng phịng trong việc lãnh đạo cơng tác của phịng LĐ - TBXH quận, được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ được phân cơng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng về các công việc được giao.
Ngồi ra, phịng bao gồm các chuyên viên phụ trách từng nhiệm vụ, cơng việc trong quyền hạn [Phụ lục 2].
Như vậy, phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã thực hiện đầy đủ chức năng chính, các nhiệm vụ được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ những chức năng chính đó. Về cơ cấu tổ chức của phòng cũng được tổ chức theo chức năng chuyên môn, tức là gồm các chuyên viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau nhằm đảm bảo cho chức năng của phòng LĐ - TBXH được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác và tốt nhất.
2.2. Các loại hội nghị, hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ chức chức
Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dù là doanh nghiệp tư nhân hay các cơ quan nhà nước thì việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc hội họp có vai trị vơ cùng quan trọng. Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy là cơ quan thực hiện các chính sách, giải quyết các chế độ đối với các đối tượng người cao tuổi, người có cơng với cách mạng, người khuyết tật, trẻ em mồ côi, giải quyết chế độ việc làm,... trong phạm vị quận Cầu Giấy nên việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên được diễn ra
23
dưới nhiều hình thức và quy mơ khác nhau, thành phầm tham dự đa dạng. Chính vì lý do đó, phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy cần triển khai và thực hiện tốt các khâu tổ chức về các cuộc họp sao cho khoa học và hợp lý để mang lại hiệu quả tốt đa khi tiến hành.
Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, việc tổ chức các cuộc họp hay hội nghị đều do từng chuyên viên thực hiện. Nghĩa là từng chuyên viên sẽ trực tiếp tham gia xây dựng chương trình và phối hợp với chuyên viên phụ trách cơng tác văn phịng của phịng để tổ chức cơng tác hậu cần. Do đó, người phụ trách cơng tác văn phịng mới có thể nắm bắt kịp thời, tổng hợp số liệu để thống kê và báo cáo với trưởng phòng và lãnh đạo UBND quận đầy đủ số lượng các cuộc họp, các cuộc hội nghị của phờng theo từng năm.
Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, theo thống kê từ tài liệu của chuyên viên phụ trách cơng tác văn phịng của phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy thì từ năm 2017 đến năm 2020, số lượng các cuộc họp mà phịng đã tham gia vào cơng tác chuẩn bị tổ chức được thống kê tại báo cáo hằng năm của phịng, tác giả nhận thấy có sự thay đổi rõ rệt và đáng kể về số lượng các loại hội họp được thể hiện qua các năm. Số lượng cuộc họp tương đối nhiều nhưng đều duy trì ở mức ổn định (trên 350 cuộc họp/năm) [Phụ lục 3].
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòngLĐ -TBXH quận Cầu Giấy LĐ -TBXH quận Cầu Giấy
2.3.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội họp
2.3.1.1. Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Thực tế đã chứng minh rằng, một cuộc họp, cuộc hội nghị hay một sự kiện diễn ra trung bình trong khoảng từ 1,5 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch có thể phải lấy đi của chúng ta từ 15 đến 30 giờ lập kế hoạch, có những cuộc họp hay sự kiện quy mô lớn mang tầm quốc tế, nó có thể diễn ra trong từ vài tuần đến hàng tháng. Như vậy, nếu chỉ máy móc rằng có cuộc họp nào thì phải mất thời gian cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và cơng sức; do đó, cơng tác tổ chức các cuộc họp của phòng đã được tiến hành xây dựng thành một nguyên tắc và đã được quy định sẵn. Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mơ và mục đích mà Trưởng phòng đặt ra khi tổ chức các cuộc họp mà việc lập kế hoạch tổ chức cuộc họp có thể được tiến hành hay khơng.
24
Các cuộc họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần và địa điểm, thời gian tổ chức cuộc họp đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được quy định trong quy chế làm việc của phịng thì việc lập kế hoạch tổ chức là khơng bắt buộc và khơng cần thiết. Đây có thể là các cuộc họp phổ biến công tác tuần, công tác tháng hay các cuộc họp giao ban tuần, giao ban tháng và tổng kết tháng, quý, năm.
Họp giao ban tuần được của phòng được tiến hành vào sáng thứ hai hàng tuần, giap ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong tháng; các cuộc họp hay hội nghị tổng kết công tác tháng, quý, năm của phòng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần đầu tiền trong tháng tiếp theo và tổng kết công tác năm được tổ chức vào sáng thứ hai của tuần đầu tiên tháng một năm sau, trừ khi có các quyết định khác của Trưởng phịng hoặc Phó Trưởng phịng có đủ thẩm quyền và nhiệm vụ. Thành phần họp giao ban tuần, tháng của phòng do Trưởng phòng quyết định.
Các cá nhân của phòng trong thành phần giao ban tuần, tháng hay các đơn vị hoặc cá nhân khác được mời tham dự có trách nhiệm tham gia đầy đủ các cuộc họp, khi có trường hợp vắng mặt cần thông báo và báo cáo lại cho chuyên viên phụ trách cơng tác văn phịng của phòng.
Như vậy, những quy định trong quy chế họp của phịng đã quy định đầy đủ về những cuộc họp có tính chất thường xuyên nên việc lập kế hoạch để tổ chức các cuộc họp này được xem như là khơng mang tính bắt buộc và khơng thực sự cần thiết. Các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp như thời gian, địa điểm, thành phần của các cuộc họp này đã được quy định. Chun viên thực hiện cơng tác văn phịng của phịng có trách nhiệm tổ chức triển khai các quy định này đến các chuyên viên trong phịng, các đơn vị hay cá nhân có liên quan để thực hiện đúng các quy định này. Chẳng hạn, trong cuộc họp giao ban tuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì trong ngày làm việc cuối cùng của tuần trước (ngày thứ sáu), chuyên viên phụ trách sẽ xin
ý kiến chỉ đạo về việc tổ chức cuộc họp giao ban sáng thứ hai tuần sau và thông báo cho các chuyên viên khác nắm được tình hình. Thơng thường, địa điểm tổ chức của cuộc họp giao ban tuần sẽ được tổ chức tại phòng của Trưởng phòng, do điều kiện cơ sở vật chất cịn hạn chế chưa có phịng họp riêng cho từng phòng ban và khi chuyển địa điểm lên hội trường của quận quá rộng so với thành viên tham dự. Trước khi cuộc
25
họp diễn ra, chuyên viên phụ trách cần chuẩn bị bàn ghế, nước uống, sắp xếp lại vị trí chỗ ngồi, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho cuộc họp. Với những công việc và cũng như các bước chuẩn bị đơn giản, các cuộc họp có quy mơ nhỏ và mang tính chất thường xun như họp giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tíến hành được ngay khi đó.
Cịn đối với những cuộc họp có tính chất và quy mơ lớn hơn, mang nặng tính nghi thức nhà nước thì cơng tác lập kế hoạch lại mang tính bắt buộc và rất cần thiết. Tuy nhiên, tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, số lượng các cuộc họp mang tính