CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.1.4. Lập danh sách khách mời tham dự, viết và gửi giấy mời
mời a, Lập danh sách khách mời tham dự
Tại bản kế hoạch tổ chức cuộc họp cơ bản đã xác định được các đại biểu, khách mời tham dự. Do đó, việc lập danh sách được giao cho các bộ chuyên mơn thực hiện và trình Trưởng phịng hoặc Phó Trưởng phịng ký phê duyệt.
Khi tiến hành lập danh sách đại biểu, khách mời đến tham dự cuộc họp, cần tiến hành chia đại biểu theo từng nhóm cơ cấu và từng nhóm đó lại sắp xếp sao cho phù hợp. Điều này tạo điều kiện cho việc gửi giấy mời cũng như việc đón tiếp các đại biểu, khách mời tham dự trở nên chuyên nghiệp hơn. Ví dụ, danh sách đại biểu tham dự Hội nghị gắn kết giáo dục nghề nghiệp với thị trường lao động năm 2020 do phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ chức thì cán bộ chun mơn trong lĩnh vực giải quyết lao động và việc làm tiến hành lập danh sách đại biểu khách mời sẽ tiến hành phân nhóm đại biểu theo các đặc trưng như: đại biểu là lãnh đạo cơ quan (bao gồm lãnh đạo Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy, đại diện các đơn vị trong cơ quan); đại biểu ngồi cơ quan (đó là đại diện của các cơ sở giáo dục nghề nghiệp, đại diện các doanh nghiệp trên địa bàn quận).
Khi lập danh sách đại biểu, cán bộ phụ trách cần ghi rõ các thông tin: Họ và tên, chức vụ, địa chỉ công tác và số điện thoại hay phương thức liên hệ. Việc chi tiết các thông tin này sẽ giúp tránh được các nhầm lẫn, sai sót hoặc những rủi ro khác có thể xảy ra trong q trình thực hiện cơng việc.
34
b, Soạn thảo và gửi giấy mời
Từ việc lập danh sách khách mời, người chủ trì cuộc họp cần phân cơng cán bộ phụ trách gửi giấy mời đến các đại biểu, các đơn vị có liên quan. Căn cứ vào tính chất, quy mơ của từng cuộc họp khác nhau để lựa chọn phương thức mời cho phù hợp. Giấy mời được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau, có thể dưới dạng thư mời hoặc cơng văn mời. Chẳng hạn, tại cuộc họp tập huấn triển khai cơng tác bình đẳng giới năm 2019, giấy mời được in trong khổ A4, dưới hình thức cơng văn mời đảm bảo sự trang trọng, lịch sự, đúng văn phong hành chính.
Tuy nhiên, giấy mời được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng một mẫu giấy mời cần đáp ứng những yếu tố sau:
- Hình thức giấy mời đảm bảo tính khoa học, logic và mang tính thẩm mỹ
- Thể thức của văn bản:
Giấy mời được xem như là bộ mặt của cuộc họp. Một giấy mời đẹp sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của khách mời dành cho cuộc họp đó. Tại phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy thường soạn thảo các công văn mời trên khổ giấy A4 hoặc đơi khi sử dụng khổ A5 bìa cứng, có hỗ trợ in màu để làm tăng tính trang trọng của cuộc họp.
Các nội dung thể hiện trên giấy mời:
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân mời: Thông thường, đối với các cuộc họp hay cuộc hội nghị quan trọng thì lấy tên phịng làm chủ thể mời là Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy kính mời.
- Tên cuộc họp, hội nghị: đã được xác định trong kế hoạch tổ chức, do đó cán
bộ soạn thảo lấy tên theo như trong kế hoạch. Ví dụ như Hội nghị triển khai cơng tác bình đẳng giới năm 2019.
- Họ và tên, chức vụ người được mời (căn cứ vào danh sách khách mời). Thời gian tổ chức: thời gian đã được xác định tại kế hoạch, tờ trình tổ chức cuộc họp. Chẳng hạn 9h ngày 15 tháng 06 năm 2018.
Địa điểm tổ chức: đã được xác định tại kế hoạch, tờ trình tổ chức cuộc họp - Các yêu cầu hoặc đề xuất khách mời, đai biểu khi tham dự cuộc họp: các yêu cầu về việc mang tài liệu, các bài báo cáo, ...
- Hình thức chỉ dẫn và người liên hệ: khi có thắc mắc về cuộc họp cần liên hệ
35
với cán bộ hay chuyên viên nào đề giải quyết vấn đề. - Thẩm quyền kí giấy mời:
+ Trình ký giấy mời: Giấy mời sau khi được soạn thảo và lựa chọn hình thức sẽ được trình lên Trưởng phịng và Phó Trưởng phịng ký phê duyệt
+ Gửi giấy mời: giấy mời của cuộc họp được gửi đi ít nhất trước 03 ngày làm việc so với ngày diễn ra cuộc họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và các vấn đề có liên quan tới nội dung cuộc họp trừ một số trường hợp các cuộc họp mang tính khẩn thì cần có sự chỉ đạo của Trưởng phịng hoặc lãnh đạo các đơn vị khác.
+ Tùy thuộc vào thành phần cũng như địa chỉ của các đại biểu, khách mời mà công tác gửi giấy mời được tiến hành vào những khoảng thời gian khác nhau.