CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.1.6. Cơng tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp
cạnh các công việc như trên, việc đảm bảo cơng tác trang trí, khánh tiết cho cuộc họp là vơ cùng quan trọng. Nhắc đến công tác khánh tiết là nhắc đến các vấn đề bao gồm: công tác nghi lễ; chuẩn bị và trang trí sân khấu; băng rơn, maket. Việc trang trí phải đảm bảo tính phù hợp với mục đích, tính chất và yêu cầu của cuộc họp, đặc biệt là vấn đề liên quan đến trang trí sân khấu bởi đây là khu vực mà tất cả mọi người đến tham dự đều theo dõi và hướng mắt đến. Đối với các cuộc họp do phịng LĐ - TBXH chủ trì thì việc thiết kế và bày trí sân khấu, in ấn maket, băng rôn sẽ do phịng trực tiếp thực hiện và có sự phê duyệt của Trưởng phịng. Nó được thiết kế cần đảm bảo được rằng bục đứng phát biểu; khu vực trung tâm treo maket có các thơng tin về cuộc họp; khu vực tượng Bác, treo cờ; khu vực để trang thiết bị phục vụ cuộc họp.
Khơng chỉ có vậy, việc đảm bảo tính thẩm mỹ tại chỗ ngồi hay các vị trí trên sân khấu là yếu tố mang đến sự thành công và tạo điểm nhấn cho người tham dự. Tưởng chừng là nhỏ nhưng các việc như chọn khăn trải bàn, hoa trang trí hội trường và hoa để khu vực đại biểu, bày trí nước giải khát hoặc đồ ăn nhẹ nếu được thực hiện tốt sẽ mang đến cho người tham dự khơng bị nhàm chán và tăng tính trang trọng, lịch sự của cuộc họp.
Tại cuộc họp giao ban Đội cơng tác xã hội tình nguyện q I/2020 và triển khai thực hiện nhiệm vụ của quý II/2020, maket của cuộc họp được in hình vng, kích thước 2mx2m được treo ở chính giữa sân khấu. Cịn tượng Bác và bục phát biểu
38
được trang trí bằng những lãng hoa lan, ngồi ra sân khấu cịn có một số thiết bị chiếu sáng phục vụ cho quá trình diễn ra cuộc họp. Ngồi ra, khăn trải bàn với tông màu xanh nước biển nhẹ được trải ngăn nắp và để nước uống phục vụ cuộc họp. Từ đó, tạo cảm giác trang trọng, lịch sự và tôn trọng người tham dự cuộc họp.
Bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách về mảng kỹ thuật của cuộc họp phải có trách nhiệm kiểm tra các vấn đề liên quan đến âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền của các phương tiện phục vụ. Tại hội trường của UBND quận Cầu Giấy được bố trí sẵn, cịn đối với các địa điểm ngồi cơ quan thì đa số đó đều phải bố trí và chuẩn bị một cách tỉ mỉ, chi tiết [Phụ lục 7].
- Kiểm tra các trang thiết bị phục vụ như âm thanh, ánh sáng, cờ hoa, ... Trong quá trình thực hiện việc lắp đặt, cán bộ được phân cơng cần kiểm tra tình trạng các cơng cụ lắp đặt để có phương án xử lý khi có tình huống phát sinh. Bên cạnh đó cịn các món quà tặng, hoa, bằng khen, các khay bưng đồ vật cho việc tổ chức cuộc họp.
2.3.1.7. Công tác truyền thông của cuộc họp
Căn cứ vào từng nội dung, tính chất và mức độ ảnh hưởng của các cuộc họp mà thực hiện các hình thức truyền thơng khác nhau. Một số hình thực chủ yếu như thơng qua sách báo tạp chí, thơng qua truyền hình, các trang web, mạng xã hội, ba lơ, áp phích,... Tuy nhiên, tại phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy chủ yếu thực hiện công tác truyền thông các cuộc họp hay các cuộc hội nghị thông qua các trang báo.
Phòng LĐ - TBXH phối hợp với Văn phòng để làm đầu mối cung cấp thông tin, nội dung thông tin để đăng tải các nội dung đó lên các trang web của UBND quận hay các trang web của phòng LĐ - TBXH. Bên cạnh đó, tăng cường và chủ động trong công tác phối hợp với các cơ quan thơng tin báo chí đưa tin về thời điểm trước, trong và sau cuộc họp hay cuộc hội nghị. Phòng LĐ - TBXH chủ yếu phối hợp với Đài phát thanh và truyền hình Hà Nội, tờ báo Viẹtnamnet, tờ báo Người lao động, tờ báo Công luận.