CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.2.1. Đón tiếp đại biểu
Tùy theo quy mơ, tính chất và vị trí của từng đại biểu tham dự cuộc họp mà có những hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu.
Thơng thường, đối với các cuộc họp có quy mơ nhỏ, số lượng dưới 50 người thì việc đón tiếp đại biểu được diễn ra với từng đại biểu. Đại diên ban cổ chức hoặc người chủ trì cuộc họp sẽ trực tiếp đón các khách mời và đại biểu đó.
Tuy nhiên, đối với các cuộc họp có quy mơ lớn thì khơng thể áp dụng hình thức đón tiếp từng đại biểu mà bên cạnh đó cơng tác này cần được chuẩn bị một cách chu đáo và kĩ lưỡng hơn. Ban tổ chức chủ động thực hiện cơng tác lễ tân chào đón các đại biểu. Tại hội trường UBND quận Cầu Giấy khi diễn ra các cuộc họp của phòng LĐ - TBXH tổ chức, ban tổ chức sẽ chia thành các khu vực khác nhau từ cổng vào, khu vực tầng 1, lối cầu thang lên hội trường tại Tầng 2 và bên trong hội trường. Sau đó, tiến hành thực hiện cơng tác đăng ký đại biểu, tổng hợp danh sách đại biểu, tài liệu và hướng dẫn đại biểu vào hội trường theo vị trí chỗ ngồi. Một đội thực hiện công việc mời nước uống các đại biểu tham dự. Lãnh đạo phòng L Đ - TBHX quận Cầu Giấy cũng tham gia và trong q trình đón tiếp đại biểu nhưng khơng thực hiện chi tiết cụ thể các công việc mà là bắt tay, chào hỏi nhằm thể hiện sự quan tâm, tôn trọng của bản thân dành cho khách mời đó.
Bên cạnh đó, tại một số cuộc họp quan trong do phòng tổ chức hoặc phối hợp
43
tổ chức mà có các đai biểu là lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội hoặc Chính phủ cần thắt chặt công tác an ninh, đảm bảo an tồn trong suốt q trình diễn ra cuộc họp đó.
Ổn định trật tự cuộc họp: Sau khi đón tiếp đại biểu và căn cứ vào chương trình nghị sự của cuộc họp mà cán bộ được giao nhiệm vụ có trách nhiệm nhắc nhở mọi người đã đến giờ làm việc và đề nghị các đại biểu giữ gìn trật tự.