CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.5. Quy trình tổ chức một hội nghị, hội họp
1.5.1.2. Trách nhiệm của thư kí và ban tổ chức
Ban tổ chức của cuộc hội họp là người chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc tổ chức cuộc hội nghị, hội họp đó. Do vậy, họ là những người cần hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị, hội họp từ đó đưa ra quyết định thành phần tham dự cuộc hội nghị đó.
a, Lựa chọn ngày tháng tổ chức cuộc họp, hội nghị:
Ấn định thời gian cụ thể của cuộc họp: ngày, giờ, độ dài thời gian của cuộc hội nghị, hội họp đó. Thơng thường, các cuộc hội nghị, hội họp lớn và trang trọng theo nghi thức được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo cuộc họp được tổ chức tại các phòng họp, các địa điểm lớn theo đúng lịch. Ngồi ra, các cuộc họp có quy mơ nhỏ hơn thường được lên kế hoạch trước trong khoảng thời gian từ 1
14
đến 3 tháng. Việc ấn định thời gian và lên kế hoạch này giúp cho cuộc họp được chuẩn bị một cách chỉn chu và tiến hành đạt hiệu quả cao.
Sau khi ấn định và lựa chọn ngày, thư kí phải ra sốt lại tồn bộ lịch cơng tác để xem có trùng với các cuộc họp khác hay trùng vào ngày nghỉ không. Nếu xuất hiện việc trùng lặp cần báo cáo lại ban tổ chức để tiến hành tìm ngày tổ chức sao cho phù hợp. Và thư kí có trách nhiệm ghi thời điểm tổ chức hội nghị, cuộc họp và lịch công tác của cơ quan, đơn vị.
Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của cuộc hội nghị, hội họp: từ mục đích của cuộc họp, người thư kí và ban tổ chức lên kế hoạch xây dựng chương trình cụ thể cho các nội dung liên quan. Nó giúp cho cuộc hội nghị, hội họp được diễn ra đúng vấn đề cần giải quyết, hiệu quả hơn, người tham dự cuộc họp nhìn nhận được nội dung một các chi tiết các vấn đề.
Phân công người, bố phận chịu trách nhiệm trực tiếp cho từng phần cơng việc như: trang trí phịng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất trong phòng họp, trang thiết bị phục vụ như máy ghi âm, máy điện thoại, máy chiếu... Các bộ phận có trách nhiệm với cơng việc được giao và phối hợp với nhau để đảm bảo cuộc họp được diễn ra thành công.
Chuẩn bị hồ sơ cuộc hội nghị, hội họp: Thông thường, tại các cơ quan, tổ chức, hồ sơ cuộc họp cần được chuẩn bị như các văn bản tờ trình, kế hoạch, cơng văn, giấy mời, danh sách và các tài liệu lên quan, cần thiết đến cuộc họp.
Bên cạnh đó, việc chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo trong từng cuộc họp là một kĩ năng rất quan trọng và thể hiện khả năng làm việc của người thư kí và ban tổ chức. Các tài liệu này thông thường là những bản báo cáo, đề án, thuyết trình...
Soạn thảo một bản lịch trình kế hoạch: Lịch trình kế hoạch là một cơng cụ quản lý cơ bản, bao gồm một danh sách các thời điểm các nhiệm vụ, sự kiện hoặc hành động theo thứ tự thời gian dự kiến sẽ xảy ra. Đây cũng là công cụ giúp cho việc hoạch định và phối hợp trong cuộc họp được nâng cao. Nó là một bản danh sách kiểm tra những điều phải làm.
b, Xây dựng và soạn thảo chương trình nghị sự:
Chương trình nghị sự là bản danh sách các đề nghị theo thứ tự. Thư kí hoặc
15
người được giao nhiệm vụ phải thảo luận với lãnh đạo, trình lãnh đạo phê duyệt chương trình nghị sự đó và đồng ý với bản thảo đó trước khi in.
c, Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp
Công tác lập danh sách các đại biểu và khách mời đến tham dự hội họp là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả và chất lượng của cuộc hội họp đó. Đại biểu, khách mời là các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan đến nội dung, mục đích và các vấn đề cần thảo luận, giải quyết trong cuộc họp đó, là đối tượng mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến.
Đại biểu, khách mời của các cuộc hội nghị, hội họp hiện nay có thể phân loại như sau:
- Theo kế hoạch tổ chức cuộc hội nghị, hội họp: + Đại biểu, khách mời chính thức
+ Đại biểu, khách mời dự bị
- Theo vị trí, chức vụ, vai trị hiện tại của đại biểu, khách mời:
+ Đại biểu, khách mời là những nhân vật quan trọng: Cơ quan cấp trung ương, lãnh đạo các tổ chức quốc tế, lãnh đạo các cơ quan nhà nước, các nhân vật có tầm ảnh hưởng trong xã hội,...
+ Khách mời tại các cơ quan truyền thông cộng tác, đưa tin về cuộc hội nghị, hội họp đó
+ Khách mời là đơn vị, cá nhân có liên quan đến mục đích của cuộc họp
+ Khách mời là các đối tác, các đơn vị tài trợ.
Các cơng việc chuẩn bị có liên quan đến đại biểu, khách mời bao gồm: - Lập danh sách đại biểu, khách mời
- Chuẩn bị và gửi giấy mời, thư mởi cho đại biểu, khách mời
- Kiểm tra, xác nhận các thơng tin có liên quan đến đại biểu, khách mời
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để phục vụ đại biểu, khách mời Quy trình lập danh sách đại biểu, khách mời bao gồm:
Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu đại biểu, khách mời với lãnh đạo hoặc trưởng đơn vị
Bước 2: Lập danh sách đại biểu, khách mời trên cơ sở phân loại đại biểu, khách
mời đó. Trong danh sách khách mời khi lập ra thường cần các thông tin cơ bản như: Họ và tên, chức danh/đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại, những điểm cần chú ý.
Bước 3: Kiểm tra danh sách đã lập để tránh trường hợp trùng lặp, bỏ sót thơng tin đặc biệt là các đại biểu, khách mời cần thiết.
Bước 4: Trình lãnh đạo, trưởng đơn vị hoặc cơ quan ký danh sách đại biểu, khách mời đã được lập cho cuộc hội nghị, cuộc họp đó.
Ngồi ra, việc thơng báo cho tất cả các thành viên tham gia hội nghị, cuộc họp tất cả các thông tin cần thiết. Trong các trường hợp quan trọng phải gửi kèm theo dự kiến chương trình nghị sự và các tài liệu khách để đại biểu, khách mời tham khảo trước. Từ đó, mang lại hiệu quả cao nhất cho cuộc họp, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các cơ quan, tổ chức.
d, Soạn thảo các văn bản liên quan đến cuộc hội họp:
Các văn bản này có thể là các văn bản phân công nhiệm vụ trực tiếp của của lãnh đạo phân công cho các cá nhân, đơn vị nhằm phối hợp thực hiện các nội dung của cuộc họp đó.
e, Chuẩn bị kinh phí cho cuộc hội họp
Mọi cơng việc diễn ra đều phải có kinh phí mới có thể được hoàn thành, các khâu chuẩn bị trước cuộc họp, hội nghị cần được bộ phận chuyên trách họp bàn và lập bản dự trù kinh phí hoạt động. Bản dự trù kinh phí sẽ được trình lên lãnh đạo xem xét và quyết định ký duyệt. Đồng thời, ban tài chính kế tốn sẽ là bộ phận xem xét lại một lần và cấp kinh phí hoạt động cho đơn vị để hồn thành chương trình. Kinh phí tổ chức hội nghị, cuộc họp là rất lớn vì nó bao gồm nhiều cơng việc, hoạt động khác nhau. Do đó, cần phân bổ chi phí một cách hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm.